Enfrentar e resolver problemas são ações recorrentes em qualquer ambiente organizacional. Por isso, não é à toa que para líderes e gestores dedicados a aprimorar os processos internos e alcançar a excelência operacional, o método 8D surge como uma solução robusta e comprovada. Você já ouviu falar dele?
Originado nas salas de engenharia da indústria automotiva, esse método estruturado oferece um caminho claro para não apenas enfrentar, mas prevenir a recorrência de falhas e inconvenientes.
Se você quer saber mais sobre ele, este artigo é especialmente para você que busca diariamente elevar os padrões de sua equipe e empresa. Por meio do método 8D, te explico como a disciplina, a colaboração e a análise crítica podem se transformar em ações poderosas para a melhoria contínua aí na sua empresa.
Continue a leitura e confira tudo sobre!
O método 8D, também conhecido como Eight Disciplines, é uma abordagem sistemática e estruturada para a resolução de problemas, especialmente utilizada para identificar, corrigir e eliminar problemas recorrentes.
Originalmente desenvolvido pela Ford Motor Company, o método é amplamente aplicado em diversas indústrias para melhorar a qualidade dos produtos, processos e serviços, promovendo uma cultura de melhoria contínua.
Dessa forma, o foco do método 8D é identificar, corrigir e, mais importante, prevenir a recorrência de problemas, promovendo assim uma melhoria contínua nos processos e produtos.
O método 8D é composto por 8 disciplinas, que são na verdade etapas para implementar o método. A seguir, te apresento elas. Confira:
O D0 (Disciplina 0) é considerado uma etapa preliminar no processo do método 8D, embora não seja oficialmente uma das oito disciplinas. Essa fase preparatória é crucial para o sucesso das etapas subsequentes.
A lógica é que nessa etapa, sejam identificadas as pessoas envolvidas, o tempo e recursos necessários antes mesmo do método começar. Isso acontece porque o 8D não é um método simples. Ele envolve dinâmicas e ações a médio e longo prazo que impedem que seja um método para ser realizado todos dias, já que isso demanda horas de diferentes profissionais.
Assim, antes de iniciar formalmente o processo 8D, é essencial reconhecer que existe um problema significativo que necessita de uma abordagem estruturada para sua resolução. Esta percepção pode vir de feedback de clientes, falhas de produto detectadas internamente, auditorias de qualidade, ou outros indicadores.
Embora a formação completa da equipe ocorra na Disciplina 1 (D1), a D0 envolve identificar e reunir rapidamente indivíduos-chave e os demais recursos que possam contribuir para a compreensão inicial do problema. Isso pode incluir especialistas técnicos, representantes de qualidade ou membros da liderança.
A Disciplina 1 (D1) do método 8D é dedicada à formação da equipe que será responsável por abordar e resolver o problema identificado. Esta etapa é crucial, pois o sucesso na resolução de problemas depende em grande parte da habilidade, experiência e colaboração dos membros da equipe.
A equipe deve ser composta por indivíduos com as habilidades, conhecimentos e experiências necessárias para entender e resolver o problema. Isso geralmente inclui representantes de diferentes áreas ou departamentos que estão diretamente relacionados ao problema, como produção, qualidade, engenharia, fornecedores e até mesmo clientes, se aplicável.
Cada membro da equipe deve ter um papel claro e responsabilidades definidas. Isso inclui a nomeação de um líder de equipe, que coordenará os esforços, manterá a equipe focada nos objetivos e facilitará a comunicação entre os membros e com a gestão.
A Disciplina 2 (D2) do método 8D foca na descrição clara e precisa do problema. Esta etapa é fundamental, pois uma compreensão correta e detalhada do problema é crucial para identificar a causa raiz e desenvolver soluções eficazes.
Assim, a equipe deve reunir todas as informações relevantes para entender completamente o problema. Isso pode incluir dados de produção, relatórios de qualidade, feedback de clientes, registros de manutenção e qualquer outra informação que possa ajudar a descrever o problema de forma abrangente.
Além disso, o problema deve ser descrito de forma específica, evitando ambiguidades. Uma boa descrição do problema inclui onde e quando ele ocorre, a magnitude do problema e quem é afetado por ele. É importante que a descrição seja baseada em fatos e dados concretos, não em suposições ou generalizações.
A ferramenta 5W2H pode ser usada para ajudar a estrutura a descrição do problema no método 8D. Embora não se trate de desenvolver um plano de ação, como ela é normalmente utilizada, ao responder as sete perguntas (Quem, O quê, Onde, Quando, Por que, Como e Quanto Custa) você pode ter as informações básicas para prosseguir nas próximas disciplinas.
A Disciplina 3 (D3) do método 8D é focada em implementar ações de contenção temporárias. Essas ações são importantes para controlar o problema e prevenir que ele cause mais danos ou se espalhe enquanto a equipe trabalha na identificação da causa raiz e na implementação de soluções permanentes.
Dessa forma, a equipe deve identificar ações imediatas que possam ser tomadas para conter o problema. Estas ações são geralmente temporárias e visam controlar a situação até que uma solução mais definitiva possa ser implementada. As ações de contenção podem incluir isolar o lote defeituoso, parar a produção, reforçar inspeções ou substituir componentes suspeitos, por exemplo.
As ações de contenção devem ser implementadas o mais rápido possível para minimizar o impacto do problema. Isso pode exigir a mobilização de recursos adicionais ou a tomada de decisões rápidas para controlar a situação.
A Disciplina 4 (D4) do método 8D é dedicada à identificação e verificação da causa raiz do problema identificado. Esta etapa é crucial, pois entender a verdadeira origem do problema é essencial para desenvolver soluções eficazes e duradouras.
Nesta etapa, a equipe deve listar todas as possíveis causas que poderiam explicar por que o problema ocorreu. Isso geralmente envolve brainstorming e pode ser auxiliado por ferramentas de análise de causa, como o Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe) ou a técnica dos 5 Porquês.
Uma vez que as possíveis causas foram identificadas, a equipe deve analisá-las para determinar quais são as mais prováveis de serem as verdadeiras causas raízes do problema. Isso pode envolver a coleta e análise de mais dados, experimentos, ou a utilização de outras ferramentas analíticas.
Todas as descobertas, análises e resultados da verificação devem ser devidamente documentados. Isso inclui a descrição das possíveis causas, os métodos de análise utilizados e a justificativa para a seleção da causa raiz. A documentação é essencial para o rastreamento, revisão futura e comunicação com as partes interessadas.
A Disciplina 5 (D5) do método 8D é focada no desenvolvimento de ações corretivas permanentes para abordar a causa raiz identificada na etapa anterior. Esta fase é crucial para garantir que o problema não se repita no futuro.
A equipe deve realizar um brainstorming ou utilizar outras técnicas criativas para gerar uma lista de possíveis soluções que abordem a causa raiz do problema. O objetivo é identificar ações que eliminem ou minimizem a probabilidade de recorrência do problema.
As soluções propostas devem ser avaliadas com base em sua eficácia, viabilidade, custo, tempo de implementação e impacto potencial. A equipe deve considerar todos os aspectos relevantes para selecionar a solução mais apropriada que resolva o problema de forma eficaz e eficiente.
O plano de ação, juntamente com uma justificativa para a solução escolhida, deve ser apresentado à gestão e outras partes interessadas para aprovação. Isso garante que todos os envolvidos no método 8D estejam alinhados e comprometidos com as ações corretivas propostas.
A Disciplina 6 (D6) do método 8D é focada na implementação das ações corretivas permanentes que foram desenvolvidas na etapa anterior. Esta fase é crucial para garantir que as soluções escolhidas sejam aplicadas efetivamente para resolver o problema identificado e prevenir sua recorrência.
Dessa forma, a equipe deve iniciar a implementação das ações corretivas conforme planejado. Isso inclui seguir as etapas definidas, utilizar os recursos alocados e aderir aos prazos estabelecidos.
Durante a implementação, é importante monitorar continuamente o progresso e o desempenho das ações corretivas. Isso permite que a equipe identifique quaisquer problemas ou desvios do plano e faça os ajustes necessários.
Após a implementação, a equipe deve verificar se as ações corretivas estão efetivamente resolvendo o problema e atendendo aos objetivos estabelecidos. Isso geralmente envolve a comparação de dados antes e depois da implementação para avaliar o impacto das mudanças.
A Disciplina 7 (D7) do método 8D é focada em prevenir a recorrência do problema. Esta etapa é crucial para garantir que as soluções implementadas sejam sustentáveis a longo prazo e que melhorias semelhantes sejam aplicadas em toda a organização, se necessário.
Se as ações corretivas envolveram mudanças nos processos, é importante padronizar essas mudanças para garantir que sejam aplicadas de forma consistente. Isso pode envolver a atualização de manuais de procedimentos, diretrizes de trabalho ou especificações de produtos.
Para garantir que todos os funcionários entendam e sigam os novos processos ou procedimentos, a equipe deve desenvolver e implementar programas de treinamentos adequados, se necessário. Isso ajuda a garantir que as mudanças sejam adotadas de forma eficaz por toda a organização.
A equipe envolvida no método 8D deve estabelecer mecanismos de monitoramento a longo prazo para garantir que as soluções permaneçam eficazes e que o problema não ressurja. Isso pode envolver o estabelecimento de indicadores de desempenho, auditorias regulares ou revisões de processo.
A Disciplina 8 (D8) do método 8D é a fase final do processo e se concentra em reconhecer e celebrar os esforços e sucessos da equipe que trabalhou na resolução do problema. Esta etapa é crucial para encerrar o ciclo de resolução de problemas de forma positiva e para promover uma cultura de trabalho em equipe e melhoria contínua dentro da organização.
Dessa forma, na última etapa, a equipe deve ser formalmente reconhecida por seus esforços, dedicação e sucesso na resolução do problema. Isso pode ser feito por meio de comunicações internas, cerimônias de premiação, ou menções em reuniões com a alta gestão.
Além disso, lembre-se de compartilhar os resultados e as lições aprendidas com outras equipes e departamentos dentro da organização. Isso pode ajudar a disseminar as melhores práticas e reforçar a cultura de melhoria contínua.
O método 8D e o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act, ou Planejar-Fazer-Verificar-Agir) são ambos abordagens sistemáticas para a resolução de problemas e melhoria contínua. Embora tenham sido desenvolvidos em contextos diferentes, eles compartilham várias semelhanças e podem ser complementares um ao outro.
Ambos os métodos são usados para promover a melhoria contínua dentro de organizações. Eles incentivam a revisão e aprimoramento constantes dos processos para aumentar a qualidade e a eficiência.
O PDCA é explicitamente projetado como um ciclo iterativo, onde o processo de melhoria é contínuo. O 8D, embora seja uma sequência de etapas, também pode ser visto como iterativo, pois a solução de um problema frequentemente leva à identificação e resolução de novos problemas.
Um ponto importante é que enquanto o 8D é uma metodologia detalhada focada na resolução de problemas específicos, o PDCA é um modelo cíclico para a melhoria contínua de processos. As organizações podem usar o 8D para resolver problemas dentro do contexto mais amplo do ciclo PDCA de melhoria contínua.
Leia também: SDCA: o que, quais as boas práticas e como aplicar na empresa?
O STRATWs One é uma plataforma de gestão de desempenho empresarial que facilita a identificação de problemas, a colaboração em equipe e a padronização de processos dentro das organizações.
Com o STRATWs One, todas as informações relevantes são centralizadas, tornando mais fácil para as equipes identificar problemas e tendências, o que é essencial para as etapas iniciais do método 8D.
O STRATWs One oferece ferramentas de monitoramento e análise que permitem às equipes verificar a eficácia das ações implementadas (D6) e garantir que os problemas não se repitam (D7).
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