O que é e como fazer um plano de ação 5W2H?

(Clique no player para ouvir a narração do nosso post sobre como fazer um plano de ação 5W2H! Deixe nos comentários o que achou.)

Já viu uma equipe se reunir para pôr um projeto em ação, tentar colocar as ideias no papel, mas nenhuma delas ir adiante? Se você já viu isso, sabe que isso faz parte do clube dos procrastinadores.

E se você precisar quebrar este ciclo, está na hora de saber como fazer um plano de ação 5W2H. Mas o que é 5W2H?

A sigla vem do inglês e cada letra corresponde às iniciais de 7 perguntas feitas nesse idioma. No caso, são cinco perguntas que começam com a letra W e mais duas perguntas que começam com a letra H, como veremos a seguir.

A ferramenta 5W2H é um método de trabalho correspondente às perguntas que são direcionadas para que todas as informações de um projeto sejam definidas claramente e ele não pare no meio do caminho.

Ou seja, ainda na etapa de planejamento, cria-se um passo a passo que vai ajudar a direcionar um plano de ação que seja eficaz. Além disso, todos os envolvidos ficam cientes de quais são os seus afazeres na gestão dos projetos e isso facilita a tomada de decisão com cada responsável.

O raciocínio é que ao definir seu plano de ações, uma equipe responda às 7 perguntas. Dessa forma, neste artigo, veremos como fazer um plano de ação 5W2H de maneira estratégica e fácil que pode te ajudar.

Continue a leitura e aproveite!

Aprender como fazer um plano de ação 5W2H (e o significado das letras):

A metodologia 5W2H é um conjunto de duas metodologias diferentes. A do 5 porquês com a do 2 H’s. Dessa forma, ela é uma ferramenta mais completa e que se mostra necessária para a elaboração de planos de ação dentro das organizações.

Na prática, a metodologia exige que a pessoa responda a estas perguntas:

• What? O quê?
• Why? Por quê?
• Who? Quem?
• Where? Onde?
• When? Quando?
• How? Como?
• How much? Quanto custa?

Na rotina de uma empresa, na prática, cada equipe vai precisar definir as respostas dessas perguntas aos seus membros, ou seja:

Quem fará o que, por que fará, quem exatamente vai cumprir cada tarefa, em qual lugar, quando (estabelecer um prazo), como fará tal tarefa e, se for o caso, quanto isso vai custar à empresa.

Portanto, saber como fazer um plano de ação 5W2H é responsabilidade estrita do gestor junto de sua equipe. Ele deverá definir um cronograma (junto com os responsáveis, para garantir que a visão está atingível) com os porquês e para que de cada etapa e tarefa a ser desenvolvida pelas pessoas.

Além disso, irá direcionar essas tarefas a um colaborador e poderá acompanhar através do “como” a maneira que o trabalho deve ser feito.

Seguindo essa lógica, todos os responsáveis conseguem compreender o que precisa ser feito, como será realizado e o porquê, destacando a importância dessa tarefa. Essa visão simples, mas muito importante, ajuda a construir uma cultura muito mais engajada. Afinal, cada colaborador consegue ter a visão sobre a importância das tarefas dele para a organização.

Importância da planilha 5W2H

Como fazer um plano de ação 5W2H dar resultado? Bem, isso passa pelo alinhamento das informações entre os membros da equipe.

Se, como dizem, tempo é dinheiro e antes as equipes se perdiam em seus projetos, sem direcionamentos claros, vivenciando a ociosidade e a falta de produtividade, ao saber como fazer um plano de ação 5W2H, a empresa se beneficiará com a agilidade e prazos cumpridos.

Afinal, por meio de uma reunião de brainstorming, por exemplo, todos os envolvidos conseguem estar presentes no preenchimento da ferramenta 5W2H e dessa forma estão alinhados quanto às necessidades, definições e importância das suas respectivas tarefas.

Além disso, utilizando o 5W2H em uma planilha, fica fácil entender que não há necessidade de treinamento sofisticado e complexo feito por profissionais especializados. Tudo gira em torno do mapeamento envolta do preenchimento e resolução das perguntas para o problema em questão.

Basta seguir as respostas do questionário que a pessoa encarregada já sabe como fazer um plano de ação 5W2H, aplicando a mecânica da própria planilha, que é auto explicativa.

Como fazer uma planilha 5W2H?

A planilha 5W2H (ou matriz 5W2H) é muito prática e simples de montar.

O método foi criado para agilizar processos em uma empresa, proporcionando organização e planejamento de tarefas para que elas sejam realmente cumpridas seguindo um raciocínio claro.

E por tudo estar bem claro na planilha, que pode ser arquivada em um drive compartilhado para que todos os integrantes do grupo acompanhem o que foi definido, a comunicação é muito mais ágil e eficiente.

Para começar a fazer a planilha 5W2H, tenha em mente alguns pontos:

• O que está causando problemas em sua empresa?
• Identifique quais são as etapas de trabalho realizadas atualmente na empresa.
• Quem faz o que durante todo o processo de trabalho?

Agora, é hora de montar a planilha propriamente dita.

Ficará parecido com o exemplo abaixo (o “What” deverá sempre vir em primeiro lugar. O resto das perguntas podem ficar na ordem que melhor se adequar ao projeto especificamente).

Confira este modelo e use à vontade para organizar seus planos de ação:

Se preferir, você pode baixar o nosso template da ferramenta 5W2H com a metodologia GUT, para te ajudar na priorização do seu plano de ação. Clique no link a seguir e aproveite!

Baixar template!

Próximos passos

Você já tinha pensado que respondendo 7 perguntas conseguiria organizar um plano de ação de forma tão ágil e assertiva?

É importante definir prazos para reuniões semanais de acompanhamento.

Durante essas reuniões, é possível colher feedbacks, verificar o andamento do projeto e, eventualmente, redefinir as respostas de alguns pontos da planilha.

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