Orçamento de TI: saiba como começar a planejar corretamente!

Os orçamentos de TI se mostram cada vez mais necessários diante da competitividade entre as empresas e o desenvolvimento tecnológico. Por isso, o uso dessa ferramenta deve ser utilizado da forma correta para atingir bons resultados na empresa.

Para alguns esse momento pode parecer complicado, principalmente no contexto de crise político-econômica que estamos vivendo, mas com o planejamento correto do orçamento de TI, não há motivo para desespero!

Então, como planejar? Saiba mais sobre esse tipo de orçamento na continuação desse post!

Como fazer orçamento de TI?

Por que a TI se tornou tão importante nas empresas modernas?

Atualmente, as empresas fazem muita questão da Tecnologia da Informação em sua equipe. Isso resulta de uma transformação do pensamento corporativo, que começa a perceber a necessidade de amparar sua estratégia de expansão nas ferramentas mais atualizadas do mercado.

Os recursos da TI ajudam as empresas a darem o seu máximo com os recursos que elas já têm. Dessa forma, esses sistemas e ferramentas servem como apoio para:

• Guiar as tomadas de decisões;
• Minimizar riscos;
• Aumentar o desenvolvimento;
• Otimizar gastos;
• Diminuir erros;
• Controlar resultados;
• Apoiar o dia a dia operacional;
• Aumentar a competitividade;
• Automatizar atividades.

Como fazer meu planejamento e seu orçamento de TI?

O primeiro passo para fazer um bom orçamento de TI é encontrar as ferramentas adequadas para as necessidades da sua empresa. Isso vai depender da sua área de atuação e do nível de maturidade da gestão.

Além disso, os equipamentos de TI que estão sendo utilizados também precisam ser levados em consideração de acordo com a necessidade de cada um.

O segundo passo é não deixar para fazer o orçamento TI do ano seguinte na última hora. É difícil aplicar na prática esse tipo de orientação, ainda mais quando vivemos numa rotina tão acelerada.

Mas esse tipo de orçamento deve receber atenção especial. O planejamento deve conter as formas de aquisição dos softwares e hardwares, seus prazos de entrega, formas de pagamento e implantação – tudo isso feito por pessoas que entendam do assunto.

Monitoramento da execução do orçamento de TI

Depois de iniciada a implantação, é essencial fazer o monitoramento da execução. Não basta apenas planejar, é preciso acompanhar o desenvolvimento das atividades de forma metódica (com relatórios, feedbacks) para que o saldo, positivo ou negativo, seja quantitativamente avaliado.

Dessa forma, será de conhecimento da equipe as mudanças necessárias e as melhores formas de futuras implantações. O monitoramento faz com que a empresa tenha maior autoconhecimento.

Siga o cronograma das atividades e não boicote os sistemas. A gestão só conseguirá se beneficiar das ferramentas se todos estiverem de acordo com seu uso e se souberem com clareza o que e por que fazer uso do mesmo.

Portanto, utilize de sistemas que encaixem no seu tipo de gestão e que aumente o engajamento da equipe. Uma dica importante é centralizar o processo num gestor da própria área de TI.

Dentro do orçamento da TI, você precisa se lembrar:

Os recursos da TI são investimentos para sua empresa. Por isso, eles devem ter um espaço reservado no orçamento para arcar com seus custos. Alguns deles são:

• Manutenção e suporte;
• Hardwares e softwares;
• Ferramentas (computadores, cabos, servidores, antivírus, backups etc.);
• Substituições e possíveis falhas;
• Serviços em nuvem;
• Investimentos na área.

Confira boas práticas para fazer um bom orçamento de TI:

• Invista na infraestrutura. A tecnologia avança a cada segundo e sua empresa não pode ficar para trás. Não adianta utilizar de serviços, softwares e computadores antigos e acreditar que assim sua empresa estará cortando gastos. Esse tipo de investimento é essencial para evitar perda de dados e estar sempre atualizado. Portanto, faça manutenções, compre licenças mais recentes e esteja sempre atento às novidades.
• Prepare sua equipe. Colaboradores despreparados podem acabar piorando a situação em que as atividades se encontram. Invista em treinamentos para toda a equipe e garanta com que as mudanças sejam feitas de maneira confortável para todos.
• Conheça e planeje sua capacidade de armazenamento. Para evitar futuras alterações no orçamento, tente fazer uma pesquisa sólida sobre sua empresa e suas respectivas bases de dados e sistemas. Com autoconhecimento, você poderá fazer a escolha do melhor sistema para trazer as soluções corretas ao seu tipo de negócio.
• Pense a longo prazo. É essencial pensar no tempo de vida que uma solução de TI trará para a empresa. Os gestores envolvidos nesse processo precisam dar atenção especial à essa particularidade de cada solução, para que, assim, o investimento valha realmente a pena e traga melhorias em seu segmento.

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Texto escrito por:

Luiza AndradeEstudante de Jornalismo e estagiária de marketing na Siteware. Amante de fotografia, artes e aspirante à redatora.