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Para a maioria das empresas brasileiras, quando o calendário indica o mês de setembro, se inicia o ciclo orçamentário. Dessa forma, é hora de começar a pensar no ano seguinte. E será com base nas previsões assumidas no orçamento empresarial que boa parte das metas do próximo ano, financeiras ou não financeiras, serão desdobradas.
Neste artigo, confira uma série de dicas e informações que vão te mostrar o que é orçamento empresarial para o seu plano de negócio. Bem como quais são os tipos e também como fazê-los de maneira estratégica para um maior controle financeiro da sua organização..
Leia também: Por que você não precisa ser um herói para definir o orçamento anual da sua empresa
Orçamento empresarial é um plano econômico com duração definida. Por plano econômico devemos entender as entradas (receitas) e saídas (custos e despesas) no fluxo de caixa conforme a competência. Já a duração leva em consideração um período pré-estabelecido, geralmente anual no caso de um orçamento empresarial ou, no caso de um projeto, durante sua duração.
Ficou claro para você o que é orçamento empresarial? Mas quem deve fazer um orçamento empresarial?
Todas as empresas! Sejam elas públicas, privadas ou organizações sem fins lucrativos, empresas de pequeno, médio ou grande porte, todas devem fazer seu orçamento empresarial.
Em empresas de médio e grande porte, recomenda-se que a tarefa seja dividida entre os gestores das diversas áreas ou centros de custo.
Assim, as informações finais, depois de consolidadas, acabam por gerar o orçamento de toda a companhia.
Existe uma variedade de técnicas orçamentárias. Assim, não é possível afirmar que uma dessas técnicas é melhor do que a outra. Dessa forma, o ideal é levar em consideração vários fatores, dentre eles:
Nesse caso, independente da técnica a ser utilizada, é importante reforçar que o orçamento empresarial deve ser direcionado pela estratégia da organização. Sendo portanto uma ferramenta de apoio à tomada de decisão, que ajuda a evitar o mau uso dos recursos e contribui para a melhoria dos resultados.
Assim, alinhar o orçamento à estratégia é a melhor forma de garantir que ele atende aos projetos de crescimento da empresa, envolvendo as metas e objetivos. Além disso, ele também precisa levar em consideração os cenários econômicos e de mercado.
Portanto, é um erro encarar o orçamento empresarial como uma ferramenta financeira. O mais correto é considerá-lo com uma das principais ferramentas de gestão.
Quer esclarecer mais dúvidas e entender melhor o que é orçamento empresarial? Então, assista a este vídeo:
Esta é a metodologia orçamentária mais comumente adotada. Com base em um cenário definido (faturamento, produção, vendas etc.), estipula-se seu desdobramento a todos os setores, departamentos e atividades da empresa.
Outra característica do orçamento estático é que, como ele não permite alteração de suas premissas, pode perder sua importância ao longo do tempo se a empresa não conseguir atingir os resultados conforme previsto.
Assim, o orçamento estático, portanto, não se ajusta a mudanças.
Em grandes empresas, esta metodologia também pode ser utilizada para consolidar os orçamentos de cada uma de suas unidades. Cria-se, assim, um orçamento corporativo, que contempla a visão unificada das suas diferentes operações.
Se existe o Orçamento Estático, nada mais natural que exista também um Orçamento Flexível.
Ele foca na principal deficiência do primeiro modelo, ou seja, sua incapacidade de se ajustar à mudança do cenário.
A construção deste modelo orçamentário permite um fácil ajuste das previsões (produção, vendas, faturamento, etc.). E também o impacto desse ajuste aos custos variáveis, que seguem o volume de atividade.
Nesse modelo orçamentário, os custos fixos são tratados de forma tradicional.
Dessa forma, o orçamento flexível é geralmente criado com base em cenários cujas premissas estão baseadas em mensuração unitária (quantidade produzida, vendida etc.).
Uma alteração nestas quantidades acaba se propagando em vários pontos do orçamento.
Esta técnica orçamentária, que pode ser combinada com as que mencionamos anteriormente, leva em consideração os números do ano anterior como base para a criação do novo orçamento.
Dessa forma, as variações de receita, das despesas e dos custos devem ser contempladas como forma de suportar e definir os objetivos da empresa.
Além disso, o orçamento Base Histórico (OBH) exige menos esforço e envolvimento das pessoas. Isso porque as atividades e seus valores partem com base no orçamento do ano anterior.
Também, pelo mesmo motivo, ela acaba evitando erros na estimativa dos valores lançados no orçamento e evidenciando receitas, custos ou despesas que podem ser otimizados.
O Orçamento Base Zero ou simplesmente OBZ, ficou muito conhecido em nosso país devido a sua utilização nas empresas capitaneadas pelo trio Jorge Paulo Lemann, Carlos Alberto Sicupira e Marcel Telles da 3G Capital.
Essa técnica orçamentária é essencial e parte do princípio de que nem sempre você terá os mesmos gastos de outro exercício nas mesmas operações ou funções.
Cada custo ou despesa inserido no orçamento base zero (OBZ) deve ser discutido e justificado por seus gestores. Lembrando que eles possuem forte relação com os processos ou projetos que permitirão atingir objetivos e metas definidos.
Como o propósito do orçamento OBZ é partir de uma “folha em branco”, garante-se que somente os custos e despesas essenciais, depois de discutidos, justificados e priorizados, serão contemplados.
“Custos e despesas são como unhas, estão sempre crescendo. Periodicamente precisam ser cortados.”
Essa comparação, atribuída a Marcel Telles e Magim Rodrigues, na época ainda executivos da Brahma, ilustra bem o principal objetivo do OBZ.
Como o Orçamento Base Zero não leva em consideração os dados históricos, ele acaba tornando o processo orçamentário mais lento quando comparado ao Orçamento de Base Histórica. No entanto, é uma das técnicas mais indicadas para empresas ou áreas que estejam passando por reestruturação.
As técnicas orçamentárias até agora abordadas nesta postagem levam em consideração a estrutura hierárquica das organizações. Isso, tanto na proposição (bottom-up) quanto na aprovação (top-down) dos orçamentos das diferentes áreas ou centros de custo.
Essas abordagens tradicionais carregam alguns problemas. Que, aliás, podem causar o uso irracional ou desperdício de recursos.
Por isso, listamos abaixo dois desses problemas:
Agora, abordaremos uma técnica disseminada no país pelo Professor Vicente Falconi. Ela procura fugir da estrutura hierárquica das empresas ao mesmo tempo em que promove o uso racional dos recursos.
Estamos falando do Orçamento Matricial (OMA) que, em função de sua objetividade e facilidade de elaboração, vem atraindo cada vez mais adeptos.
O orçamento matricial, também conhecido como Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD), recebe este nome por se basear em uma matriz de linhas e colunas.
Ele é um documento na qual as linhas são formadas pelo que se chama de pacote (despesas/custos). Já as colunas representam as entidades ou subdivisões da empresa, tais como:
Entende-se por pacote, o agrupamento do Plano de Contas de acordo com o tipo das despesas e custos. Dessa forma, cada pacote recebe um responsável na empresa. Esse responsável, além de suas funções, negocia com cada área as metas orçamentárias do pacote e responde solidariamente pelo atendimento desta meta.
Para eliminar a formalidade hierárquica na aprovação e gestão financeira e orçamentária, é necessário conceder autonomia e poder aos gestores dos pacotes. Assim, eles podem cobrar a execução do orçamento conforme previsto por todos na empresa. Inclusive dos diretores e presidentes.
Esta mesma dinâmica pode ser aplicada ao orçamento de receitas, neste caso, quebrando os pacotes, por exemplo, em linhas produto.
O que acontece se durante o período de execução do orçamento a saúde financeira do negócio mudou? Como lidar com um orçamento que foi impactado com um aumento no custo do processo, da matéria prima ou uma mudança nos objetivos da empresa?
Casos como este obrigam a uma revisão do orçamento. Pois houve uma mudança no cenário e a empresa precisa se adequar à nova situação.
O propósito do Budget Forecast é fazer com que a empresa identifique e analise a origem do desvio no orçamento e, com base nisso, estabeleça as melhores ações para a correção da rota ainda durante o período atual.
As ações adotadas dependem do que é considerado prioritário para a empresa. Podendo, assim, ocasionar mudanças no processo para compensar:
Como já comentamos em posts anteriores, as empresas costumam elaborar seu orçamento para um período de tempo pré-estabelecido, normalmente o anual.
No entanto, empresas de segmentos com grande dinamismo, tais como o de tecnologia da informação (TI), consideram que um ano é tempo demais para um planejamento financeiro.
Para empresas inseridas nestes mercados, outros tipos de orçamento empresarial devem ser considerados. E o Rolling Budget é a técnica orçamentária ideal.
Ela consiste na definição de um orçamento completo por um período de tempo e de sua divisão, em diversos períodos menores, nos quais se dará sua revisão.
Ao final de cada ciclo de revisão, é feita uma análise dos resultados e um novo orçamento, de duração igual à do período de revisão, é anexado ao final do orçamento completo.
A duração do orçamento completo e dos ciclos de revisão é livre, podendo ser definida conforme as particularidades de cada empresa.
As empresas normalmente adotam orçamentos anuais com ciclos de revisão mensal, orçamentos anuais com revisão trimestral ou orçamentos trimestrais com revisão mensal.
Abordamos 7 técnicas orçamentárias ao longo dessa série. Assim, ficou claro que, como é preciso conhecer o contexto do seu negócio, ninguém melhor do que você para decidir qual é a mais adequada.
Vale ressaltar também que é possível utilizar modelos híbridos, que façam uso de características provenientes de diferentes técnicas, criando um modelo específico para sua empresa.
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