Reunião de metas: qual o objetivo? + 8 dicas de como conduzir

Se existe um momento que eu considero indispensável dentro da rotina de uma empresa, é a reunião de metas. Esse é o momento em que todos os envolvidos saem com clareza sobre o que está funcionando, o que precisa ser ajustado e, principalmente, sobre o que precisa ser feito a partir dali.

É nessa reunião que líderes e colaboradores alinham as expectativas, olham para os números e, se necessário, recalculam a rota com agilidade para garantir que os objetivos sejam alcançados.

Afinal, acompanhar as metas é entender o contexto que está por trás dos resultados. O time está engajado? Os indicadores estão atualizados? As ações planejadas realmente estão acontecendo? Há gargalos que não foram mapeados?

Tudo isso precisa vir à tona antes que o mês acabe e a gente se veja tentando justificar o que poderia ter sido evitado.

Entretanto, esse momento altamente estratégico ainda é algo que muitos gestores ignoram. Pensando nisso, preparei este artigo para explicar o que é, qual o objetivo da reunião de metas e, ainda, dar 8 dicas para conduzir um encontro mais produtivo. Continue lendo e confira!

Para te ajudar, preparamos um infográfico completo sobre gestão de metas nas empresas. É só baixar gratuitamente!

O que é uma reunião de metas?

A reunião de metas é um encontro organizado pelos líderes de uma empresa para discutir o cumprimento das metas que foram estabelecidas no planejamento estratégico, por exemplo. Sendo assim, ela pode ser dividida por departamentos — ou gestores de cada setor — ou envolver todos os colaboradores da companhia. 

É aqui que é apresentado o progresso que a organização fez — ou o que aconteceu de errado — desde que os objetivos foram definidos. 

Esse é o momento ideal para parabenizar a equipe pelos resultados alcançados e apresentar os novos passos para o futuro.

No entanto, é importante ressaltar que este não é um momento para encontrar culpados, apontar dedos e realizar feedbacks em tempo real. Muito pelo contrário.

A reunião de metas deve ser um momento em que todos ali devem se organizar e se apoiar mutuamente, para que haja confiança para trabalhar os pontos de melhoria. Se não houver uma confiança para que essas conversas possam existir, será necessário trabalhar de uma outra forma, em paralelo, para que líder e liderado possam se ajudar mutuamente.

Leia mais: Como fazer uma reunião produtiva — 7 passos para não desperdiçar o precioso tempo da equipe

Qual é o objetivo de uma reunião de metas?

O principal objetivo de uma reunião de metas é motivar os colaboradores, para que eles sejam mais produtivos ao desempenhar suas tarefas diárias. Além disso, esses encontros são ótimas oportunidades para fortalecer a liderança e desenvolver um relacionamento mais próximo e de cumplicidade entre líderes e liderados.

Outro benefício que vale a pena ressaltar é que, em uma reunião de resultados, várias ideias criativas podem surgir, contribuindo para o alcance de melhores resultados. 

Saiba mais: Reunião de alinhamento de equipe — 7 dicas para colocar todos na mesma página

Como apresentar suas metas com clareza?

Na hora de apresentar suas metas em reunião, atente-se para:

• ser específico e falar com clareza; 
• apresentar estatísticas e dados para comprovar as informações mostradas; 
• deixar os prazos para alcance das metas bem claros; 
• monitorar e se comunicar com as equipes diariamente. 

Seguindo esses passos simples, você garante que seus colaboradores estejam “na mesma página” e, portanto, comprometidos com o crescimento da organização!

Antes de seguir a leitura, dê uma olhada no infográfico abaixo e veja os 5 pontos essenciais para presidir reuniões produtivas: 

Aproveite e aperte o PLAY no vídeo a seguir para conferir dicas de como fazer com que suas reuniões sejam mais produtivas:

Como fazer uma reunião de metas? 8 dicas para não errar 

O passo a passo de como fazer uma reunião de metas é:

• defina exatamente o que será tratado na reunião;
• escolha data, horário e local para o encontro;
• convide apenas as pessoas realmente necessárias; 
• contextualize a reunião; 
• avalie o que deu certo e o que deu errado; 
• abra espaço para debates;
• atente-se ao tempo da reunião;
• crie um plano de ação. 

Agora, veja o que fazer em cada uma dessas etapas para ter um encontro mais produtivo!

1. Elabore a pauta 

O primeiro passo para uma reunião mais produtiva é definir quais metas e indicadores serão debatidos naquela conversa. Isso serve de roteiro para que nem você, nem os demais participantes percam o foco e partam para assuntos irrelevantes durante o encontro. 

Só para exemplificar, a pauta da reunião de performance pode ser comentar sobre os resultados de vendas do trimestre. Ficou claro?

A dica é você deixar claro para todos os envolvidos antes mesmo da reunião acontecer.

Para te ajudar nessa etapa, confira o infográfico sobre metas organizacionais que preparamos exclusivamente para você!

2. Escolha data, horário e local para o encontro

A data, o horário e o local escolhidos podem ser determinantes para o sucesso da sua reunião. Logo, escolha com cuidado o momento mais adequado para esse encontro.

Se for uma reunião presencial, o local deve ter o espaço necessário para acomodar todos, além de equipamentos, como projetores ou monitores, flipcharts e outros. 

Não se esqueça de preparar um lanchinho, se perceber que precisa de muito tempo para falar tudo o que é necessário. Assim, seus colaboradores ficam mais motivados para ouvir o que você tem a dizer.

3. Convide apenas as pessoas realmente necessárias  

Evite convidar muitas pessoas para sua reunião, pois isso pode prejudicar a produtividade.

Mantenha o foco naqueles que realmente precisam estar presentes. E não se esqueça de enviar previamente materiais que auxiliem as pessoas a se prepararem para esse encontro de trabalho.

4. Contextualize a reunião 

Não deixe de oferecer um contexto para as metas que estão sendo discutidas na reunião.

Deixe claro a que período elas se referem, os acontecimentos que levaram aos resultados em questão e a relação entre essas metas e o planejamento estratégico da empresa.

5. Avalie o que deu certo e o que deu errado

Faça uma breve análise sobre as ações que contribuíram para o alcance das metas estabelecidas anteriormente e as estratégias que não saíram conforme o esperado e que, como tal, precisam ser melhoradas.

Dessa maneira, você garante que o encontro de metas seja relevante e promova uma melhora dos resultados da companhia. 

Use a tecnologia para isso: ferramentas para análise de indicadores de desempenho — 7 dicas para monitorar e melhorar os resultados da sua empresa

6. Abra espaço para os debates

Não deixe de abrir espaço para que os participantes da reunião de metas discutam os resultados apresentados.

Esse momento do encontro é importante para que novas ideias e sugestões valiosas possam surgir.

Para analisar resultados, é fundamental criar e acompanhar KPIs. Por isso, baixe nossa planilha gratuita de acompanhamento de metas!

7. Atente-se ao tempo da reunião  

O tempo é um dos recursos mais valiosos de uma organização. Tendo isso em vista, é vital criar maneiras de otimizar a duração da sua reunião de metas.

Por isso, seja breve e objetivo nas suas colocações e exija o mesmo dos demais participantes. Ou seja, vá direto ao ponto e evite enrolar demais em um determinado assunto.

Este post pode ajudar você: saiba como evitar reuniões longas com 3 dicas incríveis

8. Crie um plano de ação

Com tudo o que for exposto na reunião, crie um plano de ação para que as novas metas estabelecidas sejam alcançadas. Isto é, defina quais estratégias serão adotadas e quem serão os responsáveis por cada uma delas.

Não deixe de comunicar esse plano de ação e as novas metas para todos os colaboradores envolvidos, bem como os indicadores de desempenho utilizados para monitorar o progresso em direção a essas metas.

Quer dicas de como criar um plano de ação? Então, confira este vídeo:

Próximos passos

E aí, já se sente preparado para conduzir uma reunião de metas mais produtiva? Para te ajudar nessa jornada, o ideal é contar com um bom software de indicadores. 

Isso porque a ferramenta centraliza a gestão de desempenho, desdobra a estratégia e conecta os projetos ao seu plano de ação. Aliás, com um sistema de gestão empresarial, você consegue até mesmo acompanhar o desempenho corporativo. 

Fora isso, é possível monitorar e centralizar os indicadores estratégicos, táticos e operacionais, facilitando a tomada de decisões e otimizando sua gestão. 

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