Assim como o corpo humano, uma empresa é formada por subdivisões, com funções diferentes, mas que precisam estar interligadas para garantir um bom funcionamento.
Seja possuindo vários departamentos, ou sendo de menor porte e mais integrada, uma organização conta com certo número de funcionários.
Eles, por sua vez, precisam se comunicar de maneira eficiente.
Imagine só: como a equipe de marketing irá definir suas estratégias sem saber dos resultados obtidos pelo setor de vendas?
Ou como os recursos humanos irão auxiliar na gestão de pessoas sem saber da produtividade de cada funcionário?
A verdade é que é quase impossível enumerar todas as atividades e processos de uma empresa que demandam uma boa comunicação interna.
E, justamente para auxiliar nessas necessidades, que existem ferramentas de comunicação empresarial capazes de facilitar o cotidiano de seus negócios.
E elas podem ser decisivas na melhora da produtividade da organização!
Se, há algumas décadas, as cartas eram a principal forma de se comunicar entre grandes distâncias, hoje, essas mesmas distâncias praticamente nem existem.
Com a globalização e a revolução tecnológicas, praticamente tudo pode ser feito no mundo digital!
Você pode contar com computadores, internet, smartphones, softwares e até redes sociais:a comunicação parece infinitamente mais fácil.
Entretanto, ainda é muito comum nas mais variadas empresas observarmos problemas substanciais de produtividade dos funcionários causados por falhas de comunicação.
Afinal, é grande o fluxo de informações correndo entre os diversos setores de uma empresa, ou, até mesmo, entre membros de uma mesma equipe.
E nem precisa ser um negócio de grande porte para se deparar com esses desafios.
Nesse contexto, como tornar sua comunicação mais eficiente, rápida e diminuir possíveis erros de dados ou demora de atualização?
A resposta é: use a tecnologia a seu favor!
O segredo está em saber escolher as ferramentas de comunicação empresarial mais adequadas para seus negócios.
Com as inovações tecnológicas cada vez mais aceleradas, o que não faltam são opções capazes de auxiliar os processos de uma empresa.
Chega a se complicado saber qual alternativa escolher diante de uma gama tão grande de opções.
Pensando nisso, elegemos uma lista com as ferramentas de comunicação empresarial que vão merecer sua atenção.
Caso seu objetivo seja melhorar a forma de sua equipe se comunicar e aumentar a produtividade de seus negócios, confira:
Criar arquivos com dados relevantes, mas não conseguir compartilhar essas informações de maneira prática e ágil, pode ser muito prejudicial.
Imagine como a produtividade pode ser afetada caso um funcionário de vendas tiver que atualizar planilhas no Excel, para, somente depois, enviá-las via e-mail para o restante da equipe.
Ou, como essas informações irão demorar para chegar a colaboradores do departamento de marketing que precisassem de dados atualizados – e sem erros – para desenvolver a estratégia de lançamento de um novo produto no mercado?
Se sua empresa ainda não implantou drives compartilhados, você pode estar perdendo tempo e comprometendo a exatidão dos dados registrados e sua segurança.
Com essas ferramentas de comunicação empresarial, sua organização poderá compartilhar arquivos (planilhas, imagens, documentos, etc.) de maneira rápida, além de poderem ser acessados e editados em tempo real pelos colaboradores.
E por estarem baseados na nuvem, há a garantia de que esses dados não serão perdidos e podem ser acessados de qualquer lugar.
Veja algumas opções de softwares de drives compartilhados que podem te auxiliar são:
Google Drive, DropBox, OneDrive e Box.
Às vezes, algumas atividades demandam uma comunicação “ao vivo”, seja por voz (como em telefonemas) ou “cara a cara” com quem se conversa.
Mas esse contato mais direto parece difícil, seja pelas pessoas estarem em diferentes localidades, ou pelos altos custos de chamadas telefônicas – principalmente as de longa distância.
Atualmente, com a transformação digital, essas barreiras já não existem mais.
Negociações, reuniões, entrevistas iniciais com candidatos, conversar com clientes, fornecedores e diversas outras formas de se comunicar estão muito mais fáceis de se colocar em prática.
A comunicação (entre colaboradores ou com pessoas externas à empresa) à distância é possível graças a softwares bastante conhecidos – tanto dentro como fora do ambiente corporativo.
Para isso, você pode optar por ferramentas que estão disponíveis para computadores, smartphones e tablets, como: Skype, Hangouts e Viber.
Os dois primeiros são os mais conhecidos, oferecendo funções de comunicação gratuita por vídeo, áudio e textos com os seus contatos.
Já o Viber possui um público muito restrito no Brasil, só funcionando entre seus usuários, mas não deixa de ser uma opção útil.
Se os e-mails foram vistos uma grande revolução há alguns anos, especialistas afirmam que esse instrumento está com os dias contados.
Pelo menos, no que diz respeito às ferramentas de comunicação empresarial interna, realmente parece que essa opção está ficando cada vez mais ultrapassada.
Se, no dia a dia das pessoas, as redes sociais já tomam conta das formas de interação entre elas, engana-se quem imagina que as empresas ficariam de fora dessa mudança.
Os avanços da tecnologia não tardaram em inovar as ferramentas que melhoram a comunicação interna de uma empresa e criaram plataformas especificamente para essa finalidade.
Ou seja, hoje, existem espécies de mídias sociais com funcionalidades voltadas para o ambiente empresarial.
Por isso, podemos afirmar que, atualmente, trocar mensagens via e-mail entre colaboradores de uma mesma empresa ficou no passado.
Mas, quais são as opções que você pode implantar?
O pioneiro desses softwares é o Slack.
Inspirado em mecanismos de mensagens de texto e vídeo, ele permite compartilhar arquivos, uma função parecida com a dos chats.
Para usá-lo, você pode fazer o download do aplicativo ou ainda utilizar a interface web. A versão mais usada é a gratuita, mesmo pelas empresas.
Com essa ferramenta, é possível criar grupos personalizados, usar avisos automáticos, filtros e muitas outras funcionalidades.
Com recursos e até uma interface bastante parecida com o Slack, o HipChat também oferece a opção de chats, com envio de mensagens diretas aos usuários, além de conferências de voz e áudio.
É um clone de seu predecessor.
Um aplicativo do pacote Office que permite criar uma verdadeira rede social em sua empresa.
É possível criar perfis com descrições e fotos para cada colaborador, bem como compartilhar anexos e arquivos e criar grupos para setores, equipes e projetos.
Se a rede social atual mais popular do mundo desenvolve uma opção para as empresas, ela merece sua atenção.
Com um perfil separado do Facebook, os usuários do Workplace possuem seu próprio feed de notícias, além de contar com opções de chamadas de áudio e de vídeo e outras funções.
Agora que você já conhece algumas das principais ferramentas de comunicação empresarial, você pode se perguntar: qual delas devo escolher?
Como as opções para funções similares são variadas, você pode realmente ficar confuso. Mas, o que deve fazer, primeiramente, é conhecer seu negócio, estudar o tamanho de sua equipe e a intensidade dos fluxos de comunicação.
Grande parte das opções que apresentamos acima é gratuita, mas, dependendo das necessidades de sua empresa as ferramentas oferecem alternativas pagas.
Estude o quanto está disposto a gastar e quais são as demandas de sua organização.
Mas, uma coisa é certa: adotar um ou até combinar esses softwares será imprescindível para otimizar a comunicação de sua empresa.
E, sem uma comunicação interna efetiva, será muito difícil para qualquer negócio alcançar os resultados esperados.
A Siteware desenvolveu o STRATWs ONE uma ferramenta de gestão de performance corporativa bastante completa e fácil de usar, que promove o alinhamento dos colaboradores rumo aos objetivos e a gestão por resultados.
Assim como os softwares de comunicação citados, ele aumenta a produtividade de seus funcionários.
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