A pandemia modificou radicalmente a forma como muitas empresas atuavam e também como muitos administradores geriam seus negócios. Se a tecnologia empresarial era vista como algo distante por muitos empresários, hoje ela é crucial para que várias operações continuem acontecendo, principalmente devido ao distanciamento social.
De acordo com a consultoria global KPMG, 71% das empresas aceleraram suas estratégias de transformação digital por causa da pandemia e 67% aumentaram de forma significativa seus orçamentos para essa finalidade.
No recorte brasileiro, contudo, os dados são menores que de outros países, o que, de acordo com os pesquisadores, demonstra que a maturidade digital das empresas nacionais ainda é menor do que a média de companhias de outros países.
Se você, como empresário, também tem notado essa necessidade de aumentar o uso da tecnologia empresarial, continue lendo este artigo e entenda como um sistema comercial pode ser um grande aliado do seu negócio — neste momento e também no pós-pandemia.
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Um sistema comercial é um software usado para gerenciar o controle de vendas e de outros fluxos importantes para uma empresa. De maneira automatizada e integrada, ele permite gerenciar todos os departamentos do negócio, como o controle financeiro, o controle de estoque, o departamento de compras, o setor contábil e assim por diante.
Então, ao invés de realizar diferentes atividades manualmente, com controle via planilhas e outros sistemas, o gestor consegue integrar seus departamentos e automatizar uma série de funções, garantindo maior produtividade e mais confiança nos dados.
Um sistema comercial também pode ser chamado de ERP. Ele funciona via módulos, nos quais cada módulo é referente a um departamento do negócio. Dessa forma, o gestor consegue ter uma visão mais integrada da sua empresa — e os setores podem trocar informações, tornando o processo mais ágil e as ações mais sincronizadas.
Por exemplo: quando você realiza uma venda no seu PDV, automaticamente o sistema dá baixa nesses produtos vendidos e lança os valores recebidos no fluxo de caixa. O setor de estoque consegue acompanhar a baixa desses itens e verificar quando há a necessidade de reposição, indicando para o setor de compras, que fará contato com os fornecedores.
Os dados da venda são enviados automaticamente para o setor contábil, para que ocorra a emissão da nota fiscal, com os devidos documentos arquivados no diretório da empresa.
Ao fim do mês, o gestor poderá consultar o seu fluxo de caixa e entender quais produtos tiveram maior saída, como foi a movimentação financeira, quais dias há mais movimento no ponto de venda, quais foram os custos para manter o giro de estoque e assim por diante, planejando melhor suas ações futuras, com base em dados reais.
A tecnologia empresarial é uma maneira de diferenciar seu negócio da concorrência. Com ela, é possível otimizar seus processos, tornando-os mais eficientes, aumentar a produtividade dos seus times, reduzir os custos operacionais e trabalhar de maneira diferenciada, oferecendo um atendimento melhor aos seus clientes.
Ao usar um sistema comercial, por exemplo, suas equipes trabalham em sintonia, pois os dados são compartilhados.
O setor de compras acompanha o controle de estoques de perto, sabendo exatamente qual é o momento certo de fazer uma compra e quais produtos são necessários — negociando com os fornecedores de forma antecipada, melhorando os descontos, e evitando que o estoque fique desabastecido, o que poderia gerar uma má experiência de compra para os consumidores.
O gestor, por outro lado, consegue planejar melhor suas ações, pois ele tem como base dados reais do negócio e não precisa tomar decisões baseadas em “achismos”.
Ao analisar o fluxo de caixa, o giro de estoque e outros dados, é possível entender melhor quais são seus custos operacionais, os períodos de alta e de baixa nas vendas, os produtos e marcas que os clientes preferem, os meios de pagamento mais usados e muitas outras informações.
E, a partir delas, fica mais fácil projetar como serão os próximos meses, pensando em promoções para os períodos de menos vendas, fazendo compras mais acertadas e de acordo com perfil do seu público e até criando campanhas de marketing mais adequadas à sua clientela.
A vida financeira é um dos pilares de qualquer empresa. Por isso, ter um bom controle de tudo que entra e sai do negócio é crucial. Mas fazer isso com planilhas nem sempre é uma das melhores alternativas, pois muitos dados podem acabar sendo perdidos, por esquecimento ou erro humano durante o lançamento.
Com um sistema que automatize essa função, os dados são totalmente confiáveis e não há chances de esquecimentos. Isso significa um controle preciso das contas a pagar e a receber, inclusive verificando de perto como está a inadimplência das compras parceladas e agindo antes que a situação fique fora de controle.
Também é mais fácil entender todos os custos da empresa, precificar adequadamente os produtos e planejar-se financeiramente para os próximos meses, evitando ser pego de surpresa.
Ter um controle contábil é de suma importância, especialmente em relação ao Fisco. Deixar de emitir notas fiscais ou não organizá-las adequadamente pode trazer sérios problemas ao seu negócio.
Com um sistema comercial, o processo de emissão de notas fiscais passa a ser automatizado e realizado sempre após cada venda. Então, não há chances de esquecimento e nem de erros causados por dados incorretos.
Isso simplifica bastante a rotina corrida dos empresários e traz mais tranquilidade de que a vida fiscal do negócio está em dia, reduzindo as chances de autuações e multas.
Quando todos os pontos são pensados e planejados de forma adequada, há mais chances de a empresa crescer de maneira sustentável. Afinal, suas equipes estarão mais produtivas e eficientes, você terá um controle melhor dos custos e da parte financeira da empresa, seus produtos ou serviços serão precificados de forma adequada, enfim, tudo estará funcionando em perfeita sintonia.
Ao entender melhor a sua realidade, fica mais fácil tomar decisões que favoreçam o crescimento e que ajudem o seu negócio a se desenvolver — e a enfrentar as crises de maneira mais consistente e consciente.
A experiência do cliente é um fator decisivo atualmente, que faz com que os consumidores decidam ou não se manterem fiéis a uma marca. Por isso, quando você tem uma empresa afinada, com todos os departamentos funcionando em sintonia e quando há dados para compreender melhor quem forma sua clientela, há mais chances de acertar em cheio.
Com um bom controle de estoque, por exemplo, você garante que nunca ficará sem os produtos que seus clientes mais procuram. Ao analisar os dados referentes aos pagamentos dos seus consumidores, é possível definir os meios que eles preferem e diversificar as opções, tornando o acesso dos seus clientes à sua empresa melhor.
Além disso, você pode analisar dados de consumo e até manter um controle com as informações mais importantes dos seus clientes, pensando em programas de fidelidade, ações promocionais exclusivas e outras ofertas que ajudem a estreitar esse laço de relacionamento e a oferecer ações focadas nas necessidades de consumo e estilo de vida de cada cliente do seu negócio.
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Este conteúdo foi escrito pela equipe TagPlus.
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