Como utilizar a metodologia OKR em momentos de instabilidade da empresa

A mudança estratégica tem sido uma alternativa adotada por boa parte das instituições quando o assunto é sobreviver ao cenário de crise ocasionado pelo novo coronavírus.

Por mais que o planejamento tenha tomado outros caminhos nesse momento, manter um nível de gestão eficiente é, justamente, um dos fatores que não pode ser deixado de lado, já que ele é o responsável por garantir a saúde do negócio a curto e a longo prazo.

Nesse sentido, contar com recursos e ferramentas que deem base para que a empresa se mantenha sólida durante e após os momentos de crise é fundamental. Um desses recursos é o OKR (Objectives and Key Results), metodologia de gestão que tem como foco simplificar os principais objetivos de uma organização. 

Graças a essa ferramenta, é possível monitorar o seu crescimento e, com base nos resultados obtidos, traçar ações para dar a volta por cima ou mesmo manter os bons índices de crescimento caso a empresa tenha se mantido estável durante a crise.

Veja também nosso vídeo sobre o que é OKR e como implementá-lo na sua empresa:

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Qual a relação do OKR com os indicadores de desempenho?

Se o foco é o crescimento da organização, nada mais justo que relacionar a mensuração de resultados aos indicadores responsáveis por medir o desenvolvimento da sua empresa. Isso porque, muitas vezes temos a impressão equivocada de que o excesso de trabalho leva, automaticamente, ao alcance de resultados. 

Mas a verdade é que somente os indicadores de desempenho poderão validar essa informação. Com isso em mente, é fundamental ter como base critérios de desempenho que irão dar base para toda a estratégia. A seguir, separamos os principais:

• Indicadores de produtividade: Diz respeito ao nível de produtividade e ao uso dos recursos e ferramentas na empresa por cada cada colaborador, é medido pelo total de horas trabalhadas e hora/máquina.
• Indicadores de qualidade: Já os indicadores de qualidade devem ser avaliados juntamente aos de produtividade, auxiliando na compreensão de possíveis desvios no processo produtivo. 
• Indicadores de capacidade: Indica a capacidade de resposta de um processo, relacionando o que foi produzido a um determinado período. 
• Indicadores estratégicos: Por fim, os indicadores estratégicas revela onde a empresa se encontra e onde ela deveria ou poderia estar, ajudando gestores a entenderem se os objetivos estabelecidos anteriormente foram alcançados.

Como implementar o OKR e sair da crise

Apresente o cenário à equipe

Antes de definir os OKRs, é fundamental deixar a equipe ciente de sua importância. A ideia é partir do zero, explicando conceitos, evidenciando sua relevância e mostrando exemplos de empresas que já obtiveram bons resultados a partir dessa estratégia. 

Além disso, promover o debate e a colaboração nesse momento pode ser uma iniciativa viável para familiarizar os colaboradores com a estratégia da empresa. Quem sabe boas ideias podem partir justamente dessa fase inicial?

Isso é importante porque esse tipo de mudança tende a levar os colaboradores para fora de sua zona de conforto, gerando certa insegurança sobre os próximos passos. Sendo assim, quanto mais alinhada a equipe estiver, melhores serão os resultados obtidos. 

Defina metas claras

Além de deixar a equipe alinhada e engajada para alcançar bons resultados, a definição de metas claras e objetivas ajuda a determinar com mais facilidade as ações que serão executadas. 

Mais do que isso, é fundamental estabelecer metas que acima de tudo,sejam alcançáveis, já que estamos falando de um momento atípico, no qual os hábitos de consumo e tomadas de decisão estão sendo profundamente reavaliados.

Isso não quer dizer, no entanto, que você não deva se desafiar, muito menos propor metas que não estejam de acordo com os objetivos de crescimento do negócio. Sendo assim, uma forma de  determiná-las de forma mais eficiente é a partir do modelo SMART, acrônimo para as palavras Specific, Measurable, Achievable, Realistc e Time-based. Em resumo, elas precisam seguir a seguinte regra:

Metas SMART

• Específicas: De nada adianta determinar que a empresa precisa crescer até o final do ano se não há um número que dê base para o alcance do resultado. Ao invés de um objetivo generalista, procure detalhar com mais precisão onde se quer chegar, por exemplo: Até o fim do ano, queremos alcançar um x números de clientes por meio de Inbound Marketing investindo um valor x na criação de estratégias de Marketing.
• Measurable: Muito mais do que definir metas, é essencial realizar a mensuração de resultados de forma constante para entender se algo precisa ser ajustado ou até mesmo mudar a estratégia se for necessário.
• Achievable: Como dito anteriormente, é preciso estabelecer metas que sejam realistas, considerando sempre o atual cenário da empresa. Lembra que citamos a estratégia de Inbound Marketing como exemplo? Pois bem, seria inviável esperar resultados em uma semana, uma vez que tais ações levam tempo e precisam ser testadas de forma recorrente.
• Realistc: Para muitas organizações, o Benchmark é o ponto de partida para definir metas e indicadores. Embora muito útil, essa ferramenta precisa ser utilizada com cautela quando o objetivo é instaurar objetivos que estejam alinhados com os valores e premissas do negócio. Nesse sentido, procure olhar para dentro da própria empresa e entender, de forma clara, o que é de fato relevante e poderá resultar em bons frutos.
• Time-based: Por fim, aqui está a confirmação de que a definição de prazos é um aliado e tanto na hora de definir suas metas. Afinal, pode ser muito desgastante e até desmotivante não saber por quanto tempo esperar por um determinado resultado, não é mesmo? O importante é acompanhar sempre e, se necessário, fazer pequenos ajustes na estratégia caso ela não esteja gerando bons resultados.

Faça uma divisão dos objetivos em top-down e bottom-up

Estamos vivendo a era da gestão horizontal, conceito que estimula uma maior autonomia e colaboração de toda a equipe, não só de quem ocupa posições de liderança. E acredite, isso também é válido para a definição de metas na empresa, garantindo que todos possam dar sua contribuição durante o processo. 

Para tornar essa tarefa mais simples, optar pela gestão top-down e bottom-up, ou seja, quando há um equilíbrio entre decisões tomadas de forma tradicional (geralmente pelos gestores) e, ao mesmo tempo, há espaço para a participação do núcleo de colaboradores durante o processo decisório é uma boa alternativa.

Claro que existem vantagens e desvantagens em cada uma delas, sendo necessário uma avaliação do cenário para que a aplicação de ambos os formatos seja feita de forma assertiva. Por mais que a gestão de cima para baixo facilita a resolução de problemas pontuais, essa modalidade também está mais sujeita a conflitos, exigindo maior atenção dos gestores.

Já a gestão buttom-up é recomendada para ações a longo prazo e mais flexíveis, o que pode significar mais ajustes e um maior investimento em comunicação interna na organização. Bom, fica claro que os dois modelos precisam ser avaliados com base no perfil da empresa e em seu nível de maturidade de gestão, sendo utilizados de forma alternada conforme a necessidade do negócio.

Revise os OKRs constantemente

Você e sua equipe definiram os OKRs e já estão trabalhando para que eles sejam alcançados. Mas e agora, o que deve ser feito? Bom, para quem vive diariamente a rotina da gestão, sabe que a revisão e análise das metas estipuladas é parte fundamental da estratégia. É preciso se perguntar, portanto, se as metas estão mais agressivas do que deveriam ou se estão muito abaixo do que sua empresa pode conseguir. A palavra de ordem é equilíbrio. 

É preciso considerar, porém, as rápidas mudanças e tendências de mercado, fatores que influenciam profundamente nas operações estratégicas de uma empresa e que tornam os ciclos de acompanhamento mais curtos, girando em torno de três meses.

Claro que isso não é uma regra e muito menos se aplica a todos os setores, o ideal é que você, juntamente com sua equipe, decidam qual é a frequência ideal para a revisão dos indicadores.

Considere o uso de ferramentas para facilitar o processo

Parte do crescimento de uma organização é lançar mão da automatização de processos para ganhar ter mais tempo para focar em assuntos relacionados à gestão estratégica. A boa notícia é que já existem ferramentas no mercado que desempenham essa função de maneira eficiente, reunindo indicadores estratégicos, táticos e operacionais e integrando com outros sistemas de gestão. 

Além de permitir a condução da análise e solução de problemas a partir de metodologias universais como PDCA, FCA, Ver Agir, DMAIC, algumas dessas ferramentas já medem a performance individual dos colaboradores, calculando sua nota final e remuneração variável. Com base no conceito de gestão à vista, essas ferramentas também fornecem relatórios que relatórios, que reúnem as informações dos indicadores acompanhados no módulo de performance corporativa.

Se você quer saber um pouco mais sobre metodologias ágeis e como tornar sua gestão mais ágil e objetiva, assista esse vídeo do nosso Canal no Yooutube no qual te contamos um pouco mais sobre metodologias ágeis e como funcionam:

 Aplicação prática do OKR com o STRATWs One

O STRATWs One é software para acompanhamento da performance corporativa, que reúne as metas e objetivos da empresa e dos colaboradores em um só local. Assim, como foi apresentado anteriormente, no painel de cada colaborador é possível adicionar objetivos, metas, tarefas e até mesmo indicadores específicos de acompanhamento.

Buscando aprimorar a gestão dentro das empresas e fornecer uma solução ágil nesse momento de crise, fizemos melhorias em nosso sistema exlcusivamente pensadas para trazer a metodologia OKR para dentro do sistema, resolvendo as principais dores de nossos clientes.

A novidade é que agora o OKR está sendo. Antes era possível introduzir no sistema apenas objetivos, agora é possível também especificar os Key Results dentro de cada objetivo. Além disso, é possível personalizar pesos, avaliando qual Key Result é mais valioso para a conclusão daquele objetivo, além de ser possível estimar o prazo de conclusão da tarefa em questão.