Passo a passo: aplique o Método GTD em 5 etapas

No cenário atual, o tempo parece sempre escasso para conseguirmos realizar todas as demandas. Por isso, a busca por métodos eficazes de gestão de tempo e produtividade se tornou essencial.

É nesse cenário que o método GTD ganha relevância. O Getting Things Done é uma metodologia para a organização de tarefas, sendo uma abordagem prática e eficaz para ajudar profissionais a gerirem melhor seu tempo, aumentarem sua produtividade e alcançarem um melhor desempenho.

Assim, seu objetivo é claro: ajudar pessoas e empresas a organizarem tarefas, projetos e informações de maneira prática e eficiente. O principal objetivo do método GTD é permitir que você esvazie sua mente das preocupações do dia a dia, para que possa se concentrar nas tarefas que realmente importam.

Ao definir diretrizes claras e organizar as tarefas com base em prioridades, o método GPD não só otimiza a rotina diária, como também contribui para uma cultura organizacional mais alinhada e produtiva.

O método GTD se baseia na listagem das atividades e na divisão delas em sete categorias específicas. Em seguida, você organiza essas ações de acordo com os contextos de realização. A aplicação da estratégia é fácil e tranquila, exigindo poucos esforços e oferecendo diversas vantagens.

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Neste artigo, você vai entender o que é o método GTD, como aplicá-lo no dia a dia, as vantagens de utilizá-lo e como ele pode transformar sua produtividade. Continue a leitura e conheça o passo a passo para aplicar o método GTD no seu dia a dia.

O que é GTD?

O método GTD foi desenvolvido por David Allen e publicado no livro “A Arte de Fazer Acontecer”. É uma metodologia para a organização de tarefas que objetiva aumentar a produtividade.

Dessa forma, o Getting Things Done representa um modelo de “fazer as coisas acontecerem” e ajuda na gestão de tempo ao propor a ordenação das demandas em listas, processando essas atividades a partir de procedimentos fáceis, mas altamente efetivos.

Um conceito fundamental que orienta todo o GTD é o de mind like water, uma analogia vinda das artes marciais que significa ter controle sobre as experiências da vida, mesmo quando os acontecimentos saem do esperado. Ou seja, você tem o equilíbrio e a capacidade de restaurá-lo quando ele é perdido.

Quais os benefícios do método GTD?

Agora que você já sabe o que é GTD, é importante saber também quais são suas vantagens. Ao registrar as tarefas pensando em todas as demandas da semana simultaneamente, é possível não se sobrecarregar, permitindo reduzir o estresse e a ansiedade.

Além disso, ele favorece a produtividade e a organização, além de estimular a criatividade, pois a mente fica mais liberada para se dedicar a novas ideias. O método também traz mais liberdade para a definição da agenda, pois é a pessoa que escolhe a ordem com que vai cumprir seus afazeres.

O método GTD também favorece a melhoria da gestão da rotina e fortalece a capacidade de adaptação, pois ele é altamente flexível. Praticar a montagem das listas é um convite à reflexão sobre o que é realmente importante.

Um dos grandes diferenciais conquistados ao aplicar a metodologia é a clareza que ela proporciona na tomada de decisão. Ao organizar suas tarefas de forma lógica e estratégica, você consegue visualizar suas prioridades e agir de forma mais assertiva.

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Passo a passo para aplicar o método GTD

Aplicar o método GTD de forma eficaz pode transformar completamente a sua rotina, aumentando sua produtividade e reduzindo o estresse. Há cinco passos básicos definidos por David Allen, criador da metodologia, para serem seguidos. Veja mais detalhes sobre eles a seguir!

1. Coletar (capturar tudo que está na sua mente)

Essa etapa é dedicada à essência do método GTD, que está na ideia de que nossa mente não foi feita para armazenar informações, mas sim para processá-las.

Por isso, essa é a hora que deve ser dedicada para fazer registros de todas as atividades que devem ser cumpridas. As anotações são feitas sem nenhum critério. Todas as preocupações devem ser passadas para um local mais confiável, como uma agenda, um papel ou página no computador.

Isso porque contar só com a sua mente, que já está ocupada com muitas preocupações, pode acabar te fazendo esquecer detalhes importantes. Já utilizando um local seguro para anotar suas tarefas e demandas, você não terá que sofrer mais com esse problema.

O momento de coletar abre espaço para que haja alívio da ansiedade e do estresse, pois ele permite esvaziar a mente do excesso de tarefas, passando tudo para uma superfície segura. A etapa é fundamental para que ocorra a organização e para os próximos passos.

2. Processar

Agora o momento de categorizar as atividades. Você dedica o seu foco a analisar cada demanda, avaliar a viabilidade, se exige ou não ação e os procedimentos que pedem mais esforços. Para isso, são sete as principais listas que você produz no método GTD:

• Caixa de entrada: é a listagem inicial, que contém todos os afazeres anotados sem uma ordenação e um critério específicos;
• Projetos: a atividade necessita da realização de mais de uma ação para ser cumprida;
• Próximas ações: demandas que não têm uma data específica para serem cumpridas ou dias de entrega demarcados;
• Calendário: tarefas que precisam de datas e que obedecem a prazos definidos;
• Algum dia: são ideias que não estão confirmadas ou então propostas para o futuro;
• Espera: atividades em que é preciso aguardar outras pessoas cumprirem, havendo a necessidade de ter um retorno sobre elas;
• Referência: lista com informações que serão usadas no cumprimento dos afazeres e nos projetos. Podem ser links, locais, imagens, fontes bibliográficas, entre outros.

3. Organizar

Nesse momento, basta organizar as tarefas de acordo com algum critério. O autor do método recomenda a separação em contextos, que são as situações em que a tarefa será cumprida.

4. Revisar

A revisão das listas deve ser feita periodicamente, avaliando o que já foi feito, o que está sendo realizado e atualizando as prioridades, que podem mudar com o decorrer da semana.

Revisitar esses registros deve ser uma ação feita com recorrência. A partir do dia a dia de trabalho e da realização das atividades, é possível encontrar na sua rotina o tempo hábil para realização de cada tarefa. Assim, você deve prever a frequência também de revisar a lista produzida.

Dica extra: escolha um dia e horário fixos para fazer essa revisão. Rotina também é essencial para aumentar a produtividade. Essa revisão semanal é essencial para garantir que você está no controle das suas atividades e não será pego de surpresa com prazos ou compromissos esquecidos.

5. Executar

É a hora de colocar a mão na massa e executar as atividades previstas. É fundamental fazer marcações na listagem ao longo do desempenho das ações, indicando o que já foi concluído: como falamos anteriormente, revisar é fundamental.

Como o método GTD pode ser aplicado na rotina?

Você já descobriu como funciona o método GTD, mas como usá-lo de forma prática em seu dia a dia?

O GTD é adaptável tanto para contextos da vida pessoal quanto da vida profissional. Em uma empresa, é possível organizar as atividades a serem cumpridas na semana por meio do método.

Seguindo o passo a passo, você estará aplicando o método GTD de forma prática e eficiente, organizando suas demandas e maximizando sua produtividade. Essa metodologia é flexível e pode ser adaptada ao seu estilo de trabalho e à sua realidade de vida.

Para isso, é importante montar todas as listagens, começando pela caixa de entrada. As tarefas que demandam o desempenho de outros profissionais podem ser colocadas na categoria “em espera”, e as referências podem ser organizadas para facilitar a realização do trabalho.

É fundamental ter atenção também com a separação das demandas em contextos. Em uma corporação, há a possibilidade de dividir as ações de acordo com os setores ou momentos de cumprimento das tarefas, como “reunião”, “treinamento”, “conferência de estoque”, entre outros.

O Getting Things Done traz uma série de benefícios, pois permite que haja melhor gestão do tempo, mais flexibilidade, produtividade, criatividade e organização. Ele pode ser aplicado em diferentes contextos, sendo uma excelente ferramenta para empresas.

Próximos passos

Implementar o método GTD é um passo essencial para quem busca organizar suas tarefas, aumentar a produtividade e reduzir o estresse do dia a dia.

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