Solução de Problemas: quais as principais ferramentas?

Problemas, sejam eles cotidianos ou complexos, são uma realidade inescapável em qualquer empresa. Não é à toa que a solução de problemas é uma prática cada vez mais estratégica dentro das organizações.

Isso porque os problemas podem variar em escala e complexidade, abrangendo desde questões operacionais diárias até desafios estratégicos de longo prazo. A habilidade de identificar e resolver eficazmente esses problemas não é apenas crucial para o sucesso individual, mas também para o sucesso coletivo da organização.

Quer saber mais sobre a solução de problemas, quais as melhores ferramentas e como aplicar na rotina da sua empresa? Então continue a leitura deste conteúdo e confira!

O PDCA é uma das metodologias que visa aplicar a melhoria contínua dos processos. Preparamos, para você, um template 100% gratuito! Baixe agora:

O que é um problema?

Em um contexto organizacional, um problema pode ser entendido como uma lacuna entre o estado atual e um estado desejado ou esperado. Essa discrepância pode surgir em diferentes áreas, como operações, estratégia, gestão de pessoas, entre outras, e pode variar em termos de natureza e complexidade.

Problemas podem ter várias causas, incluindo fatores externos, como mudanças no ambiente de negócios ou eventos imprevistos, e fatores internos, como processos ineficientes, falhas de comunicação ou lacunas de habilidades.

Eles podem se manifestar de várias formas, desde questões operacionais simples até desafios estratégicos complexos.

E o que é a solução de problemas?

A solução de problemas no ambiente organizacional é um processo crítico que envolve a identificação, análise e resolução de problemas de forma estratégica e eficaz. É uma habilidade essencial para líderes e colaboradores, pois contribui diretamente para o sucesso e a sustentabilidade da organização.

Além disso, a solução de problemas é fundamental para as empresas por apoiar na melhoria contínua de processos e sistemas, bem como permitir que as empresas se adaptem a mudanças no ambiente de negócios e inovem em suas operações e produtos.

É possível resumir que a solução de problemas atua em seis etapas, são elas:

1. Identificação e definição do problema: o primeiro passo é reconhecer a existência de um problema e defini-lo claramente. Uma definição precisa do problema é crucial, pois um entendimento inadequado pode levar a soluções ineficazes.
2. Análise do problema: após a identificação, é importante analisar o problema para entender suas causas e efeitos. Ferramentas como os “5 Porquês” e o “Diagrama de Ishikawa” podem ser utilizadas para desvendar as causas subjacentes.
3. Geração de soluções: este passo envolve a criação de possíveis soluções para o problema identificado. É importante encorajar a inovação e a criatividade, considerando diversas opções e perspectivas.
4. Avaliação e seleção de soluções: as soluções propostas são avaliadas com base em sua viabilidade, eficácia e impacto. A solução mais adequada é então selecionada para implementação.
5. Implementação da solução: a solução escolhida é implementada. Este passo requer planejamento cuidadoso e gestão de mudanças para garantir a execução eficaz.
6. Monitoramento e avaliação: Após a implementação, é crucial monitorar os resultados e avaliar a eficácia da solução. Isso pode levar a ajustes adicionais ou ações corretivas.

Quais as principais ferramentas para a solução de problemas?

Dentro das empresas, a identificação eficaz de problemas é um passo crucial no processo de solução de problemas. Existem várias ferramentas que podem ser utilizadas para facilitar este processo, cada uma com suas características e aplicações específicas. 

Algumas delas são:

1. Diagrama de Ishikawa (Diagrama de Espinha de Peixe ou Causa e Efeito)

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta visual usada para identificar as possíveis causas de um problema e atuar na solução de problemas. Foi desenvolvido por Kaoru Ishikawa na década de 1960.

Como funciona:

• Desenho do diagrama: o problema é colocado na cabeça do “peixe”. Linhas que se assemelham a espinhas de peixe são desenhadas, apontando para o problema.
• Categorização das causas: as causas potenciais são categorizadas e listadas nas “espinhas”. As categorias comuns incluem métodos, máquinas, pessoas, materiais, medições e ambiente.
• Análise detalhada: para cada categoria, brainstorming é realizado para identificar fatores específicos que podem ser a causa do problema.
• Identificação de causas raízes: o diagrama ajuda a visualizar as relações entre as causas potenciais e o problema, facilitando a identificação das causas raízes.

2. Brainstorming

O brainstorming é uma técnica de geração de ideias para a solução de problemas usada para encontrar uma solução para um problema específico, incentivando a participação de todos os membros de uma equipe. É particularmente útil para gerar um grande volume de ideias, e é frequentemente usado no início do processo de solução de problemas.

Como funciona:

• Sessão em grupo: um grupo se reúne em uma sessão informal e um facilitador apresenta o problema.
• Geração de ideias: Os participantes são encorajados a apresentar suas ideias, independentemente de quão criativas ou não convencionais sejam.
• Sem críticas: durante a sessão, críticas ou julgamentos sobre as ideias apresentadas são evitados para encorajar a livre expressão.
• Construção de ideias: os participantes podem construir sobre as ideias dos outros, levando a soluções mais inovadoras e abrangentes.
• Registro de ideias: todas as ideias são registradas para análise e avaliação futuras.

3. 5 Porquês

A técnica dos “5 Porquês” é um método iterativo usado para explorar as causas-raízes de um problema e posteriormente encontrar a solução de problemas. Foi desenvolvida por Sakichi Toyoda e é frequentemente usada em conjunto com o Diagrama de Ishikawa.

Como funciona:

• Identificação do problema: começa com a declaração do problema.
• Perguntar “Por quê?”: pergunta-se “Por quê?” para a primeira causa do problema. A resposta deve ser baseada em fatos, não em especulações.
• Repetição do processo: o processo é repetido para cada resposta subsequente, até cinco vezes ou até que a causa-raiz seja identificada.
• Análise profunda: cada “Por quê?” leva a uma compreensão mais profunda do problema.

Como lidar com os problemas?

Lidar com a solução de problemas no ambiente organizacional é um processo que exige uma abordagem estruturada e metódica. Aqui estão as etapas essenciais para lidar eficazmente com os problemas:

1. Identificação do problema

O primeiro passo é reconhecer que existe um problema. Isso pode vir da observação direta, feedback dos funcionários ou clientes, ou análise de dados e relatórios.

Dessa forma, defina o problema de maneira clara e específica. Uma boa definição de problema deve ser concisa, objetiva e focada.

2. Análise do problema

Use ferramentas como o Diagrama de Ishikawa ou os 5 Porquês, apresentados anteriormente, para entender as causas subjacentes e a raiz do problema. Reúna informações e dados relevantes que podem ajudar a entender melhor o problema.

É importante destacar que alguns problemas podem ter mais de um fato de causa e por isso as etapas de soluções e priorizações serão fundamentais.

3. Geração de soluções

Realize sessões de brainstorming com a equipe para gerar uma variedade de soluções possíveis. Avalie diferentes abordagens e soluções, considerando prós e contras de cada uma.

Com certeza mais de uma opção poderá surgir, mas nesta etapa, o ideal é mapear justamente as possibilidades para a solução de problemas.

4. Tomada de decisão

Agora, avalie as soluções propostas com base em critérios como viabilidade, custo, tempo, recursos disponíveis e impacto potencial. Decida qual solução é a mais adequada para resolver o problema.

Algumas ferramentas de priorização, como a Matriz GUT, podem ajudar nessa priorização, levando em consideração a gravidade, urgência e o tempo.

5. Implementação da solução

Desenvolva um plano de ação detalhado para implementar a solução escolhida. Defina quem será responsável por cada parte da implementação. Comunique o plano e as expectativas a todos os envolvidos.

Para a documentação do plano de ação, ferramentas como o 5W2H, podem ser fundamentais. Além dela, outras como a Matriz RACI poderá ajudar na identificação das responsabilidades de cada um durante a execução do plano de ação.

6. Monitoramento e avaliação

Posteriormente, monitore o progresso da implementação da solução. Avalie o impacto da solução de problemas implementada. Verifique se o problema foi resolvido efetivamente. Obtenha feedback de todas as partes interessadas.

Caso a solução não tenha conquistado nível desejado, outras ferramentas podem ajudar na melhoria contínua, como o ciclo PDCA.

Como evitar problemas?

Evitar problemas no ambiente organizacional é uma questão de antecipação, planejamento e gestão proativa.

Uma abordagem eficaz para evitar problemas começa com um planejamento cuidadoso. Isso envolve entender claramente os objetivos e os processos da organização e identificar áreas potenciais de risco.

Outro aspecto crucial é a comunicação eficaz. Muitos problemas nas organizações surgem de mal-entendidos ou falta de comunicação. Garantir que todos na organização tenham as informações necessárias e entendam claramente suas funções e responsabilidades pode prevenir uma série de problemas.

Além disso, a monitorização e análise contínua de processos e resultados são fundamentais. Isso não apenas ajuda a identificar problemas em estágios iniciais, quando são mais fáceis de resolver, mas também permite ajustes proativos nos processos para evitar problemas futuros.

A utilização de indicadores-chave de desempenho (KPIs) e a análise regular de dados podem fornecer insights valiosos sobre o desempenho e potenciais áreas de risco.

Próximos passos

O software da Siteware conta com um módulo exclusivo para a análise e solução de problemas, chamado de Oportunidades de Melhoria. Nós temos a representação mais fiel do Ciclo PDCA, metodologia utilizada pela maioria das empresas para a solução de problemas e melhoria contínua dos processos.

Além disso, nosso módulo conta com um algoritmo cognitivo, que funciona como uma “memória” do sistema. Dessa forma, logo quando o usuário abre a análise de um novo problema, o STRATWs One identifica problemas semelhantes ocorridos anteriormente e que poderão ter seu plano de ação consultado pelo usuário, aproveitando assim parte da solução proposta no passado.

Solicite uma demonstração agora mesmo e confira!