Comunicação empresarial: como melhorar a relação com os colaboradores

A comunicação empresarial é indispensável para o bom funcionamento de uma empresa. Afinal, é ela garante o alinhamento entre os colaboradores e os gestores, permitindo que eles conheçam os objetivos estratégicos do negócio e as dificuldades operacionais do dia a dia.

Além disso, ela é responsável por garantir que os colaboradores trabalhem engajados, integrados e alinhados aos objetivos da empresa. 

A comunicação corporativa favorece a sensação de pertencimento, impactando positivamente no desempenho e na produtividade das equipes.

Afinal, é por meio da comunicação interna que é criado um ambiente favorável à troca de ideias e sugestões.

Se quiser saber mais sobre a comunicação empresarial, continue a leitura deste conteúdo e confira!

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O que é a comunicação empresarial?

A comunicação empresarial refere-se ao conjunto de atividades, estratégias e técnicas que uma organização utiliza para se comunicar de forma eficaz com seus diversos públicos, seja internamente (com seus colaboradores) ou externamente (com clientes, fornecedores, acionistas, comunidade, entre outros).

Ela é fundamental para estabelecer e manter uma imagem positiva da empresa, promover seus valores, missão e visão, e garantir que todas as partes interessadas estejam alinhadas e informadas.

Alguns aspectos-chave da comunicação empresarial incluem:

• Clareza: a mensagem deve ser clara e compreensível para evitar mal-entendidos.
• Consistência: as mensagens, independentemente do canal ou público, devem ser consistentes para reforçar a identidade e os valores da empresa.
• Feedback: estabelecer canais de feedback para entender como as mensagens são recebidas e fazer ajustes conforme necessário.
• Adaptação: a comunicação deve ser adaptada ao público-alvo, considerando suas necessidades, preferências e nível de compreensão.
• Atualização: em um mundo em constante mudança, é essencial manter a comunicação atualizada e relevante.
• Ética: a comunicação empresarial deve ser conduzida com integridade, honestidade e transparência.

Tipos da comunicação corporativa

Existem diversas maneiras para uma empresa se comunicar com o público interno e externo.

É importante envolver as diferentes formas de comunicação empresarial, a fim de atingir um número grande e variado de pessoas.

Veja quais são os principais tipos de comunicação interna (e externa) que uma organização pode adotar:

• comunicação interna: disponibilização e disseminação de informações para todo o público interno da empresa, ou seja, os colaboradores;
• comunicação vertical: comunicação que conecta profissionais de cargos mais altos da empresa aos cargos mais operacionais;
• comunicação horizontal: é feita entre pares, isto é, pessoas com posições semelhantes na empresa;
• comunicação diagonal: tipo de comunicação que envolve todos os profissionais da empresa, desde os cargos mais altos até os mais baixos;
• comunicação circular: acontece quando todos os colaboradores se conhecem e as informações circulam mais facilmente, o que é comum em empresas menores;
• comunicação externa: comunicação feita para o público alvo, como os investidores. Geralmente, os times de marketing e relações públicas são responsáveis por essa parte.

Veja dicas para melhorar a comunicação da sua empresa:

Vantagens em ter uma comunicação empresarial integrada

A comunicação empresarial integrada refere-se à coordenação e unificação de todas as formas de comunicação dentro de uma organização para garantir consistência, clareza e eficácia na transmissão de mensagens. Ao adotar uma abordagem integrada, as empresas podem colher vários benefícios:

1. Mensagem consistente: uma das principais vantagens da comunicação integrada é a consistência da mensagem. Independentemente do canal ou meio utilizado, a mensagem permanece uniforme, reforçando a identidade e os valores da marca.
2. Fortalecimento da imagem da marca: a consistência na comunicação ajuda a construir e fortalecer a imagem da marca no mercado. Isso pode levar a uma maior lealdade do cliente e reconhecimento da marca.
3. Maior eficiência e economia: ao integrar esforços de comunicação, as empresas podem evitar redundâncias e aproveitar sinergias, otimizando recursos e reduzindo custos.
4. Melhor alinhamento interno: a comunicação integrada garante que todos os departamentos e equipes estejam alinhados e trabalhando em direção aos mesmos objetivos. Isso promove a colaboração e a coesão interna.
5. Maior impacto no público-alvo: mensagens consistentes e repetidas em diferentes canais têm maior probabilidade de serem lembradas e reconhecidas pelo público, aumentando o impacto da comunicação.
6. Redução de conflitos e mal-entendidos: a comunicação integrada minimiza as chances de mensagens contraditórias ou confusas, reduzindo potenciais conflitos ou mal-entendidos com o público interno e externo.

6 dicas para gerir a comunicação empresarial

Para te ajudar a melhorar os processos comunicacionais da sua empresa, separamos aqui 6 dicas de gestão da comunicação.

1 – Entenda cada um dos públicos

Para se comunicar, é essencial considerar quem vai receber a mensagem. Afinal, você sabe com quem está falando? Como já mencionamos, uma empresa geralmente lida com dois tipos de comunicação e seus respectivos públicos: interno e externo.

Enquanto o público interno é composto por colaboradores, sócios, fornecedores e prestadores de serviços, o público externo são os clientes, leads, prospects, a comunidade no entorno etc. 

Quando você tem seus públicos bem definidos, fica mais fácil direcionar a mensagem certa, no momento ideal e para a pessoa correta, por meio de estratégias de comunicação empresarial que façam sentido para cada stakeholder.

Por isso, é importante que você saiba como cada público se organiza, a linguagem ideal, a melhor forma e o momento adequado para fazer a abordagem e garantir uma boa comunicação.

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2 – Centralize o fluxo de comunicação

Outro ponto muito importante a ser levado em consideração na gestão da comunicação é que um fluxo de comunicação disperso tende a causar ruídos e informações desencontradas.

Quando o seu time de marketing envia um e-mail, por exemplo, e o colaborador responde com uma mensagem pelo WhatsApp ou outras redes sociais, é possível que essa resposta se perca no grande volume de mensagens recebidas neste aplicativo.

Com isso, você acaba não lendo o que o colaborador disse sobre o referido e-mail.

Muitas crises são causadas quando o fluxo de comunicação não é direcionado corretamente para os melhores canais de comunicação. 

Portanto, para evitar problemas no envio e recebimento de mensagens, vale a pena investir em softwares que centralizem a comunicabilidade, como o Slack ou Discord.

Saiba mais: Ferramentas de comunicação empresarial que estão revolucionando a maneira de trabalhar

3 – Aja com transparência

Ser transparente é uma das dicas mais importantes para a comunicação empresarial.

Por isso, na medida do possível, mostre para os colaboradores todas as informações que sejam do interesse deles e o que acontece na empresa, como resultados, indicadores, metas alcançadas etc. Adicionalmente, deixe clara a importância do trabalho de cada um no alcance dos objetivos da empresa.

Isso fará com que os colaboradores confiem mais na gestão e se sintam motivados a dar o seu melhor. Afinal, eles entendem como seu trabalho impacta na performance da organização.

4 – Não subestime os feedbacks

Uma boa gestão da comunicação empresarial não pode deixar de lado uma das ferramentas mais valiosas dentro das organizações: o feedback.

Em uma boa conversa, é possível expor para o colaborador seus pontos fortes e os aspectos em que ele precisa melhorar. 

Assim, se o colaborador estiver desmotivado, por exemplo, mostre todas as metas que ele conseguiu alcançar até agora e reforce o fato de que ele tem o potencial necessário para fazer melhor.

Dessa forma, ele vai se sentir mais engajado a executar suas tarefas da melhor maneira possível, além de poder contribuir para os resultados da empresa.

Outra dica importante é realizar os feedbacks periodicamente, sem grandes espaços de tempo. É por conta desse cenário que muitas organizações têm implementado a cultura do feedback.

Tem dúvidas de como fazer um bom feedback? Então, acompanhe este vídeo do nosso canal no YouTube:

5 – Procure a linguagem ideal

A comunicação empresarial está associada com as relações interpessoais que são construídas dentro da empresa. Quando são baseadas na formalidade excessiva, o convívio fica engessado e difícil de levar no dia a dia, o que prejudica o clima organizacional.

Portanto, procure a linguagem ideal para se comunicar com a sua equipe, o que ajuda a reduzir toda a tensão proveniente das obrigações diárias e deixar os funcionários mais motivados e felizes.

Confraternizações, festinhas para aniversariantes do mês, lanches coletivos, reuniões ao ar livre e encontros virtuais, por exemplo, contribuem para construir uma atmosfera mais leve no ambiente de trabalho.

6 – Use as ferramentas adequadas

Utilizar ferramentas adequadas faz toda a diferença no processo de comunicação empresarial. Cada público, externo ou interno, e cada “subgrupo” (setores, departamentos, tipo de cliente etc.) possui especificidades que devem ser consideradas no momento de se comunicar.

Murais, jornais internos, TV corporativa, newsletter e intranet são exemplos de ferramentas muito eficazes para se comunicar com o público interno.

Já com o público externo, você pode utilizar as mídias tradicionais, como rádio, TV e jornais, ou recorrer às estratégias de marketing digital.

A escolha das ferramentas vai depender do orçamento disponível e dos objetivos que você deseja alcançar por meio da comunicação.

Quais são os maiores desafios da comunicação empresarial e como superá-los?

Para garantir que as mensagens não sejam perdidas ou ignoradas, é essencial priorizar e segmentar a comunicação, usando análises para entender quais canais são mais eficazes para diferentes públicos.

Além disso, com a diversidade de canais de comunicação disponíveis, desde e-mails até redes sociais, é crucial identificar os canais mais relevantes para o público-alvo e manter uma mensagem consistente em todos eles. Para empresas globais, a diversidade cultural e geográfica apresenta o desafio adicional de comunicar-se efetivamente com públicos de diferentes culturas e regiões.

Uma solução é investir em treinamento intercultural e considerar a contratação de especialistas locais.

Além disso, as mudanças rápidas no ambiente de negócios exigem que as empresas se adaptem rapidamente a novas tendências, tecnologias e regulamentações. Para isso, é fundamental estabelecer canais de comunicação ágeis e promover uma cultura de adaptabilidade.

Por fim, o feedback e o engajamento são vitais para a comunicação bidirecional. Estabelecer canais de feedback e promover fóruns de discussão pode incentivar a participação ativa. Além disso, garantir que a equipe tenha as habilidades necessárias para comunicar eficazmente é crucial, o que pode ser alcançado através de treinamento regular.

Próximos passos para otimizar a comunicação organizacional

Tão importante quanto saber o que dizer, é conhecer a melhor forma de se comunicar, lembrando que a comunicação empresarial contribui para a imagem da corporação, além de melhorar a relação entre gestores e colaboradores. 

E como fazer isso? Usando a tecnologia ao seu favor! Um bom sistema de gestão empresarial pode agilizar o monitoramento de indicadores estratégicos, táticos e operacionais, além de mantê-los centralizados em um só local. 

Ter acesso a essas trocas de informações pode contribuir para tomadas de decisões mais certeiras.

Em paralelo, um sistema de comunicação interna permite acesso a relatórios personalizados, tornando as reuniões e feedbacks mais produtivos. 

Se você quer investir na comunicação empresarial do seu negócio e ter estes benefícios ao seu alcance, conheça o STRATWs One. 

Trata-se de um software de gestão da performance corporativa que torna a comunicação na empresa mais ágil e transparente. Com ele, a execução do dia a dia e a estratégia da empresa ficam mais próximas e claras para os colaboradores.

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