As metodologias, softwares e ferramentas de gestão são alternativas utilizadas pelas empresas como estratégia para monitorar e otimizar processos, e que vêm se tornando cada vez mais populares com a adoção do home office.
Além disso, com muitas empresas adotando também o modelo de trabalho híbrido, contar com essas alternativas é muito importante para facilitar o acesso dos funcionários às tarefas e também otimizar os controles e processos de gestão por parte dos gestores.
Neste artigo, o Tangerino – controle de ponto digital, apresenta algumas metodologias, softwares e ferramentas de gestão que, com a importante participação da tecnologia, tornam o trabalho das equipes mais ágil e produtivo.
Uma gestão eficaz preza pelo controle dos processos, pela qualidade das tarefas, entregas sempre dentro do prazo e uma integração entre as equipes para que todos saibam seu papel dentro da organização e sua importância no processo.
Hoje, com a ajuda da tecnologia, existem diversas ferramentas de gestão que permitem que o dia a dia das empresas seja muito mais fácil de ser conduzido. São técnicas e metodologias que ajudam na condução eficaz de projetos e na entrega de resultados. Veja as ferramentas de gestão mais utilizadas pelas empresas:
O 5W2H é uma ferramenta de gestão que possui uma metodologia em formato de checklist e auxilia líderes e equipes a terem mais clareza e certeza a respeito das tarefas e projetos. Com isso, é possível elaborar um plano de ação para tomada de decisões mais assertivas.
Ela apresenta uma lista com 7 perguntas que, ao serem respondidas, mostram o caminho para solução da demanda e facilita muito focar na qualidade sem perder o prazo:
5W:
2H:
O PDCA ou Ciclo PDCA busca a melhoria contínua dos processos nas empresas. A metodologia tem o objetivo de diminuir os custos e aumentar os lucros, além de manter o foco na satisfação do cliente. A sigla significa:
Ferramenta que auxilia a empresa a identificar aspectos internos da organização, como fraquezas (weaknesses) e forças (strength), e também os externos, que são oportunidade (opportunities) e ameaças (threats).
Com relação aos aspectos internos, a organização deve conseguir identificar e corrigir os erros e ressaltar as qualidades; já com os aspectos externos, os quais ela não tem controle, deve ficar atenta para explorar os contextos e tornar-se mais competitiva. A sigla SWOT possui os seguintes significados:
Metodologia que tem o objetivo de organizar as demandas, especialmente de forma visual, de maneira que todos os integrantes da equipe possam participar da sua organização e entender o que cada um está fazendo nesse contexto.
A ideia é reunir todas as informações em uma página, de forma objetiva e de fácil compreensão. Ele sugere que essa organização deve ser feita a partir das seguintes perguntas:
Com isso, acredita-se que a organização das demandas e a realização das tarefas se dê com foco nas etapas e no cumprimento de prazos.
O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é um guia que existe desde 1996, com edição a cada quatro anos, que foi criado com o propósito de padronizar as práticas de gestão de projetos, sempre respeitando as particularidades de cada empresa.
Os objetivos gerais do guia são:
Com a gestão de projetos se tornando cada vez mais presente no mercado, o guia surgiu como uma forma de reunir em um só documento todas as informações fundamentais para os gestores de projetos, que precisam lidar, principalmente, com prioridades, prazos, processos e custos.
Para colocar em prática as ferramentas de gestão nas empresas, o uso da tecnologia é, sem dúvidas, indispensável. Diversos programas, softwares e aplicativos têm sido utilizados em todos os formatos de trabalho e não mais apenas no teletrabalho e home office.
A adoção dessas tecnologias facilita ainda mais os processos dentro das empresas e, consequentemente, potencializam os resultados das ferramentas de gestão que são utilizadas pelas equipes. Conheça alguns exemplos:
Sem dúvidas, esse é um dos softwares que mais ficou conhecido e utilizado durante o home office e, mesmo com a volta ao trabalho presencial, continua sendo muito acionado.
O Zoom é uma plataforma que permite realizar vídeo chamadas, possibilitando encontros online para reuniões, com até 1.000 participantes, simultaneamente, oferecendo opções como o compartilhamento da tela, para apresentações de slides e documentos, além de viabilizar que as reuniões sejam gravadas e compartilhadas posteriormente.
Para facilitar a gestão de tarefas das equipes, o Trello é um sistema que usa quadros, listas e cartões para ajudar a organizar os processos de entrega de demandas sempre observando os prazos.
A ideia é que todos consigam entender a organização das tarefas de forma ágil e simples, além de conseguirem identificar, visualmente, tarefas que já estão concluídas, em andamento ou que estão pendentes de revisão, por exemplo.
O armazenamento na nuvem é uma das principais tecnologias que surgiram para facilitar a vida das empresas.
O Google Drive é um dos exemplos mais conhecidos e, por oferecer um pacote de armazenamento gratuito, é muito utilizado.
Nele, é possível incluir arquivos em todos os formatos, desde textos, tabelas, vídeos, imagens e áudios, que podem ser compartilhados com todos que têm acesso à pasta criada.
Além disso, ele possibilita que, todos que têm autorização, possam fazer alterações em tempo real, como em textos.
Importante parte da gestão remota de equipes e projetos, o sistema de controle de ponto online, que é um software de RH, permite ao gestor acompanhar mais de perto sua equipe e também analisar a razão entre as tarefas e o tempo de trabalho, para entender se um setor está sobrecarregado ou se precisa de apoio.
O controle de jornada de trabalho é muito importante, pois, além de mostrar o fator produtividade, também fornece dados muito importantes para o RH, como horas extras, banco de horas, faltas e atrasos.
Fazer esse controle é possível graças à tecnologia, que permite a instalação de um aplicativo no celular ou notebook do funcionário. Mesmo estando de casa, ele consegue registrar o ponto quando está iniciando e finalizando seu dia de trabalho.
O registro é feito de forma segura e ágil, sendo que as informações são imediatamente enviadas para a empresa, que pode acessar relatórios e realizar um controle de ponto realmente eficaz.
Solução muito usada por departamentos de Tecnologia da Informação e suporte, o Team Viewer permite que uma pessoa acesse computadores e notebooks de forma remota.
O usuário deve instalar o programa, abri-lo e acessar um número, como um código que mostra o IP do computador, por exemplo, e que deve ser disponibilizado à pessoa que deverá acessar a máquina.
Assim que o responsável pelo suporte digita o código no seu computador, dentro do programa, ele consegue entrar na tela do computador e fazer as devidas correções, modificações e instalações necessárias.
Esse programa é muito utilizado quando as empresas não possuem um setor de TI na empresa e terceirizam o serviço. Assim, não é necessário que o suporte faça manutenções presencialmente.
Com a tecnologia, as empresas têm condições de oferecerem qualidade e conforto no ambiente de trabalho, o que resulta, consequentemente, em mais qualidade e produtividade entre as equipes. As ferramentas de gestão, assim como os softwares e aplicativos, são fundamentais para tornar o dia a dia dos colaboradores mais ágil e com mais entregas de resultados, o que ajuda no crescimento da empresa e aumenta a competitividade no mercado.
Levando pessoas e empresas mais longe.
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