Como fazer um relatório de visitas a clientes completo

Vistas a clientes são uma rotina do trabalho da área comercial. Principalmente quando se tratam de vendas complexas realizadas por empresas que atuam no mercado B2B.

Isto é: vendas que têm um ciclo longo e exigem uma análise profunda das condições e alternativas apresentadas. Por isso, nesse tipo de vendas, o vendedor deve se comportar como um verdadeiro especialista e praticar a chamada venda consultiva.

Seu papel é conhecer à fundo a empresa do cliente, suas necessidades e descobrir a melhor maneira de resolver seus problemas.

Assim, visitas presenciais são muito importantes e uma forma de colher informações de alto nível e extremamente confiáveis. Por isso, manter um controle de visitas a clientes, com relatórios bem completos sobre o que foi discutido, é fundamental.

Dessa forma, vendedor, líder e outros membros da equipe sempre terão à sua disposição as informações que necessitam para desenvolver o relacionamento com o cliente.

Quer descobrir como fazer um relatório de visitas que proporcione todas esses benefícios? Então, confira agora um modelo de relatório de visita comercial bastante completo, com 10 itens.

Como fazer um relatório de visitas de vendas: 10 itens que não podem faltar

1- Contato, data, hora e local da visita

Essa é uma informação básica, mas que não pode faltar. Principalmente o contato com quem se veio conversar. Importante descrever seu cargo, relevância na empresa e outros detalhes.

Caso haja facilitadores do contato, como secretárias e recepcionistas, devem ser indicadas também.

Além disso, outros profissionais que trabalham na empresa e que se relacionem com o vendedor e como podem ou não influenciar neste negócio.

2- Breve descritivo da empresa

Ramo de atividade, porte, faturamento, número de funcionários, filiais e outras unidades, se é nacional ou multinacional e outras informações como essas.

3- Contexto da relação do cliente com a empresa

Como foi conquistado o cliente (caso já seja cliente, claro), há quantos anos é cliente, média de faturamento mensal, que produtos ou serviços adquire e o grau de satisfação do cliente.

Caso seja uma visita de apresentação da empresa ou de negociação e follow-up da primeira compra, assinalar isso.

4- À que se destina a visita

Além de apresentação da empresa e negociação, existem diversos outros motivos para visitar um cliente. Renovação de pedidos, apresentação de novos produtos ou serviços, alinhamento de pós-venda, para atender a um chamado técnico, esclarecer uma reclamação etc.

Deixe isso claro em seu relatório.

5- Como a visita foi marcada e por iniciativa de quem

É importante saber quem solicitou a visita, porque essa pessoa será “a dona da pauta”.

Além disso, é bom esclarecer que mídia foi usada, se e-mail, telenema, whatsapp ou outra. Isso ajuda a entender o contexto.

6- Resumo dos últimos contatos com o cliente

Listar de forma breve, e com datas, os últimos 3 contatos do cliente com a empresa. Assim, se alguém ler o relatório, poderá entender melhor a relação do cliente com a empresa.

7- Informações sobre o que foi discutido na reunião e se havia mais alguém presente

Agora, passamos ao que aconteceu durante a visita ao cliente.

Pode ser na forma de uma lista dos tópicos discutidos. Fundamental assinalar se houve a presença de outras pessoas na reunião e quem disse o que.

8- O que foi decidido

Depois de se conversar e trocar ideias, normalmente se chega a uma conclusão. Pode ser um prazo, um preço, uma quantidade de mercadorias ou até mesmo decidir adiar a decisão.

9- Próximos passos (com data)

Ok, digamos que se definiu um preço de venda, por exemplo. Ótimo, mas qual é o próximo passo? O que será feito em seguida para manter o relacionamento com o cliente?

Será enviada uma proposta comercial? É preciso acertar mais algum detalhe? Haverá um e-mail com mais informações? Isso precisa ser esclarecido e com a data em que deve ocorrer.

10- Pontos que o vendedor gostaria de destacar

Por mais que um relatório de vendas pareça completo, sempre pode haver alguma informação importante que o vendedor queira destacar.

Uma mudança de procedimentos na hora de pagar, um novo diretor contratado, a inauguração de uma filial etc.

Deixe registrado qualquer fato relevante que possa interferir de alguma forma na relação com o cliente.

Que achou do relatório de vendas? Excessivamente detalhista? Deixe sua opinião nos comentários.

Agora que você já sabe como fazer o relatório de visitas, confira este vídeo do Agendor com uma dica para montar o seu roteiro de visitas:

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* Este artigo foi escrito por Júlio Paulillo, Co-founder e CMO do Agendor, a plataforma de aprimoramento em vendas para vendedores profissionais.