Como criar indicadores de desempenho e alinhar esses KPIs à estratégia da empresa?

Você já se viu diante daquela sensação de que precisa medir o desempenho da sua área ou empresa, mas não sabe por onde começar? A verdade é que muitos líderes e demais profissionais enfrentam esse desafio e se questionam: “Mas afinal, como criar indicadores?”

A verdade é que os indicadores certos podem transformar completamente a forma como uma organização é gerenciada. Ao mesmo tempo em que trazem clareza, eles também ajudam a identificar oportunidades de melhoria e garantem que todos estejam alinhados em direção aos mesmos objetivos.

No entanto, criar bons indicadores não se resume a escolher algumas métricas aleatórias e colocá-las em um relatório. O segredo está em definir o que realmente precisa ser medido, entender a diferença entre os tipos de indicadores e construir um sistema de acompanhamento que faça sentido para a realidade do seu time e da sua empresa.

Quer saber como criar indicadores e como acompanhá-los? Continue a leitura que vou te explicar tudo sobre!

Como criar indicadores de desempenho para a empresa?

Entender como criar indicadores é um dos primeiros passos para transformar a gestão de uma empresa. Afinal, o que não é medido não pode ser melhorado. Mas, para muitos líderes, a dificuldade não está em entender a importância dos indicadores, e sim em saber por onde começar. Como escolher as métricas certas? Como garantir que os dados sejam úteis na tomada de decisão?

Se você está se fazendo essas perguntas, fique tranquilo: criar indicadores eficazes não precisa ser um processo complexo. Para te ajudar, preparei um passo a passo claro e prático para que você possa estruturar indicadores de desempenho alinhados às necessidades do seu negócio.

1- Defina os objetivos estratégicos da empresa

Antes de sair escolhendo números e métricas, é fundamental entender o que a empresa deseja alcançar. Os indicadores precisam estar conectados aos objetivos estratégicos, que são aqueles definidas pela alta gestão.

Caso contrário, você pode acabar acompanhando dados irrelevantes que não geram impacto real.

Perguntas para se fazer nesta etapa:

• Quais são as prioridades da empresa para os próximos meses ou anos?
• Quais resultados precisamos alcançar para crescer ou melhorar a operação?
• O que é considerado um “sucesso” para cada área da empresa?

Por exemplo, se o foco da empresa é aumentar a retenção de clientes, seria interessante entender como criar indicadores da área de sucesso do cliente, como a taxa de churn (percentual de clientes que cancelam o serviço). Já se a prioridade for crescimento em vendas, um indicador relevante pode ser a taxa de conversão de leads em clientes.

2- Defina os tipos certos de indicadores

Não existe um único tipo de como criar indicadores. Dependendo do que você deseja medir, é importante diferenciar entre:

• Indicadores Estratégicos (KPIs – Key Performance Indicators): métricas que mostram o progresso da empresa em relação às metas de longo prazo. Exemplo: crescimento da receita anual.
• Indicadores Operacionais: usados para monitorar processos do dia a dia. Exemplo: tempo médio de atendimento ao cliente.
• Indicadores Antecipativos (Leading Indicators): ajudam a prever resultados futuros. Exemplo: número de oportunidades de venda abertas no mês.
• Indicadores de Resultado (Lagging Indicators): refletem algo que já aconteceu. Exemplo: faturamento mensal.

Ao entender a diferença entre esses tipos, fica mais fácil escolher os melhores indicadores para cada situação.

3- Defina metas claras e fórmulas de cálculo

Um erro comum na hora de criar indicadores é escolher métricas vagas, que são confusas e não têm uma fórmula clara. Não é raro notar uma meta confusa, como por exemplo “aumentar vendas”.

Quando ela é definida dessa forma, todo o indicador é confuso, afinal não foi estipulado o quanto é pra aumentar e qual o prazo, por exemplo.

Se quiser ajuda em como criar indicadores, use o método SMART para orientar toda a sua definição de metas. Isso significará que todo indicador deverá ser de fácil entendimento, possível de calcular, realistas dentro da realidade da empresa, alinhados aos objetivos da empresa e com um prazo estabelecido.

Além disso, para evitar frustrações, cada indicador deve responder a três perguntas:

• O que ele mede? (Exemplo: satisfação dos clientes)
• Qual a fórmula para calcular? (Exemplo: NPS = % promotores – % detratores)
• Qual a fonte dos dados? (Exemplo: pesquisa de satisfação enviada após a compra)

Ter todas essas definições evita confusões e garante que todos os envolvidos interpretem os números da mesma forma.

4- Estabeleça metas e benchmarks

De nada adianta entender como criar indicadores e medir eles sem ter um ponto de referência para avaliar se ele está bom ou ruim. Para isso, é essencial definir metas realistas, levando em consideração:

• O histórico da empresa: quais eram os números anteriores?
• O mercado: como outras empresas do setor estão performando?
• O crescimento esperado: qual o resultado ideal a ser atingido?

Por exemplo, se a taxa de conversão de leads da empresa está em 2% e o mercado trabalha com uma média de 5%, a meta pode ser melhorar esse número gradualmente até atingir o benchmark.

5- Escolha ferramentas para monitoramento

Entender como criar indicadores de desempenho é apenas o primeiro passo. Para que eles realmente tragam valor, é essencial acompanhar os dados de forma contínua e garantir que as informações estejam acessíveis para todos os envolvidos na gestão.

Nesse sentido, contar com um software especializado faz toda a diferença. E uma das melhores soluções para empresas que desejam profissionalizar o acompanhamento de seus indicadores é o STRATWs One.

O STRATWs One é uma plataforma de gestão de performance corporativa, que ajuda empresas a como criar indicadores e monitorá-los de forma estratégica, garantindo mais organização e clareza na tomada de decisão. Com ele, você pode:

• Centralizar todos os indicadores da empresa em um único ambiente, evitando informações dispersas em planilhas e documentos.
• Criar dashboards interativos, que facilitam a visualização do desempenho de cada área.
• Acompanhar métricas em tempo real, sem precisar esperar relatórios manuais.
• Integrar indicadores com os objetivos estratégicos, garantindo que todas as áreas estejam alinhadas às metas do negócio.
• Automatizar a análise de dados, eliminando trabalhos repetitivos e reduzindo o risco de erros manuais.

6- Monitore e ajuste os indicadores periodicamente

O processo de como criar indicadores de desempenho não é estático. O mercado muda, os objetivos da empresa evoluem e, muitas vezes, métricas que faziam sentido no início do ano deixam de ser relevantes, antes mesmo de chegar no fim do ano.

Por isso, defina períodos regulares para revisar os indicadores, analisar os resultados e, se necessário, fazer ajustes. Isso garante que a empresa sempre tenha informações úteis para a tomada de decisão.

Dica: Realize reuniões periódicas com as lideranças para avaliar os dados e identificar oportunidades de melhoria.

Os 6 principais tipos de indicadores de desempenho empresarial

Falamos que um dos passos na hora de como criar indicadores de performance organizacional é selecionar seu tipo.

Mas como saber a qual tipo casa um deles pertence? Veja como identificar os 6 principais tipos de indicadores de desempenho de negócios.

1. Indicadores de produtividade

Indicadores de produtividade medem a relação entre a quantidade produzida e os recursos empregados na produção.

Assim, quanto mais for produzido e quanto menos for gasto, maior a produtividade.

Assim, um caminhão que gasta 20 litros de combustível em 250 quilômetros rodado ao fazer entregas para a empresa, é mais produtivo que outros que gasta 25 litros e roda a mesma distância para fazer suas entregas.

Outra maneira de entender como criar indicadores de produtividade desse processo seria medir quantas quilômetros de entregas cada caminhão faz por hora. Como dissemos, tudo vai depender dos objetivos estratégicos da empresa.

Veja mais: Como calcular a produtividade de um funcionário? E seu desempenho?

2. Indicadores de capacidade

Indicadores de capacidade são aqueles que medem o quanto sua empresa, um setor, uma máquina ou outro elemento do negócio é capaz de produzir, no máximo, em relação a um parâmetro.

Esses indicadores são importantes para evitar que a empresa se comprometa com algo que não poderá entregar.

Um bom exemplo desse tipo de indicador de desempenho seria o número máximo de ligações atendidas por dia pelo SAC da empresa. Assim, quando ela perceber que sua capacidade é insuficiente, terá que promover a ampliação do atendimento.

Entender como criar indicadores de capacidade pode se dar com a contratação de novos atendente, um melhor treinamento, a implantação de softwares etc.

3- Indicadores de qualidade

Indicadores de qualidade são fundamentais para que a empresa mantenha o nível de satisfação de seus clientes.

Uma forma de medir a qualidade é verificando, por exemplo, a porcentagem  de peças produzidas com defeito por uma máquina.

Mas existem outras formas de como criar indicadores de qualidade, como medindo a quantidade de mercadorias devolvidas por clientes insatisfeitos, ou de chamados para a assistência técnica da empresa antes do final do período de garantia.

Saiba mais: FMEA: exemplo prático para identificar falhas e melhorar a qualidade de processos e produtos

4- Indicadores estratégicos

Indicadores estratégicos estão ligados ao planejamento do negócio. Assim, se a empresa determinou que deve ampliar seu mercado, o market share (fatia de mercado) é um bom KPI estratégico.

5- Indicadores táticos

Os indicadores táticos da empresa se referem ao nível gerencial. Assim, seguindo o exemplo dado acima, para definir como criar indicadores táticos da área de vendas de uma empresa que quer ampliar seu mercado pode ser o número de novos clientes conquistados a cada mês.

6- Indicadores operacionais

O sindicadores operacionais se relacionam a um indivíduo ou equipe específica.

Dessa forma, voltando mais uma vez ao nosso exemplo, os vendedores podem ter sua performance medida em função da porcentagem de aumento de clientes que tiverem a cada mês.

Leia também: Tudo sobre a gestão de indicadores estratégicos, táticos e operacionais nas empresas

Como fazer o alinhamento estratégico organizacional dos indicadores de desempenho

Agora que você já sabe como criar indicadores de desempenho, é hora entender como fazer seu alinhamento com a estratégia da sua empresa.

Só dessa forma eles serão realmente úteis para o seu negócio. Porque medir um processo ou usar uma medida que não tem relação com seus objetivos estratégicos não faz nenhum sentido.

No entanto, é muito comum que isso aconteça nas organizações. As pessoas acabam medindo por medir, sem entender a razão disso.

Por isso, para você entender melhor como resolver este problema, temos que identificar, primeiro, as possíveis causas.

Por que, afinal, esse distanciamento dos KPIs e dos objetivos do planejamento estratégico da empresa acontece?

Na busca por como criar indicadores, veja, a seguir, algumas das possíveis razões para isso.

1- A estratégia não é traduzida em objetivos claros

Hoje em dia a maioria das organizações tem um plano estratégico para curto e longo prazo.

No entanto, esses planos estratégicos podem não ter uma característica importante: a habilidade de transmitir claramente o que precisa ser feito e o que é sucesso para a empresa.

Para ter clareza, os objetivos estratégicos devem ser concisos.

Por exemplo: quando está buscando como criar indicadores para aumentar a satisfação dos stakeholders, você pode olhar como otimizar o processo de entregas, reduzir custos com reciclagem ou garantir a expansão de mercado.

2- A seleção dos indicadores é feita independentemente da estratégia da empresa

Insistimos no fato de que não tem como criar indicadores de desempenho de processos organizacionais sem ter as estratégias da empresa em mente!

Mas o que acontece é que durante o processo de seleção dos indicadores, os KPIs não são escolhidos para refletir o alcance dos objetivos estratégicos do negócio.

• Solução: Considere estas três perguntas quando for medir a performance:

1. O que quero alcançar?
2. Como vou alcançar?
3. Quais as melhores maneiras de medir e refletir o progresso dos meus objetivos?

A terceira pergunta indica quais indicadores são ideais para seus objetivos.

Na maioria dos casos, há mais de uma maneira de mensurar suas metas estratégicas. Para medir como criar indicadores para “Aumentar satisfação do cliente“, por exemplo, o gestor pode escolher acompanhar a porcentagem de clientes satisfeitos ou o número de clientes satisfeitos.

A decisão por um indicador ou por outro vai depender da verba alocada para ativação do KPI e do prazo para reunir as informações necessárias, entre outros pontos.

Você pode usar qualquer critério de seleção do indicador que preferir, mas lembre-se sempre de que os KPIs devem estar ligados a um objetivo estratégico.

3- KPIs deixam de ser relevantes quando medimos o que é fácil medir

Esta é uma armadilha comum quando se está buscando como criar indicadores, que acontece durante a seleção de indicadores de desempenho: escolher aqueles com os quais estamos mais familiarizados ou que são os mais fáceis de mensurar.

• Solução: tenha em mente que o esforço para medir um indicador não deve ser maior do que os benefícios gerados pela mensuração, mas o critério-chave continua sendo a relevância dele para sua Estratégia.

4- Gestores podem ficar tentados a mensurar os mesmos indicadores que seus competidores

Benchmarking é muito útil em mensuração da performance, mas deve ser usado com sabedoria em qualquer empresa.

Comparar uma empresa com a outra do mesmo mercado, da mesma indústria e até do mesmo tamanho na busca por como criar indicadores pode ser irrelevante se elas têm estratégias empresariais ou modelos de negócio diferentes.

• Solução: use as informações do benchmarking, quando disponíveis, como ponto de referência para suas atividades, mas certifique-se de que as comparações que está fazendo sejam relevantes.

5- KPIs não são revisados após cada ciclo estratégico

Estratégias mudam o tempo todo, seja de forma estruturada, como durante revisões anuais da estratégia ou de maneira informal, quando gestores respondem a mudanças no mercado começando novos projetos.

Todas as mudanças que acontecem em uma empresa podem distanciar os indicadores de desempenho criados das atividades do negócio.

• Solução: a revisão da estratégia deve acontecer de modo organizado, para que garanta que os indicadores sejam realinhados às novas direções estratégicas e que exista, também, consistência entre o que mensuramos e o que queremos alcançar. Revisões estratégicas devem acontecer uma vez por ano, ou mais, para empresas muito dinâmicas, e realinhar os KPIs deve ser parte deste processo.

A organização evolui, assim como seus indicadores. Portanto, quando estiver olhando para como criar indicadores, alguns deles podem ser suplantados (quando a empresa está madura o suficiente para mensurar KPIs mais complexos), outros podem ser suspensos à medida em que o problema que apontavam for resolvido e outros ainda apenas adaptados, alterando a metodologia de seus cálculos.

O valor gerado pelo uso dos KPIs é influenciado diretamente pela relevância que a informação obtida pelo processo de mensuração da performance tem para o planejamento do negócio e para a tomada de decisão.

Assim, a análise dos problemas citados neste texto pode melhorar muito a estrutura de estão da performance organizacional existente em sua empresa!

E lembre-se: não adianta nada saber como criar indicadores de performance organizacional se eles não refletirem aspectos relevantes dos objetivos estratégicos da empresa.

Próximos passos

Saber como criar indicadores é um passo fundamental para qualquer empresa que deseja tomar decisões estratégicas e baseadas em dados. No entanto, tão importante quanto definir bons indicadores é garantir que eles sejam acompanhados de forma prática e organizada. Afinal, de nada adianta ter métricas bem estruturadas se elas ficam perdidas em planilhas complexas ou são analisadas apenas ocasionalmente.

É aqui que o STRATWs One se torna um grande aliado. Mais do que um simples software, ele é uma plataforma completa de gestão de indicadores, que permite acompanhar a performance da empresa de forma clara e integrada.

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