Como escrever uma boa resposta automática de e-mail para quando você estiver fora?

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Todos precisamos de um tempo para desligar e recarregar as energias, não é mesmo? Desconectar das redes sociais e dos e-mails nos deixam significativamente menos estressados e mais produtivos. Porém, às vezes, acabamos nos esquecendo de colocar uma boa resposta automática temporária de aviso.

Parece algo pequeno, mas não é! Essa mensagem estabelece limites entre nossos amigos, clientes e nosso tempo livre. É comum pensarmos que estamos perdendo grandes negócios ou nos isolando do mundo, mas só assim conseguimos descansar, de fato. 

E, se você pensa que mostrar sua indisponibilidade pode influenciar negativamente sua imagem ou sucesso, sente na cadeira antes de ler isto: as mensagens automáticas podem ser uma ferramenta incrível para impulsionar seu sucesso. 

Usar esses autoresponders, seja durante as férias, durante uma conferência ou um momento pessoal, pode criar uma conexão social com os destinatários, incluindo colegas, clientes e fornecedores. 

Saiba como evitar o estresse antes, durante e depois das suas férias clicando aqui!

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Como uma resposta automática de e-mail aumenta seu sucesso?

Compartilhar uma informação sobre sua vida pessoal ou sobre seu produto/serviço, por menor que seja, aprofunda as relações comerciais ou a ligação que um cliente sente pela sua empresa. 

A conexão social, que acrescenta significado e profundidade aos nossos relacionamentos, é o maior preditor de níveis de felicidade a longo prazo e pode ser um fator importante que contribui para o nosso desempenho no trabalho.

Quando as pessoas se sentem positivamente ligadas a nós, elas são mais propensas a querer fazer negócios conosco, e estarão mais propensas a querer encontrar soluções para problemas juntos. A conexão vem de sentir que você realmente conhece alguém. E a melhor maneira de fazer isso é deixar que as pessoas te conheçam.

Porém, a maioria das pessoas opta por uma mensagem genérica, que alerta o remetente que você estará fora da empresa até determinada data. Essas respostas automáticas correspondem a, aproximadamente, 98% das mensagens automáticas.

Se esse caminho não parece o melhor para você, talvez exista algo que podemos aprender com os 2% restantes. Às vezes, basta adicionar uma linha extra à mensagem padrão para deixá-la mais adequada e propensa a bons negócios!

Veja alguns exemplos de como incrementar sua resposta automática de e-mail

1. Exemplos mensagem de ausência temporária férias

Compartilhar uma informação significativa pode te render uma conversa na próxima vez que você for falar com determinada pessoa.

Por exemplo,  responda a estas perguntas quando escrever um aviso de ausência temporária por e-mail:

• Por que você está tirando uns dias do escritório?
• O que você está aprendendo em uma conferência que pode te ajudar a atender melhor seus clientes?
• Onde você está indo de férias e o que você quer fazer quando chegar lá? 

Aqui estão dois exemplos de e-mails de aviso de ausência temporária que realmente transmitem o significado de estar ausente:

• Exemplo 1: Olá, tudo bem? Estou comemorando 5 anos de casamento e aproveitando as férias de verão com nossos filhos de 4 anos e 6 meses. Em homenagem a um feriado tão importante, não verificarei meu e-mail até [data]. Se você precisar urgentemente de algo, entre em contato com minha assistente Maria em [e-mail].

• Exemplo 2: Oi, tudo bem? Estou participando de uma conferência com os gestores de contas de saúde em São Paulo esta semana com o objetivo de trazer ferramentas que tornem os negócios ainda melhores para os meus clientes. Terei acesso limitado ao e-mail durante esse período. Portanto, se você precisar de assistência imediata antes de segunda-feira, entre em contato com [colega].

Esses tipos de resposta automática são ótimos para começar uma conversa. Já que, quando você voltar, as pessoas do seu trabalho provavelmente irão perguntar sobre suas férias ou sua conferência. Dessa forma, você estará humanizando suas relações. Você deixa de ser apenas um colega de trabalho para ser visto como uma pessoa.

Mas existem outras formas de criar uma mensagem de ausência temporária férias interessantes

2. A dica agora, e oferecer algum recurso.

Assim, compartilhe alguma mensagem que dialogue com seu público. Nesta situação, considere enviá-la para as pessoas que mais te enviam e-mails. 

• Exemplo 3: Oi! Espero que você esteja tendo um ótimo fim de ano. É hora das minhas férias anuais! Estou ansioso para responder ao seu e-mail quando eu retornar em [data].

Entretanto, para os nossos clientes, gostaria de compartilhar este artigo com alguns truques que podem te ajudar a obter melhores resultados com nosso sistema de CRM.

Usar um desses hacks pode economizar horas do seu tempo!

E se você precisar de assistência imediata…

• Exemplo 4: Olá! Nosso estudo mais recente descobriu que as férias são boas para o cérebro e podem aumentar o desempenho no trabalho. Isso exige mais pesquisas! Portanto, estarei fora do escritório com acesso limitado ao e-mail até [data]. Se você precisar de assistência imediata, entre em contato com [pessoa responsável].

Aproveite suas férias!

[Sua assinatura]

3. Outra dica: Personalize sua mensagem de resposta automática de e-mail licença maternidade!

Algumas plataformas de e-mail permitem que o remetente escreva uma mensagem personalizada para pessoas do escritório e outra para pessoas de fora.

O Gmail permite que você envie uma resposta automática apenas para quem está salvo em seus contatos, o que te dá mais flexibilidade.

Por exemplo, se você quiser compartilhar mais informações pessoais com seus colegas e menos com seus remetentes externos, você pode configurar dessa forma:

• Exemplo 5: Acabei de ter meu segundo filho! Por isso, estarei de licença maternidade até [data]. Por favor, entre em contato com [colega] se precisar de mais ajuda na minha ausência. Estou ansiosa para ligar quando eu voltar.

• Exemplo 6: Nossa pequena deu as caras no último dia [data], e João e eu não poderíamos estar mais felizes! Eu estarei de licença maternidade até [data]. Na minha ausência, entre em contato com a [colega] para quaisquer necessidades de marketing e [colega] para solicitações relacionadas a relações públicas. E por favor, aproveite a foto da pequena Mariana com seu irmão Pedro abaixo. Estou ansiosa para comemorar com todos vocês quando eu voltar!

É importante lembrar que, por serem mensagens que contêm maior conteúdo pessoal, você precisa experimentar qual funcionará melhor para você.

Isso depende do seu tipo profissional, dos seus clientes e da sua empresa. Mas, tenha certeza de que, ao trocar a resposta automática por uma personalizada, você terá ótimas conversas com contatos e clientes.

Além disso, você conseguirá aproveitar seu tempo fora do escritório com menos peso na consciência de não estar atendendo seus clientes. Portanto, aproveite seu tempo livre e se conecte mais profundamente com as pessoas ao voltar!

4. Última dica: resposta automática de e-mail desligamento de empresa!

Essa pode ser tanto uma notícia boa como uma notícia ruim.Afinal, você pode estar se desligando da empresa porque abriu o negócio próprio dos seus sonhos, ou conseguiu um cargo que almejava em outra empresa, ou ainda porque resolveu mudra de país e marra fora um tempo!

Assim, tente dar um tom positivo a esse momento de mudança, mesmo que esteja saindo devido a um corte de colaboradores.

Mas não  vale mentir!

Você pode fazer algo assim:

• Exemplo 7: A vida é composta de ciclos e sempre que um deles se encerra, outro se inicia. Se você está me procurando para ajudar você sobre assuntos relativos a [empresa onde trabalhava], saiba que meu ciclo por qui terminou. Aprendi muito e me desenvolvi bastante, mas é hora de iniciar uma nova jornada. Se precisar de ajuda, fale com o [nome de um colega],  neste e-mail. Se for uma assunto pessoal, pode me encontrar aqui [endereço de seu e-mail pessoal].

Pronto, assim você passa a mensagem e ainda deixa um clima positivo no ar!

Texto adaptado daqui

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Luiza AndradeJornalista por formação, Analista de Marketing e produtora de conteúdo da Siteware. Fotógrafa nas horas vagas e completamente viciada em música e internet!