Metodologias de gerenciamento de projetos: quais deles priorizar?

Escolher um determinado projeto em detrimento dos demais é uma decisão difícil, mas recorrente em toda organização empresarial. Às vezes, contudo, ela é tomada com base apenas na opinião da alta gestão, sem um critério específico. Por isso, é importante adotar metodologias de priorização para esse tipo de decisão.

Como o nome já diz, esses métodos servem para facilitar a hierarquização de determinados projetos dentro da empresa de acordo com sua prioridade. Para isso, são utilizados alguns critérios específicos, como o nível de urgência, custo de investimento e o resultado esperado.

De fato, poucas empresas conseguem manter um ritmo estável de crescimento sem uma metodologia de gerenciamento de projetos estabelecidas.

Pensando nisso, neste artigo veremos os benefícios de adotar metodologias de gerenciamento de projetos, como escolher a que mais se adéqua ao contexto da sua empresa e ainda alguns exemplos de metodologias mais utilizadas!

Acompanhe:

Benefícios das metodologias de gerenciamento de projetos para sua priorização

1. Usar critérios claros para a priorização

Como já mencionamos, uma lista de prioridades bem elaborada deve seguir alguns critérios pré-determinados e compreensíveis.

A hierarquização arbitrária dos projetos da empresa, com base na intuição da gestão ou de qualquer outro colaborador, não gera nenhuma garantia de retorno. Assim, o uso de uma metodologia específica tem o simples objetivo de guiar essa decisão com base em conceitos e características relevantes.

Além disso, a tomada de decisões não pode ser dependente de um único colaborador. Afinal, se ele deixar a empresa, por qualquer motivo, toda a capacidade de decisão será perdida. Agora, elaborando critérios de priorização e análise em suas metodologias de gerenciamento de projetos, é possível documentar e manter esses procedimentos, mesmo sem um responsável específico.

2. Ter mais agilidade na tomada de decisão

O tempo necessário para avaliar cada nuance de uma determinada ação acaba consumindo todo o tempo necessário para colocá-la em prática e ainda obter algum retorno substancial. E, apesar da maior segurança que esses dados proporcionam, boa parte deles não é de grande relevância para elencar quais projetos devem ser priorizados.

Nesse sentido, o estabelecimento de alguns critérios mais específicos de priorização nas metodologias de gerenciamento de projetos, leva a equipe a destacar os pontos mais relevantes, minimizando o trabalho de análise e agilizando a tomada de decisões. Como resultado, é possível atuar mais rapidamente e evitar a perda de oportunidades e prazos.

3. Evitar a perda de foco

Lidar com listas muito grandes de projetos também tende a causar confusão entre os gestores, já que a maioria deles pode parecer altamente importante para a empresa. E, pode ser que isso atrapalhe o processo de priorização, atrasando projetos ou apenas levando a equipe a cumprir tarefas de menor relevância.

Por isso, a metodologia escolhida deve refletir os objetivos da empresa como um todo. Se a organização preza mais pela agilidade e volume de entrega, por exemplo, é bem provável que projetos que possam ser concluídos mais rapidamente sejam colocados no topo da lista.

Dessa forma, é possível entregar o maior número possível de resultados dentro do tempo limite.

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A escolha de uma metodologia de priorização

A forma como uma empresa escolhe sua própria metodologia para estabelecer prioridades pode variar bastante. Não é absolutamente necessário escolher alguma técnica já elaborada e testada, mas elas servem como ponto de partida.

O ideal é adotar uma que pareça útil e adaptá-la com o tempo, através da experiência e do feedback. Então, para ilustrar melhor essa escolha, separamos aqui 3 tipos de metodologias de priorização que já são adotadas em várias empresas. Vamos falar de suas vantagens e como elas podem ser implantadas:

1. Esforço x benefício

Uma das mais simples e práticas, essa metodologia costuma ser aplicada de maneira informal no dia a dia. Sua estrutura é simples: se trata de um gráfico de dois eixos, sendo um deles o esforço necessário para cumprir determinada tarefa e o segundo o benefício total a ser obtido pela sua conclusão.

Durante as reuniões de planejamento, é possível atribuir uma classificação nesses dois critérios para cada projeto. Para tanto, utilize uma escala numérica (de 1 a 10, por exemplo), ou apenas enquadre-os em categorias, como “alto” ou “baixo”.

Isso gera um gráfico de 4 quadrantes, que são o resultado dessa divisão. Assim, itens no quadrante de “baixo esforço e alto benefício” podem ser priorizados para obter resultados melhores.

De fato, é uma análise simplista, mas suficiente para contextos de baixa complexidade.

2. RAB

Sigla para “Rapidez, Autonomia e Benefício”, essa metodologia de priorização é mais utilizada em ambientes em que é necessário solucionar o maior número possível de problemas dentro de um prazo estipulado. Para isso, ele utiliza os critérios mencionados da seguinte forma:

• rapidez: quão rápido é possível concluir a tarefa?
• autonomia: quão capaz a equipe é de assumir a tarefa por conta própria?
• benefício: quão vantajoso é o resultado a ser obtido nessa tarefa?

Cada critério recebe uma nota em uma escala de 1 a 5. Após atribuir todos os valores, eles devem ser somados ou multiplicados entre si, o que gera o valor final de priorização. Tarefas que tenham uma nota resultante mais alta devem ser colocadas no topo da lista.

Também é possível gerar outras atitudes aqui. Ao notar tarefas de baixa Autonomia, por exemplo, o gestor saberá que deve chamar ajuda especializada, já que a sua equipe atual não é capaz de lidar com o problema por conta própria.

3. GUT

Sigla para “Gravidade, Urgência e Tendência”, essa é outra metodologia de priorização voltada para a resolução de problemas — tendo, no entanto, um caráter mais corretivo, focada em garantir que uma situação ruim não se concretize.

Aqui, da mesma forma que a RAB, são utilizados 3 critérios principais:

• gravidade: qual é o impacto negativo que o problema pode gerar?
• urgência: quanto tempo há para resolvê-lo?
• tendência: quanto o problema pode crescer se não for tomada uma atitude?

Mais uma vez, cada critério recebe uma nota, sendo 5 para situações mais problemáticas e 1 para as menos problemáticas. Essas notas são multiplicadas, o que resultará no grau de prioridade total daquele problema.

Note também que esse modelo não considera o tempo necessário para a implementação da solução, apenas o prazo para que alguma atitude seja tomada.

Enfim, gostou do post? Com essas informações sobre metodologias de gerenciamento de projetos  sua e priorização, você poderá determinar com muito mais eficiência quais projetos devem ser focados.

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