Passo a passo para manter o controle e a produtividade na gestão de equipes externas

Não é tarefa fácil fazer a gestão de equipes externas. É preciso ter todo o controle, em tempo real, para saber onde está cada um dos integrantes dos times e ainda ajustar todas as agendas de tarefas e as rotas.

Mas uma rotina de trabalho bem organizada leva a resultados: vale a pena se esforçar! Só que, ao gerenciar tudo isso “de dentro para fora”, surgem diversas dúvidas e dificuldades.

Afinal, como conseguir fazer o gerenciamento de equipes externas mantendo a qualidade do trabalho, se o gestor, geralmente, está dentro da empresa?

Neste post, você vai conhecer as melhores formas de manter o controle das equipes que estão atuando em ambientes externos. Verá os pontos que deve focar para aumentar a produtividade e  como estimular as equipes a desempenharem um bom trabalho.

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Como manter o controle e a produtividade na gestão de equipes externas?

Esse parece ser o grande segredo que empresas que usam equipes externas buscam. Mas como fazer os times serem produtivos e ainda manter o controle sobre o trabalho quando atuam no ambiente externo?

Aqui temos algumas dicas que vão ajudar a facilitar esse trabalho.

1- Mantenha um contato constante para falar diretamente com sua equipe

Muitas pessoas ainda acreditam que o tempo de um gestor deve ser voltado para a parte operacional de um negócio. Mas, na verdade, não. Seu papel mais importante, aquilo que ele precisa cumprir de fato, é fazer seu time trazer o máximo de resultados possíveis.

E isso só vai acontecer mantendo um contato constante para falar diretamente com cada componente da sua equipe.  Nesse sentido, é preciso delegar tarefas, controlá-las, avaliar seu resultado e, em seguida, orientar o colaborador para ajustar os procedimentos, se necessário.

Em suma: o gestor não deve se ocupar das tarefas, mas orientar a todas sobre a melhor forma de executá-las. 

Na prática, é através do diálogo individual que você vai entender quais estão sendo os desafios encontrados pela equipe no dia a dia. Assim, descobrirá que pontos podem ser melhorado no trabalho. E, também, de que forma novas ideias podem impactar positivamente na produtividade das atividades.

É por isso que para fazer uma boa gestão de equipes externas será preciso aproveitar todo o tempo interno para ouvir o que cada membro tem a dizer. Como isso, será possível traçar as melhores estratégias gerenciar seu time.

2- Use a tecnologia para facilitar o trabalho de gestão

Para qualquer nível de gestão de equipes externas, a tecnologia cumpre com um papel crucial para o resultado positivo da operação.

É quase impensável acreditar em um trabalho de times atuando fora da empresa sem contar com um sistema ou software que forneça o máximo de apoio possível.

No mercado, várias empresas estão lançando soluções que realmente prometem entregar aquilo que os negócios mais precisam:

• Localização em tempo real;
• Comunicação integrada via aplicativo;
• Roteirização;
• Área de reembolso de gastos (alimentação e combustível);
• Relatório de atividades,

Entre outros.

Tudo isso já pode ser usado através de plataformas simples e intuitivas, que apoiam não só o trabalho de gestão mas também facilitam toda a camada de comunicação entre os times e a empresa.

São as chamadas empresas SaaS, que fornecem softwares como serviços acessados pela nuvem e pagos mensalmente.

Além de diluir o investimento, são usados remotamente, quando e onde o usuário estiver, muitas vezes até por meio de dispositivos móveis. 

Como estimular a equipe e usar a tecnologia a seu favor?

Como já vimos, a tecnologia por meio dos sistemas de controle é a principal ferramenta que todos os integrantes do time podem utilizar para facilitar seu trabalho e as de atividades externas.

Mas o que ainda acontece em boa parte das empresas é que os colaboradores enxergam esse tipo de solução como um verdadeiro BBB. 

Na prática, não é esse o objetivo do uso da tecnologia para gestão de equipes externas. Sua função é voltada para gerar visibilidade aos responsáveis pelos time. Assim, podem saber se as atividades necessárias estão sendo realizadas no prazo determinado, nos clientes certos e com o nível de qualidae desejado.

Para facilitar o entendimento sobre a importância que a ferramenta pode ter para o dia a dia de trabalho, você precisa ficar atento a alguns pontos que vamos trazer agora.

Ressalte esses pontos e busque engajar seus funcionário no uso da ferramenta online. Para isso, deixe claro que ela ajudará sua equipe a atingir resultados e cumprir suas tarefas com menos esforço.

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3- Tome decisões em equipe sobre as tecnologias utilizadas

Nunca cometa o erro de simplesmente escolher uma tecnologia e tentar implementar de uma hora para outra, sem o conhecimento prévio do seu time.

Esse é um ponto importante para o engajamento do colaboradores no uso da tecnologia escolhida.

Fazer a gestão de equipes externas passa muito por manter um relacionamento mais próximo. É preciso oferecer um alto nível de informações para que todos consigam ter consciência das decisões que são tomadas.

E é por isso que, mesmo que já tenha conversado com várias empresas de tecnologia diferentes, é essencial fazer a tomada de decisão em conjunto.

Isso vai estimular a equipe a usar a ferramenta. Pois todos sentem que fazem parte e ajudaram a construir esse projeto. Isto é: não foi imposto, de baixo para cima, foi um consenso da equipe.

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4- Compartilhe os dados obtidos com a ferramenta

Além de contar com o apoio do seu time para escolher a tecnologia implementada, também é fundamental trabalhar com a divulgação dos dados gerados a partir dela.

Aqui, as palavras-chave são transparência e colaboração no trabalho em equipe!

Assim, você deve mostrar que a partir do que é gerado você pode fazer uma roteirização melhor, por exemplo.

E, com as informações disponibilizadas, também vai entender as prioridades e otimizar os processos que são realizados durante o dia a dia.

É preciso que percebam que a tecnologia não é usada para vigilância. Mas para a melhoria contínua dos processos e melhor tomada de decisão, a equipe vai adotar a ferramenta.

Mas, para que isso aconteça, forneça os dados para eles. Já ouviu falar em gestão à vista? Então, conheça essa estratégia de gestão e aplique com suas equipes externas.

Dessa forma, vai ficar muito mais fácil contar com a ajuda de todos para melhorar o desempenho no trabalho.

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O STRATWs ONE é um software de acompanhamento de performance corporativa. Dentre suas diversas funcionalidades, está a possibilidade de implantar a gestão à vista e também a meritocracia. Para isso, são usados indicadores de desempenho.