Um dos temas mais relevantes da atualidade quando se trata de gestão são os KPIs, uma forma eficaz de quantificar e medir o desempenho organizacional.
Sabe-se que uma das maiores dificuldades enfrentadas por empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, é engajar os colaboradores de todos os níveis hierárquicos em prol de um objetivo comum. No entanto, com o uso dos Key Performance Indicators – ou indicadores-chave de desempenho – isso se torna muito mais fácil.
Gerir um negócio demanda de conhecimento do setor de atuação, público-alvo, noções de marketing, finanças, além, é claro, de um ótimo senso de gestão. Sem isso, uma empresa pode até sobreviver, mas estará fadada a fechar as portas mais cedo do que o esperado.
Mas não é preciso ser nenhum doutor em administração para se arriscar em sua própria empresa, basta uma boa dose de coragem, curiosidade e uma boa ideia. Ademais, há no mercado inúmeras ferramentas que podem te auxiliar no processo de gestão e lançar mão delas, contando com o auxílio da tecnologia, fará toda a diferença.
Um dos maiores erros de qualquer organização é o não estabelecimento de metas. Uma empresa que não possui metas de crescimento, vendas ou qualquer outra, passa a traçar um caminho aleatório e desordenado, além de não conseguir mensurar efetivamente seus resultados.
Os KPIs estão diretamente ligados aos princípios de missão e visão da empresa. Se, por exemplo, a visão é “ser a maior loja de jeans de São Paulo”, por que não colocar isso forma de números, que possam ser convertidos em indicadores de desempenho?
Além de fazer com que toda a empresa esteja consciente de onde devem chegar, ainda se torna mais simples compreender o seu papel e contribuição para o todo, engajando toda a organização em um objetivo comum.
A resposta é não, mas, uma métrica pode sim vir a se tornar um indicador de desempenho. O que principalmente os diferencia é que os indicadores possuem importância estratégica para o desenvolvimento do negócio, enquanto as métricas são puramente uma medição.
Confira a lista de KPIs mais utilizados para os negócios:
Conforme já foi dito, a possibilidade de mensuração dos resultados obtidos traz uma série de benefícios. Um dos principais deles é a fácil identificação quando algo não sai conforme o planejado. Mas, afinal, o que fazer quando ocorrem desvios nos KPIs de performance?
Lidar com as adversidades é uma habilidade essencial a um bom gestor. Sempre que um problema é identificado, a primeira atitude deve ser a correção. Postergar isso pode aumentar os danos e prejuízos, portanto deve ser evitado a todo custo.
A melhor forma de tratar desvios nos KPIs é identificar a sua origem, classificar o quão crítico é o nível do desvio e fazer um plano de ação para correção.
Tão ou mais importante do que trabalhar na correção do problema, é fazer com que ele não volte a ocorrer. Isso pode ser feito investindo em um plano de acompanhamento, melhoria contínua, auditorias e no treinamento e desenvolvimento dos colaboradores.
Isso evita todo o desperdício de tempo e dinheiro que este tipo de desvio pode causar quando não identificado ou tratado.
Cada indicador pede medidas corretivas diferentes, mas, solucionar possíveis desvios nos KPIs é fundamental para não deixar que os problemas aumentem e se tornem ainda mais difíceis de corrigir.
Quanto melhor e mais assertiva for a ação corretiva, maiores serão as chances de que o erro não volte a ocorrer. Por isso é tão importante a definição de KPIs, afinal, como corrigir um problema que você desconhece?
Uma vez identificada a origem do desvio, conheça algumas dicas práticas para solucionar os problemas mais frequentes de forma eficaz:
A produtividade está diretamente ligada a rentabilidade, portanto, merece total atenção da empresa. Se algum desvio neste tipo de indicador foi observado, é necessário analisar com cautela o que pode tê-lo causado (se foi um setor específico, um colaborador, ou por problemas no equipamento de trabalho, por exemplo).
Uma boa forma de soluciona-los é investindo em treinamento e desenvolvimento de pessoas. Este tipo de ação visa melhorar as habilidades e competências dos colaboradores, ou seja, os ganhos ocorrem tanto no desempenho técnico quanto pessoal.
Outra alternativa é o estabelecimento de metas individuais e uma boa liderança de equipe, capaz de colocar todos em um objetivo comum, sentindo-se parte dos resultados e sendo recompensados por eles.
Se o nível de avarias ou de devoluções está muito alto, talvez seja hora de rever toda a cadeia de produção, desde a escolha dos fornecedores, até a produção e a expedição.
Certamente, uma das formas mais eficientes de verificar o nível de qualidade (não apenas do produto/serviço, mas também do nível de satisfação com a empresa) é se atentar ao feedback do consumidor.
Analise as reclamações e observe quais são mais frequentes, isso já indica algo que deve ser melhorado. Ofereça um bom atendimento pós-venda e preze pela experiência do consumidor em todas as etapas – antes, durante e após a compra.
Se você observou que foram vendidos mais produtos do que a empresa é capaz de produzir, você encontrou um desvio. Outro exemplo é prometer entregar x produtos no prazo y, sendo que é praticamente impossível cumprir este prazo.
Para resolver este problema é importante que todas as áreas da empresa estejam alinhadas e tenham entre si uma comunicação clara e objetiva, já que estes gaps podem prejudicar toda a imagem da empresa frente aos clientes e ao mercado.
Analise qual a capacidade máxima de cada setor (compras, vendas, produção, expedição) e procure alinhar estes números.
Quando os números previam um crescimento de 10% no faturamento, e a empresa cresceu apenas 5%, é o momento de avaliar os indicadores. Muitos são os fatores que podem contribuir para um resultado como este, como uma crise econômica ou uma queda brusca nas vendas.
Mas, é preciso verificar se a meta estabelecida também não foi superestimada e talvez não houvesse tempo ou recursos para alcançar o resultado esperado nas condições atuais.
Se o motivo dos desvios dos KPIs for interno, resolvê-lo o quanto antes é fundamental. Se for externo, é importante traçar planos secundários para preparar a empresa em momentos de adversidades. Porém, se não há nada que aparentemente justifique o desvio, trace metas mais realistas, de modo que sejam claras e alcançáveis, e recomece, engajando toda a empresa no mesmo objetivo.
Se você quer se aprofundar ainda mais no assunto e saber absolutamente todo sobre este tema, não deixe de baixar o nosso KIT de KPIs, um material completo e exclusivo para atingir suas metas e objetivos por meio de indicadores.
Este artigo foi escrito pela equipe da Oblige
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