Aproveite e ouça nosso conteúdo sobre análise e solução de problemas!
Em um ambiente empresarial cada vez mais dinâmico e competitivo, a capacidade de realizar a análise e solução de problemas de forma eficiente é crucial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer organização. No entanto, a forma como esses problemas são abordados pode variar significativamente, levando a resultados inconsistentes e, muitas vezes, insatisfatórios.
Foi dentro desse contexto que a metodologia de análise e solução de problemas (MASP) foi desenvolvida no Japão e introduzida no Brasil em meados dos anos 80. Trata-se de um procedimento que tem por objetivo promover a permanente melhoria na qualidade dos processos internos e dos produtos e serviços oferecidos por uma empresa.
Devido à sua grande eficácia, o MASP acabou ganhando o mundo e, nos dias atuais, é utilizado diariamente por milhões de gestores. Quer saber mais sobre o assunto? Continue lendo!
O MASP, Método de Análise e Solução de Problemas, é uma abordagem estruturada para identificar, analisar e resolver problemas em organizações. Originário do Japão e frequentemente associado a práticas de qualidade como o Total Quality Management (TQM), o MASP é amplamente utilizado em várias indústrias para melhorar processos, aumentar a eficiência e reduzir desperdícios.
Esse método de análise e solução de problemas é composto por uma série de passos sequenciais que guiam os profissionais desde a identificação do problema até a implementação e avaliação de soluções eficazes.
Essas etapas ordenadas são:
Leia também: Solução de Problemas: quais as principais ferramentas?
A seguir, confira de maneira detalhada cada etapa da análise e solução de problemas.
A primeira etapa do método de análise e solução de problemas começa com a identificação. Identificar um problema pode não ser tão fácil quanto parece. O erro no diagnóstico é mais comum do que se imagina — e geralmente tem graves consequências para a organização.
Nunca vamos conseguir encontrar respostas corretas se não soubermos fazer as perguntas corretas, não é mesmo? A identificação dos problemas pode ser vista como a fundação de um prédio: se não for absolutamente impecável, o edifício desmorona antes de inaugurar.
O sábio chinês Sun Tzu já alertava, no ano 500 a.C., sobre a necessidade de se conhecer bem o inimigo. Portanto, se a intenção é declarar guerra a determinado problema, é necessário se tornar o maior especialista nele.
Isso significa que a análise e solução de problemas exige uma avaliação do histórico do problema, mensuração das perdas diretamente ligadas a ele e também os ganhos que não se materializam em função dele.
Além disso, é necessário fazer uma análise de Pareto: organizar as ocorrências, das maiores para as menores. Por fim, mas não menos importante, deve-se identificar todos os responsáveis envolvidos.
A segunda etapa do procedimento da análise e solução de problemas consiste em coletar o máximo de informações possível para desvendar todas as características do problema. É também nessa fase que se faz um cronograma, o orçamento e a meta que se quer alcançar.
Além disso, esta etapa pode envolver a observação de processos, a coleta de dados quantitativos e a realização de entrevistas com as partes interessadas.
É durante a fase de análise que as causas do problema são apontadas, as chamadas causa raiz. Podemos dividir essas causas em principais e secundárias, se a complexidade do caso assim o exigir.
É importante pontuar que, toda vez que apontamos uma causa para o problema, ela é apenas uma hipótese. Depois de eleger as causas suspeitas, passa-se a analisar e certificar cada uma delas.
Esse tipo de postura é importante porque, na gestão de empresas, as aparências podem enganar.
Veja um exemplo: uma empresa está vendendo produtos em uma quantidade bem abaixo do esperado. Diante deste fato, o gerente resolve investir no treinamento dos funcionários e, no mês seguinte, a empresa aumenta suas vendas em 20%.
Podemos assumir, automaticamente a partir desse indicador, que a causa investimento em treinamento gerou como consequência esse crescimento nas vendas? É claro que não! Estamos procurando por relações de causa e consequência e não apenas correlação entre dados.
Na análise e solução de problemas, depois de identificar as causas raízes, são desenvolvidas estratégias para resolver o problema. Esta etapa envolve a criação de um plano de ação detalhado, incluindo quem fará o quê e até quando.
O plano de ação deve ter todas aquelas características que já são conhecidas. Deve-se especificar prazos, delegar responsabilidades e detalhar todo o percurso, passo a passo: de onde se está partindo, aonde se quer chegar e como realizar esse caminho.
Essa também é uma oportunidade de revisar e promover as necessárias modificações finais no cronograma e no orçamento do projeto.
Nesta fase, o plano de ação é implementado. É importante garantir que as ações sejam realizadas conforme planejado e que haja recursos suficientes disponíveis.
Dependendo do grau de complexidade da ação, é possível que não haja mão de obra qualificada na escala desejada.
Isso, porém, não é um obstáculo para quem está disposto a resolver um problema e dar um salto de qualidade na confecção dos produtos ou na prestação dos serviços: basta desenvolver um programa de treinamento antes de entrar efetivamente na fase de executar a ação.
Após a implementação das ações, verifica-se se o problema foi efetivamente resolvido. Isso é feito comparando os resultados obtidos com os objetivos definidos na primeira etapa.
A verificação da eficácia é, em partes, um controle de qualidade da fase de execução e, em partes, um controle das externalidades das ações que foram colocadas em prática.
Durante essa etapa, os resultados obtidos são comparados com os resultados planejados. A partir disso, pode-se definir se o problema persiste ou se foi, de fato, eliminado.
Além disso, existe a possibilidade de que as ações implementadas para resolver um problema tenham gerado outros problemas. Isso também tem que ser contabilizado durante a verificação da eficácia.
Se a solução foi bem-sucedida, as mudanças são padronizadas para evitar a recorrência do problema. Isso pode envolver a atualização de procedimentos, treinamento de pessoal e a implementação de novas práticas.
Além disso, a padronização é uma fase importante para garantir que o problema nunca mais irá se repetir.
Nesse ponto, deve-se enfatizar a comunicação com todos os funcionários e equipes envolvidas com os processos submetidos à metodologia de análise e solução de problemas. Em alguns casos, essa etapa pode envolver até mesmo o consumidor, como num recall de produtos, por exemplo.
Além da comunicação e da transparência, também pode ser necessário criar um treinamento especial ou adicionar um módulo ao programa regular dos funcionários da empresa. O objetivo é padronizar os procedimentos, evitando cometer os mesmos erros novamente.
Leia também: SDCA: o que, quais as boas práticas de padronização e como aplicar na empresa?
A análise e solução de problemas é fundamental para as empresas por várias razões, desempenhando um papel crucial no sucesso e na sustentabilidade de longo prazo de uma organização. Aqui estão alguns dos motivos pelos quais essa competência é tão importante:
O primeiro passo para implementar uma cultura de análise e solução de problemas é contar com um sistema de planejamento estratégico com o objetivo de coletar, armazenar e analisar os resultados dos processos atuais e futuros da companhia.
O acompanhamento integrado da performance corporativa e seus respectivos indicadores é um dos grandes motivos de utilizar um sistema de gestão empresarial. Além do mais, ele permite realizar análises em um só local, agilizando a tomada de decisão e tornando-a mais precisa.
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