Clique no player para ouvir a narração do nosso post sobre como fazer follow up!
Você já se perguntou por que alguns líderes parecem ter um controle mágico sobre suas equipes, mantendo tudo nos trilhos enquanto outros se perdem no caos das tarefas diárias? O segredo muitas vezes reside na arte sutil, mas poderosa, do follow-up.
No dinâmico mundo da gestão, acompanhar os planos de ação e a rotina dos liderados pode parecer um jogo de malabarismo complexo, especialmente quando se busca eficiência e resultados tangíveis.
Com um follow-up eficaz, você não só garante que os planos estão progredindo conforme esperado, mas também constrói uma cultura de responsabilidade e transparência.
Continue aqui que eu te conto tudo sobre!
Fazer follow up é uma prática essencial para qualquer líder ou gestor que deseja acompanhar e ajudar a planejar a rotina dos seus liderados.
Isso porque sem follow up, é fácil para as tarefas se desviarem, os prazos serem perdidos e o moral da equipe diminuir. O follow-up não apenas ajuda a garantir que os planos se transformem em ação, mas também constrói um ambiente de trabalho baseado na confiança e no respeito mútuo.
Ele permite que os líderes identifiquem e resolvam problemas rapidamente, otimizem recursos e, mais importante, inspirem e capacitem suas equipes a alcançar e superar seus objetivos.
Os pilares do follow up devem ser:
Comunicação regular: fazer follow-up significa manter linhas de comunicação abertas com sua equipe. Isso envolve verificar periodicamente o status das tarefas, discutir quaisquer obstáculos que possam surgir e ajustar planos conforme necessário. Essa comunicação regular ajuda a prevenir surpresas desagradáveis e mantém todos na mesma página.
Monitoramento de progresso: em sua essência, o follow-up é sobre monitorar o progresso em direção a metas definidas. Isso pode ser feito através de reuniões regulares, sistemas de gerenciamento de tarefas, ou simples check-ins informais. O objetivo é assegurar que todos os esforços estejam alinhados com os objetivos estratégicos da equipe ou da organização.
Responsabilidade: fazer follow-up também reforça a responsabilidade. Ao verificar regularmente com sua equipe, você destaca a importância de cumprir prazos e responsabilidades. Isso incentiva uma cultura de responsabilidade e motivação, onde os membros da equipe são incentivados a completar suas tarefas de maneira eficiente e eficaz.
Feedback e ajustes: um aspecto vital do follow-up é o feedback. Não se trata apenas de verificar o que foi feito, mas também de fornecer feedback construtivo. Isso permite que sua equipe saiba onde estão se saindo bem e onde precisam melhorar. Além disso, feedbacks regulares e ajustes ajudam a refinar processos e estratégias, garantindo que o trabalho não apenas continue, mas também evolua e melhore ao longo do tempo.
Fazer follow-up pode ser comparado a uma arte que equilibra delicadamente entre supervisão e suporte, permitindo que você guie sua equipe por meio dos desafios do dia-a-dia enquanto pavimenta o caminho para o sucesso a longo prazo.
Veja algumas dicas de como fazer follow up:
Os intervalos de tempo entre os períodos de checagem devem ser curtos para não dar margem a erros. Porém, para demonstrar confiança ao serviço de seu colaborador, realize intervenções cautelosas e despretensiosas com o intuito de manter o controle da situação.
Outro fator que deve ser levado em consideração é que pessoas possuem perfis diferentes. Algumas são mais comprometidas, outras mais relaxadas. Logo, cada uma delas deve ser abordada de maneira diferente. Pense nisso quando for planejar como fazer follow up de cada funcionário.
É necessário ter anotado todas as tarefas que estão sendo realizadas pela sua equipe. Assim, você estará informado sobre os itens que deverão ser chegados. Lembrando, que eles se relacionam diretamente com as metas da equipe e demandam monitoramento.
As pessoas esperam por direção e contam com ajuda quando necessário. O suporte e a doação do gestor para a elaboração de novas ideias ou possíveis soluções são itens que contribuem diretamente no sucesso do follow up.
Não perca oportunidades de reconhecer um bom trabalho e motivar seus colabores. Não tem como fazer follow up efetivo sem essa postura.
Essa prática influência diretamente no ânimo e a motivação das pessoas e retorna como energia positiva para alcançar bons resultados.
Durante o processo de acompanhamento de tarefas, todos os fatores devem ser executados para conquistar resultados satisfatórios. Inclusive a cobrança e a firmeza, quando necessárias, não devem ser deixadas de lado.
Assim como o suporte e o elogio, a exigência também em importante em um follow up. Dessa forma, é possível mostrar sua segurança e atuação como líder diante de seus funcionários.
Todo indivíduo, ao ser estimulado, mostra a sua capacidade de ir além. Fuja das situações óbvias e faça com que o próprio funcionário busque as soluções para os seus problemas diários.
Gerentes e gestores conquistam resultados por intermédio do trabalho de outras pessoas. Tendo isso em mente, o papel e a importância do follow up ganham ainda mais destaque e relevância.
Seus colaboradores são seu instrumento de trabalho e precisam se sentir seguros e capazes para realizarem boas tarefas. Reflita, coloque essa ideia em prática e perceba as diferenças.
Fazer follow-up traz uma série de benefícios que podem transformar a maneira como equipes e projetos são gerenciados. Separei alguns dos principais benefícios que ilustram por que esta prática é tão valiosa:
Entender como fazer follow up ajuda a regular e manter todos os membros da equipe engajados e informados sobre o progresso dos projetos e o status das tarefas. Isso ajuda a evitar mal-entendidos e a garantir que todos tenham uma compreensão clara de suas responsabilidades e prazos, fomentando um ambiente de trabalho mais colaborativo e motivado.
Quando os líderes entendem como fazer follow up efetivo, estabelecem uma expectativa clara de responsabilidade. Sabendo que haverá um acompanhamento, os membros da equipe tendem a ser mais diligentes e conscientes no cumprimento de suas tarefas. Isso ajuda a manter todos alinhados com os objetivos da equipe e da organização.
Follow up regular permite a identificação precoce de problemas e gargalos que podem afetar o andamento de um projeto. Isso significa que as questões podem ser abordadas e resolvidas rapidamente, antes que se transformem em problemas maiores, economizando tempo e recursos.
Ao incorporar feedback constante nos processos de follow up, as organizações podem adaptar e melhorar suas práticas continuamente. Isso não apenas melhora a eficiência atual, mas também contribui para o desenvolvimento de estratégias mais eficazes a longo prazo.
O STRATWs One é uma plataforma robusta de gestão estratégica que pode transformar significativamente como as empresas realizam o follow-up de seus planos de ação e outras iniciativas.
Isso porque a ferramenta centraliza todas as informações relacionadas aos projetos e planos de ação em um único lugar. Isso facilita o acompanhamento dos progressos e atualizações, eliminando a necessidade de buscar informações dispersas em múltiplos sistemas ou documentos.
Com tudo em um só lugar, os gestores podem rapidamente ver o status de qualquer iniciativa, a qualquer momento.
A plataforma permite que as empresas definam indicadores de desempenho claros e mensuráveis para cada projeto ou plano de ação. Esses indicadores são facilmente monitoráveis através de dashboards dinâmicos e atualizados em tempo real, proporcionando uma visão clara do progresso em relação aos objetivos estabelecidos.
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