No contexto organizacional, a filosofia Kaizen oferece aquilo que a maioria dos empreendedores procura: diminuição de custos e aumento da produtividade.
Por isso ele pode ser aplicado em diversos tipos e portes de negócios e seus respectivos setores. Geralmente, os líderes optam por utilizar essa ferramenta em áreas que impactam significativamente o faturamento da empresa.
Antes de tirar todas suas dúvidas sobre esse método, tenha em mente que ele é um processo mais lento, que acontece de forma contínua. Por isso, deve ser inserido na cultura organizacional da companhia.
Aproveite este artigo para descobrir o que é e como aplicar o Kaizen na sua empresa de forma eficiente!
Kaizen é uma palavra de origem japonesa e significa “mudança para melhor”. Esse conceito defende a promoção de melhoria contínua em diferentes aspectos da vida: pessoal, familiar, social e profissional.
A filosofia Kaizen surgiu na década de 1950. Naquela época, o Japão ainda lutava para se recuperar da derrota sofrida na Segunda Guerra Mundial e superar as graves dificuldades econômicas devido às grandes perdas no conflito.
Além disso, durante a ocupação norte-americana, logo no início do pós-guerra, as condições de trabalho eram extremamente precárias.
Quando os EUA deixaram o solo japonês, o governo do país deu início a vários estudos que tinham como objetivo promover ações capazes de fortalecer a indústria e reerguer a economia do Japão.
Assim, foi criado um sistema de melhoria contínua. O foco desse sistema era os processos internos das empresas e os colaboradores que prestavam serviços para elas.
Masaaki Imai é um dos principais responsáveis por esse movimento e considerado por muitos como o pai do Kaizen.
Autor do livro Kaizen – The secret to Japan ‘s competitive success e fundador do Kaizen Institute, Masaaki levou seus ensinamentos e suas práticas para todo o mundo. Para ele, o trabalho em equipe deve prevalecer sobre o individual.
Diversas empresas fazem uso do Kaizen: a Toyota, por exemplo, conseguiu incorporar essa filosofia em suas rotinas e é uma das empresas mais bem-sucedidas e competitivas mundialmente.
O Kaizen é regido por alguns princípios a fim de implantar melhorias diariamente, de forma gradual para não prejudicar o equilíbrio da companhia. A ideia é desenvolver um sistema em que os processos evoluam constantemente, criando padrões de qualidade e sua correta mensuração. A partir dos resultados, os ajustes são realizados.
Entenda como funciona o kaizen de acordo com seus princípios:
Mas como aplicar o Kaizen na prática? Confira agora um passo a passo para você incorporar essa filosofia na sua empresa.
Confira também como implementar a melhoria contínua e leia: Guia completo sobre melhoria contínua: tipos, ferramentas, como implementar e exemplos
Há como aplicar o kaizen na empresa seguindo as etapas: defina o líder do projeto; determine os participantes da equipe; identifique as oportunidades de melhorias; estabeleça metas e objetivos; construa um plano de ação; execute as tarefas e atividades do planejamento; e monitore e analise os resultados.
Uma boa notícia para quem deseja utilizar essa ferramenta é que há como aplicar o processo de melhoria Kaizen sem precisar fazer grandes investimentos.
Para que dê certo, é fundamental que todos os colaboradores se envolvam no processo, desde os funcionários de base até os cargos de diretoria.
A aplicação do Kaizen tem como base o ciclo PDCA, ou seja:
Confira este vídeo em nosso canal no YouTube:
> vídeo Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=h33uXbSrH-k&t=1s
Ainda com dúvidas? Então, saiba mais aqui: Melhore sua gestão imediatamente: aprenda como fazer PDCA passo a passo
Vamos, então, ao passo a passo de como aplicar o Kaizen na empresa!
Antes de dar início ao seu projeto de melhoria contínua, é preciso definir quem será a pessoa responsável por liderar esse projeto.
O líder escolhido assumirá o papel de atualizar os demais membros da equipe sobre a evolução dos processos e direcionar as ações de acordo com os resultados.
O segundo passo de como aplicar o Kaizen é a formação das equipes que vão executar as ações de melhoria.
É interessante que os grupos sejam compostos por profissionais de diferentes setores da empresa. Assim, por meio dessa multidisciplinaridade, será possível utilizar diferentes técnicas para solucionar problemas distintos.
A aplicação do Kaizen envolve também a identificação de oportunidades de melhoria.
As equipes devem se reunir para descobrirem falhas processuais e analisar todos os problemas que precisam ser solucionados.
Outra dica de como usar a metodologia Kaizen, é estabelecer metas e objetivos para resolução dos problemas apontados.
Essa etapa é importante para que as equipes saibam onde elas devem chegar, quais resultados elas devem perseguir.
Mas, lembre-se de que as metas e objetivos precisam estar dentro do padrão SMART, o que significa que elas devem ser Específicas (Specific), Mensuráveis (Measurable), Alcançáveis (Achievable), Relevantes (Relevant) e com Prazo determinado (Time-based).
Continue aprendendo: Exemplos de metas SMART: entenda o que é na prática e como você pode implementar na sua empresa
As melhorias só serão alcançadas se houver um plano para guiar as ações coletivas e individuais.
As equipes precisam saber o que será feito, quando será feito, por quem será feito, onde será feito, quanto vai custar fazer, qual o orçamento disponível, etc.
As respostas para essas e outras perguntas ajudam a compor o plano de ação, ferramenta essencial para a aplicação do Kaizen.
Aqui não tem muito segredo. Depois de definir o plano de ação, é só colocá-lo em prática. Cada um deve fazer sua parte, ajudando o próximo quando necessário e respeitando o orçamento e os prazos definidos.
É fundamental que todo o processo de melhoria contínua passe por análises e acompanhamento dos resultados.
Por se tratar justamente de um processo contínuo, é imprescindível monitorar constantemente a evolução das ações para, se necessário, efetuar os devidos ajustes.
Veja também: 4 exemplos de indicadores de desempenho
O Kaizen é feito de etapas que seguem como base o ciclo PDCA: planeje, faça, verifique e aja. Considerado uma das principais ferramentas de Lean Manufacturing (Manufatura Enxuta), ele visa encontrar meios e ações que reduzem custos e otimizem processos para elevar a produtividade, a segurança e a qualidade.
Agora que você já sabe o que é e como aplicar o Kaizen, que tal colocar essa filosofia em prática na sua empresa?
Para aplicá-la, basta contar com um software de gestão de projetos para visualizar o status de todas as etapas, potencializando a gestão da equipe e mensuração dos resultados.
Usar um sistema de gestão empresarial é essencial para reduzir custos e elevar a produtividade de todos, especialmente do líder. Isso porque, com ele, é possível centralizar os indicadores de desempenho em um só local e monitorá-los constantemente.
Essa prática resulta em uma tomada de decisão mais ágil, eficiente e focada na melhoria contínua do setor.
O STRATWS One é um software de gestão de performance corporativa ideal para monitorar as atividades e o andamento dos processos. Assim, ao implementar o Kaizen, será muito mais fácil fazer os ajustes e promover a melhoria contínua.
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