Você sabe como organizar notas fiscais de uma empresa? É, só de pensar nisso a gente já se sente meio perdido, mas essa é uma tarefa importante para manter suas obrigações fiscais em dia.
As notas fiscais são documentos que toda empresa é obrigada a emitir. É nelas que ficam registradas a compra e venda de produtos ou serviços, bem como o pagamento dos devidos tributos.
Manter as NFs organizadas é uma prática de extrema importância para as empresas. Isso porque, ao fazer isso, poupa-se tempo na hora de precisar comprovar alguma transação para um cliente, fornecedor ou para o Fisco.
Fazer a organização desses documentos ajuda também a garantir celeridade aos processos do departamento fiscal e contábil da empresa, além de manter-se em dia com as obrigações legais.
Pensando nisso, elaboramos este artigo com 7 dicas fundamentais de como organizar notas fiscais de uma empresa.
Continue a leitura e saiba quais boas práticas você deve seguir para que as suas NFs estejam adequadamente armazenadas e acessíveis quando necessário.
Ao final destas dicas, você vai ver que existe uma maneira muito fácil e prática de organizar suas notas fiscais, confira!
A primeira dica de como organizar notas fiscais de uma empresa é a criação de pastas para as NFs, sejam elas impressas ou digitais.
Categorize as notas fiscais por mês, ano, cliente, produto ou qualquer outro critério que você julgar relevante.
No caso das NFs impressas, você pode, por exemplo, separar caixas para cada ano e dentro dessas caixas as pastas para cada cliente. Já com as notas digitalizadas, fica mais fácil criar pastas e sub-pastas no computador.
Por lei, as empresas são obrigadas a armazenar suas notas fiscais por até cinco anos para caso o Fisco as solicite.
Portanto, busque separar as notas fiscais com mais de cinco anos para evitar perder tempo na hora de procurar as notas que realmente interessam a Receita Federal.
Verificar se as notas recebidas são autênticas é importante para evitar problemas com o Fisco brasileiro.
Para isso, basta acessar o site da Fazenda e consultar a nota fiscal pela chave de acesso presente no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
É sempre bom poder contar com cópias de segurança das suas notas fiscais para caso algum imprevisto aconteça. Se você possui notas impressas, faça a digitalização delas. Após digitalizá-las, salve-as em um HD externo, pendrive ou até mesmo na nuvem.
É fundamental que todos os colaboradores saibam como proceder em relação aos processos de organização das notas fiscais. Se cada um resolver fazer do próprio jeito, as coisas viram uma bagunça e a empresa pode sofrer prejuízos.
Nesse sentido, promova treinamentos com as equipes que lidam com as NFs e oriente-as sobre as rotinas, fluxos de trabalho e procedimentos que envolvem as NFs.
Seus colaboradores precisam conhecer detalhes da legislação, como o regime tributário adotado pela empresa e as alíquotas que deve recolher em cada nota, em função desse regime.
Sem isso, sua empresa corre o risco de receber multas ou ser alvo de uma fiscalização rigorosa. Dessa forma, não deixe de investir no treinamento e na capacitação de sua equipe.
Quanto mais pessoas atuarem no manejo e organização das notas fiscais, mais desorganizado esse processo tende a ficar.
Por isso, além de estabelecer procedimentos padronizados e dar os devidos treinamentos à equipe, é importante que você defina quem serão os responsáveis por manter as NFs organizadas.
Defina um líder desse processo, um responsável por seu correto andamento e que vai responder por isso.
Felizmente, com os avanços da tecnologia, você pode contar com sistemas de gestão capazes de ajudar o seu departamento fiscal e contábil a organizar melhor as notas fiscais.
Isto é: automatize a gestão de notas fiscais!
Com esses softwares, é possível otimizar processos e automatizar a emissão de notas fiscais eletrônicas, além de outras tarefas do departamento financeiro, como o fluxo de caixa, por exemplo.
Dessa forma, economiza-se tempo e reduz os riscos de falhas.
Além disso, essas plataformas tecnológicas permitem que pessoas autorizadas possam acessar as notas fiscais de qualquer lugar e a qualquer momento.
Vale ressaltar também que esses sistemas de gestão armazenam as NFs na nuvem com total segurança, blindando seus documentos de invasões e ataques de hackers.
Essas foram as nossas 7 dicas fundamentais de como organizar notas fiscais de uma empresa. O que você achou?
A organização das notas fiscais ainda é um desafio para muitas empresas. No entanto, negligenciar esse aspecto importante do negócio pode acarretar prejuízos significativos.
Portanto, coloque já em prática as dicas que passamos aqui.
* Este post foi escrito pela equipe do Qipu uma solução de contabilidade online usada por mais de 400 mil empreendedores.
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