Exemplo de relatório de reunião: o que é, por que fazer e 10 dicas de como elaborar as atas da sua empresa
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(Clique no play para ouvir a narração do nosso artigo sobre Exemplo de Relatório de Reunião. Nos conte suas impressões nos comentários!)
Reunião é uma verdadeira mania corporativa, qual a empresa que noa realiza centenas delas, todos os anos?
Mas na sua empresa existe o costume de fazer a ata de todas as reuniões?
Trata-se de um tipo de relatório em que ficam registrados todos os temas discutidos e as informações apresentadas pelos participantes. O objetivo é oficializar a reunião e garantir que todos os presentes tenham ciência de tudo o que foi tratado no encontro.
Além disso, a ata é também uma forma de resguardar a empresa sobre possíveis contestações dos acordos firmados durante negociações feitas na reunião.
Neste artigo, você vai entender o que é um relatório de reunião e por que esse documento é importante. E mais: continue a leitura pra conferir também 10 dicas de como fazer as atas de reunião da sua empresa:
- Insira data, horário e local da reunião;
- Faça uma lista com o nome de todos os participantes da reunião;
- Descreva a pauta central da reunião;
- Aponte as decisões que foram tomadas;
- Descreva as tarefas que serão executadas e seus respectivos responsáveis;
- Não rasure o documento;
- Seja objetivo na escrita;
- Não emita sua opinião pessoal no documento;
- Evite erros gramaticais e de ortografia;
- Não se esqueça de colher a assinatura de todos os participante.
Fazer bons relatórios de reuniões é essencial, e ter um software para registrar tudo isso é tão importante quanto. Confira como um software de Gestão de Reuniões pode contribuir para sua rotina →
O que é um relatório de reunião?
O relatório de reunião, ou ata, é um documento redigido no intuito de registrar todos os assuntos que foram abordados durante o encontro, bem como as decisões que foram tomadas em relação a temas específicos.
A ata busca resumir de maneira bem objetiva o conteúdo das reuniões, relatando as colocações de cada um dos participantes e os acordos que foram firmados.
3 exemplos de relatório de reunião
Selecionamos 3 exemplos de relatórios de reunião, basta clicar nos links abaixo para visualizá-los. Dê uma olhada neles e se inspire para criar seus próprios relatórios de reunião:
- Relatório de Reunião Ministerial sobre VIH;
- Relatório de Reunião da Organização Internacional do Café;
- Relatório de Reunião da ABRAGE
Veja também: Aprenda a fazer uma reunião 1:1 e seja o mentor dos seus colaboradores
Por que fazer relatório de reunião?
O relatório de reunião é importante para assegurar que todos os envolvidos tenham ciência a respeito dos temas que foram discutidos e dos compromissos acordados durante o encontro.
Além de promover o alinhamento entre os participantes da reunião, esse tipo de relatório é muito útil para consultas posteriores a fim de esclarecer dúvidas e confrontar possíveis contestações.
Suas reuniões atingem os objetivos desejados? Veja 5 dicas de como fazer reuniões mais efetivas assistindo a este vídeo de nosso canal no Youtube:
Leia mais: Aprenda a fazer uma reunião de planejamento estratégico produtiva e eficiente
Exemplo de relatório de reunião: 10 dicas de como fazer
Para que você possa elaborar um bom relatório de reunião, é preciso seguir algumas recomendações consideradas essenciais.
Confira 10 dicas para exemplo de relatório de reunião que você não pode deixar de colocar em prática nos próximos encontros.
1 – Insira data, horário e local da reunião
Um bom relatório de reunião deve constar a data, o horário e o local em que o encontro foi realizado. Dessa forma, facilitam-se futuras consultas a esse documento.
2 – Faça uma lista com o nome de todos os participantes da reunião
Também é importante que você liste o nome de todas as pessoas que participaram da reunião e os cargos que elas ocupam da empresa. Procure fazer isso em ordem alfabética para agilizar as consultas posteriores.
3 – Descreva a pauta central da reunião
O relatório deve apresentar qual foi a pauta central discutida na reunião. Ou seja, o propósito pelo qual os participantes se reuniram.
4 – Aponte as decisões que foram tomadas
A ata da reunião deve apontar todas as decisões que foram tomadas e os acordos firmados, bem como as ideias que foram abandonadas durante as discussões.
5 – Descreva as tarefas que serão executadas e seus respectivos responsáveis
O relatório também precisa descrever quais tarefas deverão ser realizadas e por quem, além dos resultados que se espera alcançar e dos prazos definidos para o cumprimento.
6 – Não rasure o documento
O relatório de reunião não pode ter rasuras. Caso você erre alguma informação, você pode substituir empregar o “digo” para retificar o que foi dito. Ou então, no final do documento, insira “Em tempo:” e corrija o que for necessário.
7 – Seja objetivo na escrita
A ata deve ir direto ao ponto e se ater a aspectos objetivos da reunião. Não se prenda a detalhes irrelevantes.
8 – Não emita sua opinião pessoal no documento
O relatório de reuniões não deve conter opiniões pessoais de quem o redige.
Interrompa quando necessário: quem está com a tarefa de lavrar a ata, pode, a qualquer momento, interromper ou perguntar novamente, caso haja alguma dúvida.
9 – Evite erros gramaticais e de ortografia
Cuidado para não escrever palavras com grafia errada ou com desvios gramaticais.
10 – Não se esqueça de colher a assinatura de todos os participantes
Ao terminar de redigir o relatório, todos os participantes precisam assinar o documento.
Existem outros tipos de reuniões além das tradicionais. O 1:1 (one-on-one) é um tipo de reunião do colaborador com seu líder direto. Saiba mais:
Leia também: Reunião de metas: 8 passos para discutir resultados e alinhar expectativas
Bom, o que achou das nossas dicas de exemplo de relatório de reunião? Implemente essas recomendações aos redigir as atas das próximas reuniões e registre tudo o que foi definido.
O STRATWs One é um software de gestão de desempenho empresarial que, entre diversas outras funcionalidades, conta com um módulo de gestão de reuniões completo, onde você pode:
- Fazer o agendamento;
- Definir a pauta;
- Convidar os participantes;
- Registar a ata da reunião;
- Atribuir tarefas após a reunião;
- Acompanhar o andamento dessas tarefas.
Veja mais sobre ele neste vídeo:
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