Malefícios de acompanhar indicadores em Excel: 7 motivos para evitar essa ferramenta em sua empresa
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Quando o assunto é acompanhar a performance de uma organização e de seus colaboradores, o uso de indicadores em Excel ainda é uma prática bastante adotada por empresas de diferentes portes. Isso ocorre porque o Excel oferece uma solução acessível, flexível e relativamente simples de implementar.
O poder do Excel está na sua capacidade e “simplicidade” de adaptar-se às necessidades específicas da organização, oferecendo desde gráficos até tabelas dinâmicas que tornam o processo de análise de dados mais visual e compreensível.
No entanto, à medida que a empresa cresce e a complexidade das operações aumenta, os indicadores em Excel começam a mostrar limitações.
Nesse cenário, muitas vezes, as organizações começam a perceber que é hora de considerar soluções mais robustas e especializadas. Mas não se preocupe, vou te contar tudo sobre!
Quais as vantagens de utilizar o Excel para Acompanhar Indicadores?
Se você é líder de uma equipe ou responsável por otimizar processos dentro da sua organização, provavelmente já percebeu que a agilidade e a clareza são essenciais quando o assunto é acompanhar o desempenho. Nesse cenário, indicadores em Excel podem ser uma ferramenta de grande valor.
Abaixo, compartilho as principais vantagens que tornam o Excel uma escolha tão popular entre líderes que buscam controle sobre as métricas da empresa.
1. Facilidade de acesso e baixo custo inicial
Uma das grandes vantagens de usar indicadores em Excel é a sua acessibilidade. Praticamente todo mundo tem o Excel em seu computador, o que elimina a necessidade de investimentos em ferramentas caras.
Mesmo sem um grande orçamento, você consegue implementar sistemas de acompanhamento de indicadores de forma rápida e eficiente. Além disso, a curva de aprendizado é suave para quem já tem alguma familiaridade com planilhas, tornando-o ideal para quem precisa de uma solução prática sem depender de tecnologias complexas.
2. Flexibilidade e personalização
O Excel permite que você crie indicadores de acordo com as necessidades específicas da sua equipe ou organização. Não há limitações predefinidas quanto ao formato ou tipo de dados que podem ser manipulados.
Quer criar gráficos detalhados de performance de vendas? Ou comparar indicadores de produtividade de diferentes departamentos?
Com o Excel, você tem total liberdade para personalizar relatórios, fórmulas e gráficos que atendam exatamente ao que sua equipe precisa.
3. Facilidade de visualização e acompanhamento
Um dos pontos fortes de acompanhar os indicadores no Excel está na capacidade de transformar dados brutos em insights valiosos e visualmente acessíveis.
O uso de gráficos dinâmicos, tabelas pivotantes e até mesmo dashboards simples pode ajudar a tornar as informações mais claras para todos os membros da equipe, desde gestores até colaboradores.
Isso facilita o processo de tomada de decisão e permite que a gestão tenha uma visão clara do desempenho da organização, sem perder tempo interpretando dados complexos.
4. Integração com outras ferramentas
Embora o Excel não seja um software de BI por si só, ele pode ser facilmente integrado a outras ferramentas de gestão e sistemas de dados, como CRMs e ERPs, para importar e exportar dados.
Essa conectividade garante que você consiga acompanhar seus indicadores no Excel de forma contínua, sem precisar copiar e colar dados manualmente.
5. Controle total nas mãos da equipe
A flexibilidade do Excel também se traduz em autonomia. Ao optar por acompanhar os indicadores no Excel, você tem total controle sobre como os dados são inseridos, organizados e analisados.
Isso significa que você pode ajustar rapidamente qualquer erro ou atualização, sem depender de equipes externas de TI ou fornecedores de software. Esse controle direto é um dos maiores atrativos para equipes que buscam praticidade e velocidade na análise de dados.
Os 7 malefícios de acompanhar indicadores em Excel
À medida que a organização cresce ou a complexidade das análises aumenta, é interessante considerar alternativas mais robustas, como ferramentas de BI, para garantir mais escalabilidade, precisão e insights mais profundos.
Por isso, a seguir eu separei 7 pontos que o Excel pode ser um problema no seu acompanhamento de indicadores.
1 – Segurança de dados muito limitada
A gestão de indicadores em Excel tem como uma de suas desvantagens a pouca segurança dos dados inseridos nas planilhas.
No Excel, os dados correm mais risco de serem apagados, alterados ou de ficarem inacessíveis caso o arquivo se corrompa. Isso pode gerar problemas sérios com fornecedores, clientes e até mesmo com a fiscalização, acarretando prejuízos enormes para a empresa.
Um software mais moderno que o Excel faz o backup automático das suas planilhas e salva tudo na nuvem. Assim, você não corre o risco de perder tudo nem precisará gastar uma fortuna tentando recuperar dados importantes.
2 – Diminuição nos índices de produtividade das equipes
Um dos pontos negativos do Excel é que ele coloca em risco a produtividade das equipes. Isso porque ficar atualizando manualmente diferentes planilhas demanda muito tempo dos colaboradores, que poderiam estar se dedicando a outras atividades que agregam mais valor para o negócio.
3 – Aumento na incidência de erros
Junto com a diminuição da produtividade, um dos principais malefícios de acompanhar indicadores em Excel é a maior probabilidade de erros e principalmente os erros humanos.
Neste terceiro item da nossa lista de pontos negativos do Excel, o preenchimento manual de dados aumenta as chances de falhas humanas, as quais podem custar muito caro para o seu negócio.
Dentre os erros mais cometidos, podemos citar a inserção de informações equivocadas e o esquecimento do colaborador em colocar algum dados importante. Isso pode gerar dados corrompidos e assim gerar uma série de informações problemáticas para a área ou até mesmo para a empresa.
4 – Limitações para centralizar os dados
No Excel, você enfrentará certa dificuldade caso queira centralizar diferentes dados. Na hora de elaborar um relatório ou para alguma auditoria, todo o trabalho deverá ser feito manualmente.
Ao utilizar a plataforma da Microsoft, o processo de análise pode ser mais difícil, pois será necessário consultar diferentes planilhas até conseguir colocar os dados mais relevantes em um só lugar. Dificultando uma apresentação de resultados mais robusta.
Soluções mais modernas permitem gerar relatórios, gráficos e dashboards com poucos cliques, otimizando tempo e esforços.
5 – Muitas fórmulas para trabalhar os dados
A grande quantidade de fórmulas que o usuário precisa saber para utilizar melhor os recursos do Excel é considerada uma das desvantagens de acompanhar indicadores no Excel.
Existem mais de 70 funções nessa plataforma que permitem análises mais avançadas. Já imaginou ter que decorar tudo isso? Não à toa existem diversos cursos e treinamentos para dominar a ferramenta.
6 – Pouco espaço para trabalhar os dados
Outro aspecto que entra para a nossa lista de pontos negativos do Excel é a limitação de espaço para trabalhar os dados.
Uma planilha do Excel pode até ter centenas de linhas e colunas, mas isso vai dificultar a visualização, o que leva muitos usuários a criarem outras planilhas. Isso dificulta a organização e a visualização dos dados e aumenta as chances de erros.
7 – Dificuldade de integração
Encerrando a nossa lista de malefícios de acompanhar indicadores em Excel, temos a dificuldade de integrar dados de outras plataformas. Geralmente, é mais fácil fazer essa integração entre os programas do pacote Microsoft Office, importar dados de outras plataformas é mais difícil.
Isso limita as análises dos dados e compromete a organização dos mesmos.
Próximos passos
Embora o Excel seja uma ferramenta bastante popular e acessível para acompanhar indicadores, ele apresenta limitações à medida que as empresas crescem.
Isso porque, com o aumento do volume de dados e a necessidade de relatórios mais complexos, as planilhas podem se tornar difíceis de gerenciar e propensas a erros. Dessa forma, em muitas organizações, o Excel se torna uma solução temporária, que não acompanha a escalabilidade necessária à medida que a complexidade das operações aumenta.
Diante desses problemas, o STRATWs One se destaca como uma solução interessante para as empresas de maior porte ou que estão crescendo. Isso porque ele automatiza a coleta de dados, elimina a necessidade de atualizações manuais e oferece relatórios dinâmicos e integrados.
Dessa forma, ao contrário das planilhas, a plataforma da Siteware proporciona uma visão centralizada e em tempo real dos indicadores, permitindo que você tome decisões mais rápidas e estratégicas, com dados consistentes e sempre alinhados aos objetivos da empresa.
Solicite uma demonstração agora mesmo e saiba mais como acompanhar seus indicadores de forma mais robusta e estratégica.
