Software de Reuniões: saiba como essa ferramenta pode ser sua aliada nas reuniões

Você já sentiu que as reuniões no trabalho tomam mais tempo do que deveriam e nem sempre geram os resultados esperados? Essa é uma realidade comum para muitos líderes e equipes que, mesmo com boas intenções, acabam enfrentando desafios como falta de organização, discussões sem foco ou decisões que não saem do papel. É nesse contexto que o software de reuniões surge como uma solução estratégica.

Com a crescente necessidade de otimizar processos e garantir que cada minuto seja bem aproveitado, um software de reuniões pode ser o diferencial para líderes que desejam organizar agendas, acompanhar decisões e gerenciar ações de forma prática e eficiente.

Além disso, um software de reuniões ajuda a evitar problemas recorrentes, como reuniões desorganizadas, falta de acompanhamento pós-reunião e até mesmo a sensação de que certos encontros poderiam ter sido evitados.

Quer saber mais sobre essas soluções? Continue a leitura aqui que eu te explico tudo sobre essas soluções.

O que é um software de reuniões?

Um software de reuniões é uma ferramenta digital desenvolvida para facilitar o planejamento, a execução e o acompanhamento de reuniões corporativas.

Ele funciona como um aliado estratégico para líderes e equipes, oferecendo recursos que ajudam a organizar agendas, estruturar pautas, registrar decisões e acompanhar o progresso das ações definidas durante os encontros.

Diferente de aplicativos genéricos de comunicação, como e-mails ou mensageiros instantâneos, um software de reuniões é especificamente projetado para resolver as dores relacionadas ao gerenciamento de reuniões. Com ele, é possível:

• Planejar com antecedência: criar agendas claras e compartilhá-las com os participantes antes do encontro, garantindo que todos saibam o que será discutido.
• Manter o foco durante as reuniões: estruturar pautas e acompanhar os tópicos em tempo real, evitando que a discussão fuja do objetivo principal.
• Documentar decisões e tarefas: registrar o que foi definido e atribuir responsabilidades, para que nada fique perdido ou esquecido após a reunião.
• Acompanhar o progresso: monitorar o status das ações acordadas, garantindo que as tarefas sejam realizadas dentro do prazo.

Dessa forma, essas ferramentas ajudam a transformar reuniões, que muitas vezes são vistas como improdutivas ou desnecessárias, em momentos realmente úteis para alinhamento, tomada de decisões e execução estratégica.

Veja mais: Temas para reunião de equipe: 6 assuntos que valem a pena discutir com o grupo

O Software para Reuniões da Siteware

O Gestão de Reuniões é um módulo desenvolvida pela Siteware para gerir reuniões de todos os tipos, de forma simples e eficaz.

O módulo é um software de reuniões projetado para otimizar todas as etapas das reuniões corporativas, desde o planejamento até o acompanhamento das ações definidas. Ele oferece funcionalidades que permitem:

• Planejamento e agendamento facilitados: permite agendar reuniões, convidar participantes e propor pautas de forma integrada, garantindo que todos estejam alinhados quanto aos objetivos e temas a serem discutidos.
• Centralização e padronização de atas: possibilita a formalização e centralização das atas de reuniões, assegurando que as decisões e ações acordadas estejam documentadas e acessíveis a todos os envolvidos.
• Atribuição e acompanhamento de tarefas: durante as reuniões, é possível registrar tarefas, atribuí-las aos responsáveis e monitorar seu progresso diretamente no sistema, promovendo responsabilidade e transparência.
• Integração com calendários corporativos: oferece integração com ferramentas como Google Agenda e Outlook, facilitando a sincronização de compromissos e evitando conflitos de horários.

Leia mais: 7 dicas para melhorar suas reuniões de brainstorming

Um software de reuniões é mesmo necessário?

Definir pautas, convocar os participantes, marcar datas e horários, receber confirmações de presença, redigir a ata da reunião e depois compartilhá-la… é, fazer a gestão de reuniões pode não ser tão simples como se imagina!

Por isso, contar com um sistema para reuniões é algo bastante interessante para sua empresa.

Isso quer dizer que reuniões são complexas por natureza, isto é: são feitas exatamente para alinhar opiniões diversas. Assim, as pessoas entram com dúvida e ideias, compartilham seus pontos de vista, discutem e, depois disso, saem com coisas definidas para fazer em busca da realização de um objetivo.

E para que você faça isso de forma ágil e o menos “chata” possível, um bom software de controle de reuniões será de grande ajuda.

DICA: Como se preparar para reuniões mais efetivas em 4 passos

Conheça os benefícios de usar um gerenciador de reuniões

Um dos principais benefícios de um software de reuniões é o acesso imediato aos assuntos da pauta por todos os participantes da reunião. Esse software de reuniões será seu aliado na hora de planejar e organizar reuniões e tarefas.

Nele, você poderá visualizar listar e delegar tarefas, além de acompanhar a execução das mesmas e entender quais ações demandam mais tempo e atenção.

Assim, torna-se fácil compreender as dificuldades enfrentadas pela sua equipe ou por um determinado profissional.

Quer saber mais vantagens do Gestão de Reuniões? Confira abaixo tudo que esse gerenciador de reuniões pode proporcionar:

• A ferramenta é aderente à metodologia Getting Things Done (GTD), já que ao documentar as tarefas e evitar possíveis esquecimentos, contribui  para o aumento da produtividade. Assim, os responsáveis se lembram de tudo que é necessário e cada um se concentra em executar o próprio trabalho;
• Convocação dos participantes de forma automatizada e ágil;
• Integração com serviços de agenda eletrônica, ou seja, ao marcar uma reunião no software, ela será incluída nas demais agendas;
• O software de reuniões possibilita a inclusão dos assuntos a serem discutidos na reunião para que todos os envolvidos tomem ciência. Isto é: a pauta da reunião é previamente divulgada;
• Elaboração da ata durante a reunião e sua aprovação eletrônica, se necessário. Assim, todos os detalhes já ficam documentados e as responsabilidades e tarefas decorrentes deles acordadas;
• Atribui tarefas aos componentes da equipe, participantes ou não da reunião e já promova uma tomada de ação imediata, sem perda de tempo;
• Compartilhamento simples e eficaz dos assuntos abordados com toda a equipe, após o fim das reuniões.

Veja mais: 15 dicas para ter mais produtividade nas suas reuniões

Próximos passos

O STRATWs One vai além de ser apenas um software de reuniões. Seus oito módulos o tornam uma plataforma completa de gestão estratégica, desenvolvida para ajudar empresas a alcançarem seus objetivos de forma organizada e eficiente.

Além disso, ele centraliza todas as informações essenciais para o monitoramento do desempenho organizacional, oferecendo módulos como gestão de indicadores, gestão de projetos e, claro, o poderoso módulo de gestão de reuniões.

Ao integrar diferentes áreas e processos, o STRATWs One permite que líderes tomem decisões mais rápidas e assertivas, baseadas em dados confiáveis e atualizados em tempo real.

Solicite uma demonstração gratuita e veja como o STRATWs One pode revolucionar a gestão das suas reuniões e de toda a sua operação! Conheça de perto o módulo de reuniões e descubra como ele pode ajudar sua equipe a ser mais organizada, eficiente e focada em resultados.