O que é AGM: veja o que fazer para otimizar as suas reuniões de acompanhamento

Você sabe o que significa AGM?

A realização de projetos em um negócio exige precisão nas avaliações. Para que o processo aconteça corretamente, a reunião de acompanhamento é algo comum. Porém, as discussões nem sempre saem como o esperado e é nesse sentido que as AGM podem ajudar.

Com reuniões otimizadas, tanto os efeitos quanto a equipe e o negócio ganham. Para isso, o uso das AGM é muito recomendado, pois essas avaliações são úteis, inclusive, para otimizar os resultados alcançados a cada plano de ação.

Para entender de uma vez como isso se dá, veja como esses recursos são úteis e entenda como são empregados.

O que é AGM: Avaliação Gerencial Mensal?

É muito importante saber o que é AGM.

E, para isso, o primeiro passo é saber o que significa AGM.

O significado de AGM é Avaliação Gerencial Mensal.

Mas o que é AGM, afinal?

As Avaliações Gerenciais Mensais (AGM) são encontros que acontecem a cada mês para identificar como anda o desenvolvimento das ações e dos resultados do empreendimento.

Elas podem envolver todos os setores responsáveis pelos resultados ou, então, ser direcionada para equipes menores. A intenção é identificar o que vem acontecendo em relação a determinadas ações, em vez de verificar os resultados apenas no final.

Trata-se, portanto, de uma mudança de paradigma, já que faz com que a medição de resultados aconteça de maneira contínua, e não apenas como o resultado de uma determinada ação.

Você sabe como fazer reuniões produtivas? Então, dê uma olhada neste vídeo de nosso canal no YouTube:

Leia também: Temas para reunião de equipe: 6 assuntos que valem a pena discutir com o grupo

3 dicas sobre reunião AGM

Agora que você já sabe o que é AGM, veja algumas dicas de como e quando fazer uma reunião AGM.

1. Quando essas avaliações podem ser utilizadas?

Muito versáteis, as AGM podem ser empregadas em diversas situações no cotidiano de uma empresa. O mais comum é que elas sejam usadas em projetos sazonais ou pontuais, favorecendo o acompanhamento.

Um projeto de expansão do negócio que deseja abrir filiais é um bom exemplo. Também há questões quanto à modernização da tecnologia ou reestruturação do negócio.

Porém, essas avaliações ainda podem ser empregadas de forma contínua. É uma maneira de saber como anda a política de redução de custos do empreendimento ou como estão as metas definidas para o crescimento.

Com isso, é uma ferramenta que pode se moldar às diferentes exigências que surgem nesse cenário.

2. Por que a realização de uma reunião AGM é importante?

Utilizar as Avaliações Gerenciais Mensais (AGM) é extremamente vantajoso para o negócio em vários sentidos. O primeiro fator é que elas ajudam a aumentar o controle, já que a medição de resultados acontece de maneira contínua. Com isso, caso algo aconteça, é possível agir mais rapidamente.

Inclusive, o aumento de dinamismo é outro entre os benefícios. A tomada de decisão fica mais simples e pode ser feita conforme surgem as necessidades. Portanto, há melhor adaptação às exigências demandadas durante a execução de tarefas.

Além de tudo, é uma forma de melhorar a comunicação, pois há mais oportunidades de alinhar expectativas e interesses.

Em um ambiente cada vez mais dinâmico e competitivo, a realização de AGM é progressivamente necessária para a conquista de bons resultados.

3. Como ela pode influenciar na reunião de acompanhamento?

De certa maneira, as reuniões AGM são facilitadoras da reunião de acompanhamento ou follow-up. Não se trata de algo feito antes ou após as tarefas, mas enquanto tudo ainda está sendo executado.

Com isso, elas podem ser muito úteis para o bom desenvolvimento de uma reunião. A partir da aplicação dessa metodologia, alguns dos benefícios percebidos são:

Melhoria do direcionamento das reuniões

Muitas vezes, a reunião de acompanhamento se torna um momento pouco prático, devido à falta de direcionamento. Sem um assunto principal a ser analisado, é comum que o foco se desvie rapidamente para questões pouco relacionadas.

O mesmo acontece quando há muito o que ser discutido. Ao final de um projeto, por exemplo, é preciso contemplar uma grande quantidade de questões e resultados. Assim, o direcionamento pode se perder.

Ao fazer Avaliações Gerenciais Mensais, isso é contornado. Cada reunião contempla uma pequena porção do assunto, ajudando a manter a atenção no que, de fato, é importante.

Aumento da qualificação e eficiência desses momentos

Outro ponto é que as reuniões se tornam mais produtivas, funcionais e mais completas em relação ao tema que tratam.

Ou seja, os encontros deixam de ser momentos vazios e pouco práticos, como se fossem para cumprir tabela. O que acontece é justamente o contrário: se tornam muito mais eficientes e estratégicos.

Em primeiro lugar, isso dá um novo significado às reuniões, pois elas se tornarão, de fato, parte fundamental da solução de problemas e otimização de resultados.

Além disso, é uma forma de melhorar o engajamento das pessoas, que verão valor real nessas discussões e se tornarão mais participativas.

Ampliação da dinamização

Como visto, o uso de uma reunião AGM leva a um maior dinamismo. Isso não diz respeito apenas ao controle, mas também às reuniões. Como as avaliações são feitas mensalmente, os assuntos serão sempre novos porque os dados serão referentes a um período inédito.

Assim, evita-se a sensação de fazer reuniões de acompanhamento diversas para um mesmo tema. Ainda é um jeito de prevenir que uma mesma questão se estenda por tempo demais, quando poderia ser resolvida de uma só vez.

Outro ponto é que, graças a essa dinamização, é mais fácil identificar quais são os pontos que precisam de maior atenção em cada momento, evitando que oportunidades valiosas sejam perdidas.

Novamente, trata-se de algo que dará um caráter muito mais estratégico e funcional às reuniões.

Integração de valor a todo o processo

Todos esses fatores fazem com que as AGM ajudem as reuniões de acompanhamento a terem maior valor agregado. Já que se tornam mais estratégicas, elas passam a ser mais necessárias — mas sem consumir recursos em excesso.

Essa, portanto, é uma forma de mudar a percepção de que reuniões deveriam ser evitadas a todo custo. Feitos de maneira mais inteligente, esses momentos podem contribuir para o crescimento e desenvolvimento do empreendimento.

Como consequência, as equipes ficam integradas, a comunicação se torna mais democrática e a análise de resultados deixa de acontecer somente em um sentido. Ao final, cria-se um fluxo de acompanhamento, comunicação e otimização que passa a ser muito mais estratégico.

As AGM são úteis para que a reunião de acompanhamento se torne mais funcional, produtiva e acrescida de valor agregado. Por isso, utilizá-las é uma maneira de obter maior controle e melhores resultados.

Saiba mais: Dicas para uma boa reunião de trabalho: 5 passos para ter os melhores resultados na prática

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