Fazer o acompanhamento de indicadores é essencial para o planejamento estratégico da sua organização. Até porque eles trazem informações relevantes para seu negócio.
(Clique no player e ouça nosso conteúdo “Como fazer o a gestão de acompanhamento de indicadores e melhoras seus resultados”):
É por meio das métricas e KPIs que você quantifica a performance de alguns processos, identifica gargalos, e melhora a produtividade da sua equipe.
Isso sem contar que você passa a ter uma visão mais abrangente sobre o desempenho dos seus resultados em cada etapa do processo produtivo.
Esses resultados podem ser comparados com o objetivo da sua empresa, e dessa forma, você reformula as estratégias traçadas de acordo com o que foi apresentado pelos indicadores.
Neste artigo vamos mostrar mais profundamente o que são esses indicadores e como você pode fazer uma boa gestão acompanhando-os no dia a dia.
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A gestão de KPIs é o acompanhamento de indicadores que mostra como a execução das tarefas da sua organização está andando, indicando assim, se precisa ser reformulada ou se está caminhando conforme o planejado.
Vale destacar que para se ter uma boa gestão das métricas, é fundamental escolher os indicadores-chave de desempenho. Isso porque eles trarão os insights mais importantes para a tomada de decisão.
Por meio dessa gestão, você desenvolverá um plano de ação que será compartilhado com toda a equipe a fim de otimizar os processos, aumentar a produtividade e oferecer produtos e serviços com mais qualidade aos consumidores.
Veja as razões pelas quais você deve fazer o acompanhamento de indicadores:
Uma das grandes dúvidas que a maior parte dos gestores possui é como acompanhar os indicadores. Para que isso seja feito de maneira eficiente é preciso trilhar as seguintes etapas:
O primeiro passo para um bom acompanhamento de indicadores é definir os que vão espelhar o que você quer encontrar.
Os escolhidos precisam estar alinhados com o planejamento estratégico da sua empresa. Uma boa técnica para ajudar nessa definição é a SMART.
Cada letra desse termo corresponde a uma palavra em inglês que traduzido ao português significa específico, mensurável, atingível, realista e tangível.
Portanto, você pode classificar os indicadores por nível de relevância, ou seja, estratégico, tático ou operacional. Feito isso você precisa se perguntar:
Dependendo das respostas, você pode selecionar quais indicadores serão mais significativos para o objetivo que você quer atingir.
Veja 4 exemplos de KPIs que você deve fazer o acompanhamento de indicadores:
Um bom sistema também ajuda muito a acompanhar os indicadores. Pois, dependendo da escolha, você terá relatórios precisos sobre as ações.
Além disso, os números serão dados no formato de dashboards, o que facilita a visualização nas reuniões de acompanhamento de indicadores.
Isso sem dizer que alguns indicadores podem ser alimentados de maneira automática em tempo real, tornando a gestão mais rápida e assertiva.
Outra vantagem de investir em um bom software é que muitas funções manuais são automatizadas, aumentando assim a produtividade de todo o time.
Saiba como implantar um sistema de qualidade:
Uma vez escolhidos os indicadores e o sistema de gestão que você usará, é necessário criar um cronograma de reuniões para acompanhar a evolução dos resultados.
O monitoramento precisa virar uma rotina na sua empresa. Até porque a excelência se conquista pelo hábito. Então, crie um calendário para ser cumprido, que pode ser semanal, quinzenal ou mensal.
Tudo depende da relevância daquele indicador. Geralmente os indicadores operacionais exigem um acompanhamento semanal, ao ponto que um indicador estratégico será acompanhado em reuniões mensais.
Nas reuniões serão observados se o indicador está apontando para um resultado aquém da meta definida, e em cima disso estabelecer ações de melhoria.
O levantamento correto de dados é essencial no momento da reunião. Pois, essas informações não servem para ficar apenas em uma planilha.
Elas precisam se tornar relevantes para, assim, dar suporte à tomada de decisões. É com base nesses dados que você, em conjunto com outros gestores, tentará encontrar os melhores insights.
Os dados levantados orientam a definição da visão tanto de curto quanto longo prazo, como também ajudam a otimizar as ações que já estão andando.
Eles também serão usados para que você compreenda melhor o comportamento do mercado, analisando a sazonalidade de vendas, e propondo as mudanças necessárias.
Os parâmetros de acompanhamento e avaliação de indicadores devem ser estabelecidos nas reuniões, sendo que eles precisam ser alcançáveis e estarem alinhados com o objetivo estratégico da organização.
Por exemplo, vamos imaginar que a produção de um produto passe por três máquinas: X, Y e Z. E você observou que o tempo no maquinário Y está demorando mais do que o normal.
Nesse sentido, vamos considerar que o produto está demorando 1 minuto nessa máquina, e que o objetivo é que ele demore 40 segundos somente. Portanto, o parâmetro do indicador é os 40 segundos.
E a forma como o indicador será levantado nesse exemplo será através da cronometragem. Uma vez definido isso, nas reuniões serão propostas soluções para alcançar o objetivo que podem ser:
Uma vez definido os indicadores, as ações que serão tomadas e o parâmetro que precisa ser perseguido, os gestores farão o acompanhamento em um tempo estabelecido para ver se a estratégia adotada será alcançada no prazo proposto.
Saiba como fazer a gestão de indicadores:
Para melhorar o acompanhamento de indicadores, você pode criar algumas diretrizes dentro da sua organização como:
No momento de definir as metas do seu negócio, elas precisam ser claras e objetivas. Então, você transmitirá para as equipes de trabalho aquilo que precisa ser feito.
Após a criação das metas, é fundamental deixar bem claras as expectativas sobre a qualidade da execução e o prazo estipulado. Por isso, é essencial criar um planejamento prévio.
Geralmente as rotinas redundantes atrasam a produção dentro de uma organização. Por isso, é fundamental analisar os processos organizacionais e identificar os pontos que têm que ser melhorados.
Essa é a forma mais positiva de otimizar a produção e garantir um melhor desempenho da equipe a fim de que os indicadores estabelecidos sejam alcançados.
Por fim, o desenho dos cargos também é crucial para que os colaboradores sejam realocados de acordo com suas competências, desempenho e tendências comportamentais.
Essa é uma maneira muito interessante para aprimorar os resultados, pois você buscará extrair o melhor que cada um pode dar. Ou seja, um operador pode manusear uma máquina melhor que outro e vice-versa.
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O acompanhamento de indicadores é importante para auxiliar o alcance dos objetivos e metas traçados. Sem os acompanhar constantemente, não seria possível atingir esses objetivos.
Por conta disso, é essencial escolher corretamente os indicadores. Vamos exemplificar. Considere uma empresa que venda apenas dois produtos: X e Y.
Imagine que neste exemplo, o produto X tenha uma margem bruta de 25% e demore 5 minutos para ser produzido. O produto Y, por outro lado, tem uma margem bruta de 15%, mas demora 2,5 minutos para ser produzido.
Note que no mesmo tempo em que você produz 1 item X você produzirá 2 itens Y, e mesmo que a margem bruta dele seja menor, no final das contas você terá mais lucratividade.
Então, dependendo da análise mercadológica o objetivo da empresa pode ser maximizar a produção de Y ao máximo, diminuindo o share do produto X para aumentar o lucro.
Dado o objetivo, é necessário acompanhar os indicadores que foram escolhidos para averiguar se a empresa está conseguindo de fato isso e se o lucro está aumentando.
Os indicadores usados por uma empresa são relacionados ao que ela pretende alcançar conforme vimos, por isso, eles podem ser divididos em:
Os indicadores de vendas são aqueles que estão relacionados à quantidade de itens vendida, em um determinado período.
Adotando o mesmo exemplo anterior, vamos considerar que a empresa venda 50 mil unidades de X e apenas 25 mil unidades de Y por mês. Como vimos, Y traz mais lucro que X para o negócio.
Em vista disso, os gestores querem maximizar a venda de Y. Então um indicador de venda adotado pode ser o percentual de Y em relação a X, dado pela fórmula:
Considerando os valores atuais, temos:
Isso quer dizer que atualmente, Y corresponde a 50% da venda de X. A empresa pode definir que quer subir esse percentual para 75%. E então passa a acompanhar esse indicador mensalmente para ver sua evolução.
Os indicadores financeiros tem como objetivo avaliar os impactos de uma ação no lucro da empresa. Eles podem ser relacionados a diversos fatores como:
Um bom exemplo de indicador de uma empresa é a lucratividade que é dado pela seguinte fórmula:
Considerando isso, vamos imaginar que uma empresa tenha uma lucratividade de 10%, e queira melhorar o indicador para 15%. Então com base nesse parâmetro são adotadas estratégias que poderão levar a esse resultado.
Os indicadores operacionais estão mais relacionados à produção do negócio. Por isso, servem para melhorar o tempo de produção, ou o mix de produtos.
Eles também precisam ser acompanhados com frequência e ajudam a empresa a atingir os seus objetivos estratégicos.
Vamos adotar o mesmo exemplo. Considere que a empresa está em busca de aumentar a produção de Y. Entretanto, o time de vendas está encontrando uma limitação mercadológica e não está conseguindo melhorar o indicador.
Em vista disso, o setor operacional poderá avaliar se não é possível por meio de investimentos em inovação tecnológica, diminuir o tempo de produção de X para que a lucratividade dele seja a mesma que Y.
Repare que o objetivo da empresa é o mesmo, ou seja, aumentar a lucratividade. Mas para isso foram adotadas diferentes estratégias, e analisando os mais variados indicadores, o gestor pode encontrar aquela que dará mais resultado.
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Como foi possível notar, há muitos benefícios em fazer uma gestão de acompanhamento de indicadores, sendo que o principal deles é garantir que a empresa seja capaz de atingir os seus objetivos dentro do prazo estipulado.
Além disso, uma boa gestão de indicadores ainda colabora para:
Entretanto, esses são apenas alguns poucos exemplos dos benefícios proporcionados, sendo que eles poderão ser ainda maiores.
No mercado existem vários softwares de indicadores, mas um que se destaca é o StratwsOne. Com ele, você consegue extrair os melhores kpis para o seu negócio.
Além disso, os dados serão dados por meio de tabelas e gráficos intuitivos, e consequentemente ficará muito mais fácil acompanhar se um indicador está tendo melhorias.
No sistema também é possível definir os parâmetros dos indicadores para gerar base de comparação e avaliar o melhor planejamento estratégico para o seu negócio.
Sem um bom software de indicadores fica muito mais difícil de melhorá-los, e até mesmo de encontrar quais são os mais indicados em relação a estratégia que sua empresa adotou.
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